Leitfaden Barrierefreiheit bei PDF (Windows) – digibasics
Version 1.0
Prototyp zur Erprobung

Leitfaden Barrierefreiheit bei PDF (Windows)

Digital Learning Center

Arlena Frey, BA

Kathrin Köhler, MA

Dieser Leitfaden beinhaltet grundlegende Informationen und Tipps für die Erstellung barrierearmer PDF-Dateien. Dabei werden nur Prüfschritte vorgestellt, die ohne kostenpflichtige Software durchgeführt werden können.

Im Rahmen des Lernmoduls stehen weitere Leitfäden zur Verfügung, zum Beispiel zur Erstellung barrierearmer Dokumente in MS Word und MS Powerpoint, zu barrierearmen Videos etc.

1. PDF und E-Accessibility

Das PDF-Format gilt allgemein als eines der komplexesten Formate, wenn es um Barrierefreiheit geht. Wie barrierearme PDF-Dokumente beschaffen sein müssen, beschreibt der Standard PDF-UA (Universal Accessibility). Genauer auf diese Norm einzugehen, würde den Rahmen dieses Leitfadens sprengen. Deswegen hier nur so viel: Die Norm besagt beispielsweise, dass ein barrierearmes PDF mit Tags versehen sein muss (dazu später mehr) und dass z. B. in den Metadaten eines PDFs der Titel des Dokuments genannt werden muss. PDF-UA basiert auf den WCAG 2.0.

2. Schritte zur Überprüfung der Barrierefreiheit

Um die Barrierefreiheit eines PDFs zu prüfen, gibt es mehrere Schritte, die auch ohne kostenpflichtige Software durchführbar sind. Sind die im folgenden beschriebenen Punkte nicht gewährleistet, sollte man sich das Ursprungsdokument beschaffen. Dort lassen sich die meisten Korrekturen vornehmen.

Zur Prüfung der grundsätzlichen E-Accessibility eines PDFs kann das Dokument mit der kostenlosen Software Acrobat Reader geöffnet werden. Auf den folgenden Seiten sind einige Schritte und Eigenschaften beschrieben, auf die man achten sollte.

Dokumenteigenschaften, Metadaten und Tagging

Über Datei (1) und Eigenschaften (2) das Fenster Dokumenteigenschaften öffnen (alternativ: Ctrl+D). Im Reiter Beschreibung sollten aus E-Accessibility-Sicht folgende Angaben unbedingt vorhanden sein:

  • Titel (3)
  • PDF mit Tags (4)

Wie bereits eingangs erwähnt, ist das Tagging eines PDFs für die E-Accessibility essenziell. Tags helfen Screen-Reader-Nutzern dabei, sich innerhalb des Dokuments zurechtzufinden, und ermöglichen es ihnen, zwischen den Elementen hin und her zu wechseln. Hilfreich ist zudem eine Angabe zu:

  • Verfasser (5)
  • Thema (6)
Screenshot von Adobe Acrobat Pro, auf dem die vorangegangenen Schritte abgebildet sind.

Tipp: Mehrere Verfasser oder Stichwörter müssen per Strichpunkt voneinander getrennt werden.

Korrekte Sicherheitseinstellung

Über Datei (1) und Eigenschaften (2) (alternativ: Ctrl+D) das Fenster Dokumenteigenschaften öffnen. Im Reiter Sicherheit muss das Kopieren von Inhalt für Barrierefreiheit als «Zulässig» (3) erlaubt sein.

Screenshot des Fensters Dokumenteigenschaften von Adobe Acrobat Pro, auf dem die vorgängig beschriebenen Schritte hervorgehoben sind.

Dokumenttitel anzeigen

Über Datei (1) und Eigenschaften (2) das Fenster Dokumenteigenschaften öffnen(alternativ: Ctrl+D). Im Reiter Ansicht beim Öffnen unter Einblenden sollte der Dokumenttitel (3) ausgewählt werden. Dadurch wird beim Öffnen des PDFs nicht der Dateiname, sondern der Titel des Dokuments angezeigt.

Screenshot des Fensters Dokumenteigenschaften von Adobe Acrobat Pro, auf dem die vorgängig beschriebenen Schritte hervorgehoben sind.

Spracheinstellung überprüfen (Workaround im kostenlosen Adobe Acrobat Reader):

Öffnet man das Werkzeug «PDF-Datei exportieren» (1), wird über der Schaltfläche «Exportieren» die aktuelle Dokumentsprache (2) angezeigt. Geändert werden kann die Sprache hier allerdings nicht, das muss im Ursprungsdokument gemacht werden.

Screenshot von Adobe Acrobat Pro, auf dem die vorangegangenen Schritte abgebildet sind.

Test mit Kopieren und Einfügen

Um sicherzustellen, dass das Tagging übernommen wurde und es sich beim PDF um eine durchsuchbare Text- und Bilddatei und nicht lediglich um ein durchsuchbares Bild handelt, werden folgende Schritte ausgeführt:

  • Text im PDF markieren
  • markierten Text mit Rechtsklick kopieren
  • in eine anderen Textdatei (z. B. neues Word-Dokument) einfügen.

Wenn diese Schritte durchgeführt werden können, handelt es sich um eine durchsuchbare Text- und Bilddatei. Das bedeutet, dass der Text auch von einem Screen Reader erfasst und vorgelesen werden kann.

Dieser Test kann auch mit der Adobe-Acrobat-Reader-Sprachausgabe durchgeführt werden: Anzeige (1), Sprachausgabe (2) und Sprachausgabe aktivieren (3) (alternativ: Shift+Ctrl+Y) eingeschaltet. Falls die Sprachausgabe den Text nicht wiedergeben kann, kann das ein Hinweis auf fehlendes Tagging sein.

Screenshot von Adobe Acrobat Pro. Im Reiter Anzeige sind die Menüeinträge Sprachausgabe und Sprachausgabe aktivieren hervorgehoben.

«Responsiveness»/Umfliessen

Durch Einschalten der «Umfliessen»-Option wird geprüft, ob das Dokument richtig getaggt wurde. Unter Anzeige (1), Zoom (2), Umfliessen (3) (alternativ: Ctrl+4) wird der Text umfliessend dargestellt. Das heisst, der Text passt sich der Fenstergrösse an.

Screenshot von Adobe Acrobat Pro. Im Reiter Anzeige sind die Menüeinträge Zoom und Umfliessen hervorgehoben.

3. Erstellung und Prüfung barrierearmer PDFs mit kostenpflichtiger Software

Für eine detaillierte Prüfung und Erstellung barrierearmer PDFs gibt es einige meist kostenpflichtige Softwarelösungen. Im kostenfreien Adobe Acrobat Reader sind die Funktionen zur Barriere­freiheits­prüfung nicht enthalten.