Wie man in den Wald ruft, so tönt es bekanntlich zurück. Beim Senden von Informationen hast du einen entscheidenen Einfluss darauf, wie sich die Kommunikation zwischen den Beteiligten entwickelt.
Push- und Pull-Kommunikation
Bei der zeitversetzten Kommunikation unterscheidet man zwischen Push- und Pull-Kommunikation. Wenn Informationen aktiv von der sendenden zur empfangenden Person übertragen werden, also beispielsweise mit einer Mail oder einer Whatsapp-Nachricht, spricht man von Push-Kommunikation. So wird sichergestellt, dass die Information tatsächlich ankommt, allerdings trägt man mit diesem Vorgehen beim Gegenüber auch zur Kommunikationsflut bei. Bei der Pull-Kommunikation bietet man hingegen die Informationen für alle interessierten Personen so an, dass sie bei Bedarf abgerufen werden können. Klassische Beispiele sind eine Website, ein Podcast oder ein Videokanal. Meist werden Pull-Mittel für grössere Anspruchsgruppen eingesetzt.
Zum Überlegen
- Wann fühlst du dich von Push-Nachrichten bedrängt?
- Wie gut gelingt es dir, über die Informationen den Überblick zu behalten, die du dir selber beschaffen musst?
- Wo drängst du dich mit einer Push-Nachricht (Mail, Whatsapp usw.) auf?
- Wo erwartest du eine Holschuld (Blog, Klassennotizbuch usw.)?
Empfehlungen
Hier ein paar Überlegungen und Tipps, die für das Versenden von E-Mails oder Messenger-Nachrichten wichtig sein könnten:
Wann ist der richtige Zeitpunkt zum Versenden?
- Der Zeitpunkt des Versendens hat einen grossen Einfluss darauf, wie eine Nachricht ankommt. Ist es beispielsweise opportun, die Mail noch am Abend oder übers Wochenende zu verschicken? Viele Mailprogramme haben mittlerweile eine Funktion, um eine verfasste Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt abzusenden. Weiterführende Hinweise: Verzögern des Sendens von E-Mail-Nachrichten
- Eine Antwort sollte nicht zu lange auf sich warten lassen. An Werktagen ist eine Frist von 24 Stunden gebräuchlich. Wenn du noch nicht bereit bist für eine fundierte Antwort, schafft eine kurze Mitteilung mit der zu erwartenden Wartezeit Transparenz.
- Bei längeren Abwesenheiten solltest du einen Autoresponder einrichten, in dem die Dauer der Abwesenheit sowie eine Kontaktmöglichkeit für Notfälle angegeben werden. Andernfalls wartet das Gegenüber vergeblich auf deine Antwort. Weiterführende Hinweise: Senden automatischer Abwesenheitsantworten aus Outlook
Wer muss die Mitteilung wirklich erhalten?
- Es empfiehlt sich, E-Mails nur an relevante Personen zu senden. Bei einer Antwort solltest du dir überlegen, ob alle oder nur die fragende Person informiert werden muss.
- In vielen Fällen lohnt sich das Erstellen und Verwenden von Kontaktgruppen in Outlook. So können Mails an eine Gruppe von Personen (z. B. Eltern, Fachlehrpersonen, Stufenteam) einfach adressiert werden. Weiterführende Hinweise dazu: Erstellen einer Kontaktgruppe
- In Mails können über eine Kopie (CC) oder eine Blindkopie (BCC) weitere Personen über den Inhalt in Kenntnis gesetzt werden. Oft führt das aber einfach zu einer unnötigen Mailflut. Gerade die Blindkopie kann zudem als unhöflich aufgefasst werden, weil man nicht weiss, wer diese Mail sonst noch erhält. Meist wird sie heute genutzt, um bei vielen Empfänger:innen aus Datenschutzgründen die Mail-Adressen zu verbergen. Weiterführende Hinweise dazu: An-Cc-Bcc – an wen geht die E-Mail?
- In Teams kannst du mit Erwähnungen und Tags bewirken, dass bestimmte Personen oder Personengruppen über deine Mitteilung benachrichtigt werden. So ist es möglich, dass alle Beteiligten Zugriff auf eine Information haben, aber nur ein bestimmter Kreis dafür eine Push-Nachricht erhält.
- Schriftliche Anleitung: Verwenden von Tags in Teams
- Videotutorial: MS Teams Tags verwenden und Erwähnen