Eine digitale Präsentation besteht aus einer Sammlung von Folien. Jede Folie kann Text, Grafiken, Videos und Töne aufnehmen. Diese Inhalte werden speziellen Platzhaltern zugewiesen. Art, Grösse und Anordnung dieser Platzhalter wird in einem Layout festgelegt. Elemente, die auf allen Layouts zu sehen sind (wie Logo, Fusszeile, Foliennummer usw.) befinden sich auf dem Masterlayout.
Eine Präsentation kann mehrere unterschiedliche Layouts enthalten, z.B. eines für die Titelfolie, eines für reine Textfolien, eines für Text und Bild. Mit einem Wechsel des Layouts lassen sich so die Inhalte einer Folie mit einem Klick umstellen. Layouts ermöglichen eine konsistente Anordnung der Inhalte über alle Folien hinweg. Zudem kann die Darstellung (Schriftart, Hintergrund, Farben usw.) sehr leicht an einem zentralen Ort, eben dem Layout, geändert werden.
Wichtige Begriffe:
- Folie: Darstellungsfläche der Inhalte
- Platzhalter: Behälter für Inhalte wie Text, Grafik, Video, Ton
- Layout: Anordnung und Gestaltung der Platzhalter
- Masterlayout: allen Layouts zugrunde liegendes Layout
Ein verbreiteter Fehler im Umgang mit Präsentationen besteht darin, Texte und Grafiken nicht den Platzhaltern eines Layouts zuzuweisen, sondern «lose» auf einer leeren Folie zu platzieren. Dies führt dazu, dass die Inhalte beim Wechsel von Folie zu Folie «herumspringen» und dass nachträgliche Anpassungen (etwa der Schriftart) auf jeder einzelnen Folie gemacht werden müssen.