1. Vorbereitende Massnahmen

• Vorlage öffnen: Datei → Neu aus Vorlage → unter Neu nach «barrierefrei» suchen → passende Vorlage auswählen (oder selbst eine erstellen).
• Formatvorlagenkatalog einblenden: Start → Bereich Formatvorlagen / Alt+Cmd+Shift+S.
• Absatzmarke anzeigen: Start → Absatz → Absatzmarke.
• Navigationsbereich öffnen: Ansicht → Anzeigen → Navigationsbereich.
• Dokumentensprache festlegen: Überprüfen → Sprache.
• Metadaten prüfen: Datei → Eigenschaften → Zusammenfassung → Titel.

2. Erstellung der Inhalte

2.1 Textformatierung

• Alle Textelemente des Dokuments mit einer Formatvorlage versehen.
• Überschriften als solche formatieren und Überschriftshierarchie einhalten, d. h. unter einer Überschrift 1 folgt eine Überschrift 2, darunter Überschrift 3 usw.
• Längere Fliesstexte in Absätze einteilen und mit Zwischenüberschriften untergliedern.
• Auf ausreichend Leerräume zwischen Zeilen (mindestens 1.5-facher Zeilenabstand), Abbildungen und Beschriftungen achten.
• Die Länge einer Zeile sollte nicht mehr als 80 Zeichen betragen.
• Keine Leerzeilen (keine leeren Absatzmarken) einfügen, um Abstände zu erzeugen. Falls erforderlich, weitere Abstände in der Formatvorlage im Bereich Abstände einfügen.
• Generell Lesbarkeit bedenken: Sparsamer Umgang mit Unterstreichungen (auch wegen Verwechslungsgefahr mit Links), Grossbuchstaben, kursiver Formatierung. Flattersatz linksbündig benutzen.
• Informationen in Kopf- und Fusszeile des Dokuments sollten zusätzlich an anderer Stelle übermittelt werden.

2.2 Links

• Ein Linktext sollte das Linkziel kompakt beschreiben, nicht: «weitere Informationen», «hier» oder «Link», sondern z. B. Titel der Website, des Abschnitts etc.
• Linktext als Link einbinden, u. a. damit der Link auch optisch als Link erkannt wird.

2.3 Farben und Kontraste

• Auf ausreichend hohe Kontraste achten. Bei normal grossem Text soll das Kontrastverhältnis minimal 4,5:1 betragen, bei grossem Text 3:1.
• Farbkombinationen häufiger Farbfehlsichtigkeiten wie z. B. Rot-Grün, Gelb-Blau etc. vermeiden.
• Keine Informationen nur über Farbe vermitteln.

2.4 Listen

• Nummerierte oder Stichpunktlisten mit der entsprechenden Formatvorlage formatieren.
• Bei Listen mit mehreren Unterebenen keine Listenebenen überspringen.

2.5 Visuelle Objekte

• Visuelle Objekte (Abbildungen, Grafiken etc.) mit Alternativtext versehen oder als dekorativ markieren: Bildformat → Alternativtext → Alternativtext bearbeiten.
• Werden visuelle Objekte genutzt, um damit z. B. auf Websites zu verlinken, enthält der Alternativtext diese URL.
• Abbildungen als Text in Zeile einfügen: Abbildung anklicken → Zeilenumbruch → Mit Text in Zeile.

2.6 Tabellen

• Zeilen- und Spaltenüberschriften definieren.
• Keine leeren Zeilen oder leere Spalten in der Tabelle belassen.
• Das Verbinden und Teilen von Zellen vermeiden.
• Tabellen möglichst nicht ineinander verschachteln.
• Wiederholen von Kopfzeilen einschalten.
• Tabellen nicht zum Erzeugen eines bestimmten Layouts verwenden.

3 Dokument abschliessen

• Nochmals Hierarchie der Überschrifts-, Nummerierungs- und Aufzählungsebenen prüfen.
• Barrierefreiheitsüberprüfung laufen lassen und Fehler korrigieren.
• Falls erforderlich: Word-Datei in PDF-Format umwandeln über Datei → Speichern unter → PDF.
• Barrierefreiheit im PDF überprüfen (siehe gesonderte Anleitung zu PDFs).