Unzählige Tools fürs Kommunizieren und Kooperieren werben um unsere Gunst. Damit du dich bei der Wahl für einen Dienst nicht nur auf dein Bauchgefühl stützen musst, hier ein paar Entscheidungskriterien. Bei einem Tool, das möglichst viele Funktionen abdeckt, müssen zwangsläufig Kompromisse gemacht werden. Entweder wird es sehr kompliziert oder die Funktionalität leidet. Deshalb kann es je nach Verwendungszweck sinnvoll sein, ein ganz spezifisches, dafür einfaches Tool einzusetzen. 

Gratis heisst bekanntlich nicht kostenlos. Oft bezahlt man mit seinen Daten und bekommt Werbung zu sehen. Die Entwicklung eines Tools ist meist sehr aufwendig und muss irgendwie finanziert werden. Viele Anbieter setzen auf ein sogenanntes «Freemium-Modell». Das heisst, du kannst das Tool mit einer reduzierten Funktionalität verwenden, bei intensiverer Nutzung musst du auf die kostenpflichtige Version umsteigen. 

Idealerweise ist ein Tool einfach zu bedienen und die Benutzeroberfläche ansprechend gestaltet. Einerseits ist das Geschmackssache, andererseits gibt es aber durchaus objektive Kriterien dafür. Beispielsweise sind Tools einfacher zu bedienen, die sich an gängigen Benutzungskonzepten und Gestaltungskriterien orientieren. 

Das beste Kommunikationstool nützt nichts, wenn man es alleine verwendet. So ist denkbar, dass man sich wegen Datenschutzbedenken eigentlich von WhatsApp trennen will, dadurch aber den Kontakt zu verschiedenen Personen verlieren würde. Ein weiteres Kriterium ist die Datensicherheit. Wo werden die Daten gespeichert? Wie sind die Nutzungsbestimmungen? Wie zuverlässig ist der Dienst? Besteht die Gefahr, dass er bald wieder vom Markt verschwindet? Kann ich meine Daten mitnehmen, wenn ich den Dienst nicht mehr verwenden möchte? Das können zentrale Fragen sein, bevor du dich für eine Plattform entscheidest. 

Unter Personalisierbarkeit versteht man die Möglichkeit, die Software an die eigenen Vorlieben und Arbeitsabläufe anzupassen und so ein angenehmes und effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Häufig verwendete Funktionen und Kommunikationskanäle können in den Vordergrund gerückt, andere ausgeblendet werden. Oft ist es auch wünschenswert, dass sich das Tool mit anderen Diensten verknüpfen lässt. 

Zusammenfassend hier nochmals die Entscheidungskriterien und Fragen, die du dir stellen kannst. Verwendest du lieber mehrere ganz spezifische, einfache Tools oder bevorzugst du die eierlegende Wollmilchsau? Reichen dir eingeschränkte Funktionen und wofür bist du zu zahlen bereit? Was macht für dich die Einfachheit der Bedienung aus? Welche Benutzeroberfläche spricht dich an? Wie entscheidend ist für dich, dass möglichst viele Personen das gleiche Tool nutzen? Welchen Stellenwert hat die Datensicherheit für deine Wahl? Wie dramatisch wäre es, wenn das Tool mal für eine gewisse Zeit nicht mehr verfügbar wäre oder ganz vom Markt verschwinden würde? Wie wichtig ist es, dass du das Tool an deine persönlichen Bedürfnisse und an verschiedene Situationen anpassen kannst? Je nach Verwendungszweck wird die eine oder andere Fragestellung ein höheres Gewicht haben. So oder so empfiehlt es sich, ein Tool ausgiebig zu testen, bevor man es produktiv einsetzt.