Empfangen: Stressfrei die Übersicht bewahren – digibasics
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Empfangen: Stressfrei die Übersicht bewahren

Wenn wir online sind, erreichen uns viele Nachrichten auf unterschiedlichen Kanälen. Das birgt ein grosses Ablenkungspotenzial. Trotzdem kann ich die eingehenden Nachrichten nicht einfach ignorieren, schliesslich möchte ich wichtige Informationen nicht verpassen. Bevor wir zu Anregungen und Empfehlungen kommen, zunächst ein paar Fragen:

Zum Überlegen

  • Wie kommst du in der Kommunikationsflut wieder zur Ruhe?
  • Wie behältst du den Überblick über alle Kanäle?
  • Wie stellst du sicher, dass du keine wichtigen Informationen verpasst?

Als Empfängerin oder Empfänger bist du herausgefordert, dich nicht in der Fülle an Kommunikationssträngen zu verlieren und die für dich relevanten Informationen im Blick zu behalten. Neben technischen Hilfestellungen sind aber auch Verhaltenseinstellungen und angeeignete Praktiken immer wieder kritisch zu überprüfen.

Ablenkungspotenzial minimieren

Hier ein paar Empfehlungen für eine stressarme Kommunikation:

Zeit sparen durch das Einrichten von Zeitfenstern

Anstatt jede Nachricht umgehend nach Empfang zu lesen und zu beantworten, kannst du wenige Zeitfenster im Tagesverlauf für die Bearbeitung festlegen. Solche Slots können auch genutzt werden, um einen Blick in deine Informationskanäle zu werfen, in denen eine «Holschuld» besteht (Intranet, Blogs usw.). Oft hilft es, wenn du zwischen diesen Zeitfenstern die Benachrichtigungen stumm schaltest und das Mailprogramm etc. beendest.

Ablenkungspotenzial minimieren durch das Festlegen von Benachrichtigungen

Benachrichtigungen können hilfreich sein, um über aktuelle Vorgänge auf dem Laufenden zu bleiben, oft lenken sie aber ab. Zumindest in Phasen, in denen du konzentriert arbeiten musst, lohnt es sich, die Benachrichtigungen zu deaktivieren und Programme mit einer permanenten Hintergrundaktivität zu beenden.

Oft wird auch empfohlen, Apps mit grossem Ablenkungspotenzial vom Homebildschirm zu entfernen. Manche Personen versuchen sich darüber hinaus mit einer Limitierung der Bildschirmzeit für gewisse Apps zu disziplinieren.

Anleitungen:

Überblick bewahren

Das A und O einer effizienten Kommunikationspraxis ist, Wichtiges von Nebensächlichem zu trennen. Hierfür gibt es in allen Kommunikationstools diverse hilfreiche Funktionen:

Microsoft Teams: Benachrichtigungen einstellen

Um wichtige Informationen nicht zu verpassen, kannst du in verschiedenen Plattformen Inhalte abonnieren und dich bei neuen Aktivitäten im Kanal benachrichtigen lassen.

Schriftliche Anleitung: Benachrichtigungen in Teams richtig einstellen

Video: Benachrichtigungen in Teams verwalten

Microsoft Teams: Sichtbarkeit der Kanäle einstellen

Damit in Teams häufig genutzte Kanäle im Blickfeld bleiben, können diese angeheftet werden. Wenig genutzte Kanäle können ausgeblendet oder in der Reihenfolge nach unten verschoben werden. Auf anderen Plattformen gibt es vergleichbare Möglichkeiten, um die Sichtbarkeit zu steuern.

Schriftliche Anleitung für Teams: Anzeigen, Ausblenden oder Anheften eines Teams oder Kanals in Teams

Video: Microsoft Teams: Chats und Kanäle löschen und ausblenden

E-Mail: Regeln einrichten

Auch im Mail-Programm wird es schnell unübersichtlich, wenn du viele Mails erhältst und mehrere Accounts verwendest. In den meisten Mail-Programmen lassen sich Regeln einrichten, die automatisch ausgeführt oder bei Bedarf angewendet werden. Beispielsweise lassen sich Mails mit einem bestimmten Begriff im Betreff (z. B. Spam-Verdacht) automatisch in den Papierkorb befördern oder eine Mail einer ausgewählten Person wird markiert und in einen Ordner «wichtig!» verschoben.

Anleitung für Outlook: Regeln einrichten

Anleitung für Apple Mail: Verwenden von Regeln zum Verwalten von eingehenden E-Mails in Mail auf dem Mac