Dateien ordnen und wiederfinden – digibasics
Version 1.0
Prototyp zur Erprobung

Dateien ordnen und wiederfinden

Nach dem Auffinden einer Information (Text, Datei, Website) möchte man sicherstellen, dass diese nicht wieder verloren geht. Dabei kann es vorkommen, dass sich verschiedene digitale Formate nicht in ein einziges Ablagesystem einordnen lassen. So kann man zum Beispiel Textdateien und Bilddateien problemlos in einem Ordner auf dem Computer oder der Cloud thematisch ablegen. Kommt jedoch ein Video dazu, welches sich auf einer Website befindet und sich nicht ohne weiteres herunterladen lässt, kann man diese Videodatei nicht in denselben Ordner legen. Website-Adressen lassen sich wiederum sehr praktisch mit Bookmarks im Browser organisieren.

Man muss demnach davon ausgehen, dass man für die Organisation von Informationen in verschiedenen digitalen Formaten unterschiedliche Techniken einsetzen muss. Es bieten sich verschiedene Ordnungstechniken an; diese können auch kombiniert werden:

  • Ordnen nach Alphabet
  • Ordnen nach Aktualität
  • Ordnen nach Themenstruktur
  • Ordnen nach Unterrichtsablauf
  • Ordnen nach medialer Form
  • Ordnen nach digitalen Formaten

Das Anlegen einer aufwändigen Dateistruktur steht aber oft in keinem Verhältnis zum Nutzen. Es sollte nebst einem sinnvollen Ablagesystem auf eine klare Benennung der Dateien geachtet werden, damit diese mit der Suchfunktion des Betriebssystems effizient gefunden respektive übersichtlich angezeigt werden. Das Computermagazin Chip beschreibt in diesem Artikel, wie Dateien auf dem Windows-PC schneller gefunden werden können, und das Computermagazin MacWelt erläutert in diesem Artikel, wie Dateien mit der Suchfunktion Spotlight auf dem Mac gefunden werden können.

Aufgabe

Katia muss ihren Kolleginnen und Kollegen erklären, wie sie persönlich ihre digitalen Dateien für Studium und Praxis organisiert. Sie ist sich bewusst, dass die Daten je nach Ziel anders organisiert werden können. Sie zeigt deswegen mehrere Möglichkeiten zur Organisation von Informationen auf.

Wie würdest du deine Dateien, Ordner und Internetlesezeichen organisieren? – Katia präsentiert drei Varianten. Welche entsprechen dir?

In den Akkordeons findest du unsere Einschätzung mit den Vor- und Nachteilen von Katias Varianten.


Variante 1 

Katia: «Ich erstelle pro Recherche nur einen Ordner und lege alle Dateien darin ab. Es gibt keine Unterordner.»

Recherche Energieverbrauch

Screenshot: Ordnungssystem 1, nur ein Ordner
Vor- und Nachteile
Vorteile
  • Man sieht alle Dateien zu einer Recherche auf einen Blick und kann sie schnell anklicken, öffnen oder herunterladen.
  • Man kann die Dateien nach verschiedenen Kriterien mit den Filtern und Sortierfunktion der Dateiablage ordnen.
  • Der Ordner kann mit der Suchfunktion des Betriebssystems relativ einfach durchsucht werden.
Nachteile
  • Themen und organisatorische Daten sind nicht klar getrennt.
  • Sobald es sehr viele Dateien werden, wird es eventuell unübersichtlich.

Variante 2 

Katia: «Ich erstelle pro Recherche einen Ordner und erstelle drei weitere Ordner.»  

Recherche Energieverbrauch 

Screenshot: Ordnungssystem 2, Ordner entlang der Arbeitsprozesse
Vor- und Nachteile

Vorteile

  • Die Trennung von Organisation, Rohdaten, Arbeitsdateien und dem Resultat der Recherchearbeit bildet den Arbeitsprozess ab und ermöglicht einen strukturieren Zugang zum Thema.

Nachteile

  • Navigation innerhalb der Menüstruktur und eine Suche mit der Suchfunktion des Betriebssystems könnten aufwendig sein.

Variante 3 

Katia: «Ich ergänze alle Dateinamen mit einer Nummerierung, so kann ich sie nach meiner persönlichen Priorität sortieren.»

Recherche Energieverbrauch 

Screenshot: Ordnungssystem 3, Dateien mit Nomenklatur
Vor- und Nachteile

Vorteile

  • Man sieht alle Dateien zu einer Recherche auf einen Blick und kann sie schnell anklicken, öffnen oder herunterladen.
  • Man kann die Dateien nach verschiedenen Kriterien mit den Filtern und Sortierfunktion der Dateiablage ordnen.

Nachteile

  • Falls man die Prioritäten ändert, muss man eventuell viele Dateien umbenennen.
  • Hoher Zeitaufwand

Variante 4 

Katia: «Ich sortiere meine Dateien nach Medien- und Dateityp.»

Recherche Energieverbrauch 

Screenshot: Ordnungssystem 4, geordnet nach Dateitypen
Vor- und Nachteile

Vorteile

  • Für alle, die sich gut über den Dateityp orientieren können, könnte dies eine passende Variante sein.

Nachteile

  • Erschwert den Aufbau einer organisatorischen oder themeninhaltlichen Struktur.
  • Umständlich zum Durchsuchen mit der Suchfunktion des Betriebssystems.

Die hier gezeigten Ordnungsstrukturen bieten sich an für einfachere Recherchen. Falls Elemente verschiedenen Kategorien angehören, bietet sich das Tagging von Dateien an.