Bei der Zusammenarbeit mit Online-⁠Tools greifen synchrone und asynchrone bzw. zeitgleiche und zeitversetzte Phasen oft ineinander. Durch die Auslagerung einer Datei in die Cloud können alle Beteiligten zeit- und ortsunabhängig zusammenarbeiten. Im folgenden Beispiel wird das Zusammenspiel erläutert.

Bei der Entwicklung eines Konzepts kann beispielsweise die Arbeitsgruppe an einem gemeinsamen Treffen das Grundgerüst festlegen und das weitere Vorgehen besprechen. Anschliessend arbeiten die Gruppenmitglieder zeitversetzt am Inhalt weiter, dabei ist der aktuelle Stand der Arbeit für alle Beteiligten jederzeit einsehbar und Änderungen können direkt vorgenommen werden.

In der Vernehmlassung kann dem Team die Möglichkeit gegeben werden, sich über die Kommentarfunktion mit Fragen und Einwänden einzubringen. Die Kommentare öffnen somit eine Metaebene, auf der über den Inhalt diskutiert wird, ohne diesen bereits zu verändern. Das erlaubt eine wesentlich effizientere Durchführung der Konferenz, an der das Konzept verabschiedet wird. Denn alle kontroversen Punkte liegen im Vorfeld schon auf dem Tisch und sind teilweise bereits andiskutiert. Schliesslich kann das Konzept aufgrund der diskutierten Punkte in die endgültige Form überführt werden.

Je nach Art der Aufgabe lohnt es sich, die Vorteile digitaler und analoger Arbeitsphasen gegeneinander abzuwägen, um die richtige Entscheidung treffen zu können. Für längere, individuelle Arbeitsprozesse bietet sich die digitale Form an, da die Ergebnisse abgespeichert, überarbeitet und anderen zugänglich gemacht werden können. Für kreative Prozesse eignen sich manchmal analoge Formen wie Flipcharts, Post-its oder die Arbeit an einem Whiteboard.

Es gibt zahlreiche Tools und Plattformen, die für die Zusammenarbeit auf Distanz genutzt werden können. Dabei ist wichtig, geeignete Tools zu wählen, die den Anforderungen der Aufgabenstellung entsprechen. Bei umfangreichen Projekten wird möglicherweise mit Microsoft Teams gearbeitet, da zusätzlich zum Teilen von Texten noch eine Dateiablage oder die Chatfunktion benötigt wird. In vielen Fällen reicht es aber aus, ein Worddokument zu teilen oder ein kollaboratives Schreibtool wie Etherpad zu benutzen.

Zusätzlich muss vereinbart werden, wie Änderungen in Dokumenten dargestellt werden sollen. Sollen Änderungsvorschläge und Rückmeldungen beispielsweise über die Kommentarfunktion eingefügt werden oder direkt im Text mit einer anderen Schriftfarbe?

Vor einer asynchronen Arbeitsphase sind Vereinbarungen notwendig, welche die Arbeitsweise definieren. Hier einige Beispiele:

• Regelmässiger Austausch: In erfolgreichen Teams kommunizieren die Mitglieder regelmässig miteinander. Wie diese Kommunikation stattfindet, ist dabei nicht ausschlaggebend: Chatnachrichten, virtuelle oder persönliche Meetings. Die Hauptsache ist, dass die Teammitglieder sich in regem Austausch befinden.
• Kommunikationsregeln: Definiert gemeinsam, wie lange die Reaktionszeiten auf Nachrichten sein sollen, auf welchen Kanälen kommuniziert wird und wie ihr euch die Feedbackkultur vorstellt.
• Zeitmanagement: Da alle Teammitglieder an verschiedenen Orten arbeiten, ist es wichtig zu klären, wie viel Zeit für die Aufgabe zur Verfügung steht. Dabei helfen Deadlines und fortlaufend geplante Termine.
• Dokumentation: Das Notieren von getroffenen Vereinbarungen kann Zeit und Ärger ersparen.
• Verfügbarkeit: Um Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, gemeinsam zu besprechen, wer wann verfügbar ist.