Word verwendet zur Rechtschreib- und Grammatikprüfung für jede Sprache ein eigenes Wörterbuch. Deshalb ist es wichtig, dass der Text die richtige Sprache aufweist (siehe 2.7 Sprache eines Textabschnitts festlegen). Word unterscheidet zwischen Deutsch (Deutschland) und Deutsch (Schweiz), was u.a. bei der Schreibweise ß – ss von Bedeutung ist.

Ein Wort, das Word beanstandet, wird rot unterwellt dargestellt. Bei der Prüfung kannst du:

• das Wort einmal ignorieren (d.h. nur dieses eine Auftreten),
• alle ignorieren (d.h. alle Vorkommen des Wortes im Dokument),
• zum Wörterbuch hinzufügen (d.h. es wird in dein Benutzerwörterbuch aufgenommen).

Wenn ein Wort zum Benutzerwörterbuch hinzugefügt wurde, wird es die Rechtschreibprüfung auch in zukünftigen Dokumenten nicht mehr beanstanden. Ein Wort, das ignoriert wurde, wird hingegen beim erneuten Öffnen des Dokuments wieder als falsch angezeigt. Es lohnt sich also, häufig genutzte Wörter zum Wörterbuch hinzuzufügen. Eigennamen hingegen, die sehr dokumentspezifisch sind, kannst du auch ignorieren.

So führst du die Rechtschreibprüfung durch:

1. Überprüfe die Sprache deines Textes, indem du in der Statusleiste auf die angezeigte Sprache klickst.
2. Wähle die Sprache aus und deaktiviere ggf. die Option «Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen».
3. Klicke in der Statusleiste auf das Symbol für die Rechtschreibprüfung .
4. Klicke im Editor auf Spelling (bzw. Rechtschreibung).
5. Klicke bei jedem beanstandeten Wort auf Einmal ignorieren, Alle ignorieren oder Zum Wörterbuch hinzufügen.

Um die Einträge im Benutzerwörterbuch zu sehen, klicke auf Datei > Optionen > Dokumentprüfung > Benutzerwörterbücher > Wortliste bearbeiten.

Eine Stärke der Textverarbeitung ist das Suchen und Ersetzen von Zeichen und Wörtern. So lassen sich z.B. alle Eszett (ß) durch ss ersetzen.

In den Suchoptionen von Word lässt sich u.a. einstellen,

• ob die Gross-/Kleinschreibung beachtet werden soll,
• ob nur ganze Wörter gefunden werden sollen.

So suchst und ersetzt du ein bestimmtes Wort in einem Dokument:

1. Word für WIndows: Klicke im Menüband Start auf Bearbeiten > Ersetzen
   Word für macOS: Wähle im Menü Bearbeiten den Befehl Suchen > Erweitertes Suchen und Ersetzen…
2. Gib den Suchbegriff und das Ersatzwort ein.
3. Klicke auf Erweitern >>
4. Gib die Suchoptionen ein (s.o.).
5. Klicke auf Weitersuchen. Im Text wird das gefundene Wort markiert.
6. Klicke auf Ersetzen, um das gefundene Wort zu ersetzen. Klicke auf Weitersuchen, um das gefundene Wort zu überspringen und den nächsten Treffer anzuzeigen.