Um die Effizienz von Kommunikationsprozessen zu erhöhen, ist es hilfreich, unterschiedliche Kanäle gezielt zu nutzen:

• Formell oder informell: Formelle Kommunikation dient ausschliesslich beruflichen Zwecken und sollte nicht mit privaten (informellen) Informationen vermischt werden. Ein Gruppenchat in einem Messengerdienst kann hilfreich sein, um sich mit jemandem zum Mittagessen zu treffen oder Fotos vom Skiurlaub zu teilen. Ein Link zu einem geteilten Dokument oder die Einladung für das nächste Meeting gehören jedoch in einen formellen Kanal.
• Erreichen der Zielgruppe: Bevor ich einen Nachricht abschicke, überlege ich mir, über welchen Kanal ich die gewünschte Zielgruppe möglichst unkompliziert erreichen kann. Wenn ich einen Link mit dem ganzen Schulhausteam teilen möchte, verwende ich dazu die Chatfunktion im Teams-Kanal. Möchte ich jedoch einen Termin mit allen Sportlehrpersonen vereinbaren, ist eine E-Mail zielführender.
• Situationsspezifische Nachrichten: Unterschiedliche Situationen erfordern entsprechende Kommunikationskanäle. Vertrauliche Daten müssen über einen sicheren Kommunikationskanal (z. B. E-Mail) geteilt werden. In dringenden Angelegenheiten kann eine Nachricht im Chat sinnvoller sein.

Um effektiv und produktiv online zu kommunizieren, ist es wichtig, klare Vereinbarungen zu treffen. In diesem Zusammenhang gilt es, Erwartungen zu klären zu Push- versus Pull-Nachrichten, Antwortfristen zu definieren sowie Kommunikationszeiten zu vereinbaren. Die Zusammenarbeit gelingt besser, wenn für alle Beteiligten klar ist, ob das Beantworten von Nachrichten abends oder am Wochenende erwünscht ist oder nicht.

Eine Kultur des Miteinanders und des gegenseitigen Supports zu pflegen, klingt oftmals einfacher, als es ist. Entscheidend hierfür ist es, sich bereitwillig gegenseitig zu unterstützen und Personen zu befähigen. Alle Beteiligten müssen beispielsweise mit den gewählten Nachrichtenkanälen vertraut sein und diese bedienen können. Oft hilft hier die Schwarmintelligenz weiter, indem Hilfestellungen, Tipps und Tricks ausgetauscht werden.

Online-Kommunikation soll ein dynamischer Prozess sein, der sich ständig weiterentwickelt. Dies gelingt, indem Probleme rasch thematisiert werden. Eine regelmässige Evaluation der Online-Zusammenarbeit kann dazu beitragen, dass Prozesse optimiert werden und somit effizienter kommuniziert wird. Eine solche Evaluation muss nicht formell sein, sondern kann sogar im Gespräch während der Kaffeepause thematisiert werden.