1. Vorbereitende Massnahmen

• Vorlage öffnen: Unter «Neu» nach «barrierefrei» suchen → passende, barrierefreie Vorlage auswählen (oder selbst erstellen).
• Hauptsprache der Präsentation festlegen: Extras → Sprache.
• Metadaten prüfen: Datei → Eigenschaften → Zusammenfassung → OK.

2. Erstellung der Inhalte

2.1 Textformatierung

• Falls eine barrierefreie Vorlage genutzt wird, die Formatierungseinstellungen einfach belassen.
• Falls die Präsentation selbst gestaltet wird, gut lesbare Schriftart und Schriftfarbe(n) mit hohem Kontrast wählen und linksbündigen Flattersatz verwenden.
• Schriftgrösse bei Standardtext mindestens 18 pt oder 14pt in Fettschrift, bei Überschriften mindestens 44 pt.
• Kursivformatierung und Grossbuchstaben sparsam einsetzen.
• Auf ausreichend Leerräume zwischen Zeilen (mindestens 1.5-facher Zeilenabstand), Abbildungen und Beschriftungen achten.
• Informationen in der Fusszeile einer Präsentation sollten zusätzlich an anderer Stelle übermittelt werden.

2.2 Folientitel

• Folientitel sollten eindeutig und sprechend sein.

2.3 Lesereihenfolge

• Lesereihenfolge prüfen: Die von MS Powerpoint automatisch erzeugte Lesereihenfolge entspricht der Reihenfolge, mit der die einzelnen Elemente der Folie hinzugefügt wurden. Das stimmt oft nicht mit der logischen Lesereihenfolge überein.

• Lesereihenfolge ändern: Die Lesereihenfolge kann via Drag and Drop (Klicken und Ziehen) manuell korrigiert werden: Start → Anordnen → Auswahlbereich → Auswahl: Elemente an richtigen Platz ziehen. Wichtig: Die unterste Position in der Lesereihenfolge wird von einem Screen Reader zuerst vorgelesen, die oberste zuletzt.

2.4 Links

• Ein Linktext sollte das Linkziel kompakt beschreiben, nicht: «weitere Informationen», «hier» oder «Link», sondern z. B. Titel der Website, des Abschnitts etc.

• Linktext als Link einbinden, u. a. damit der Link durch die Unterstreichung auch optisch als Link erkannt wird.

2.5 Farben und Kontraste

• Auf ausreichend hohe Kontraste achten. Bei normal grossem Text soll das Kontrastverhältnis minimal 4,5:1 betragen, bei grossem Text 3:1.

• Farbkombinationen häufiger Farbfehlsichtigkeiten wie z. B. Rot-Grün, Gelb-Blau etc. vermeiden.

• Keine Informationen nur über Farbe vermitteln.

2.6 Listen

• Nummerierte oder Stichpunktlisten mit der entsprechenden Formatvorlage formatieren: Start → Liste oder sortierte Liste → Aufzählungszeichen wählen.

• Bei Listen mit mehreren Unterebenen keine Listenebenen überspringen: Start → Einzug vergrössern oder verkleinern.

2.7 Visuelle Objekte

• Visuelle Objekte (Abbildungen, Grafiken etc.) mit Alternativtext versehen oder als dekorativ markieren: visuelles Objekt anklicken → Bildformat → Alternativtext → Alternativtext bearbeiten. Alternativ via Rechtsklick auf das Bild → Alternativtext bearbeiten.

• Werden visuelle Objekte genutzt, um damit z. B. auf Websites zu verlinken, enthält der Alternativtext diese URL.

2.8 Tabellen

• Zeilen- und Spaltenüberschriften definieren, Wiederholen von Überschriften aktivieren: Tabellenentwurf → Häkchen bei «Überschrift» und bei «Erste Spalte».

• Keine leeren Zeilen oder Spalten in der Tabelle belassen.

• Das Verbinden und Teilen von Zellen vermeiden.

• Tabellen möglichst nicht ineinander verschachteln.

• Tabellen nur zur Darstellung inhaltlicher Informationen benutzen. Nicht, um ein bestimmtes Layout zu erreichen.

3. Dokument abschliessen

• Barrierefreiheitsüberprüfung laufen lassen und Fehler korrigieren: Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen.

• Falls erforderlich: PPT-Datei in PDF-Format umwandeln über Datei → Speichern unter → PDF (nicht über Druckmenü).
• Barrierefreiheit des frisch erzeugten PDFs überprüfen (siehe extra Anleitung zur Erstellung barrierearmer PDFs).