Molte persone apprezzano la sensazione tattile di un’agenda cartacea e la utilizzano anche per appunti di ogni tipo. La gestione digitale offre vantaggi soprattutto quando gli appuntamenti devono essere accessibili su più dispositivi e da più persone. Allo stesso modo, i contatti e i gruppi gestiti digitalmente costituiscono la base per una comunicazione efficiente nelle situazioni più disparate.
La regola TOAST
Prima di addentrarci nell’uso dei singoli strumenti, vorremmo formulare alcune considerazioni generali sulla gestione degli appuntamenti. Le voci dell’agenda – siano esse cartacee o digitali – sono utili solo se risultano comprensibili anche a distanza di tempo. Ciò vale, da un lato, per chi le redige, poiché la voce dell’agenda verrà letta dal proprio «io futuro», per il quale il contesto probabilmente sarà già un po’ sbiadito. E, d’altra parte, vale per le persone invitate, alle quali il contesto potrebbe mancare del tutto. La voce «Pranzo con Jenny» può essere chiara al momento della registrazione, ma in seguito potrebbero sorgere delle domande: a casa mia, a casa sua o al ristorante? Devo organizzare qualcosa? …
Nel libro «Zusammenarbeiten 4.0» di Jöran Muuß-Merholz viene presentata a questo proposito la regola TOAST. L’acronimo sta in tedesco per titolo, luogo, allegato, ora di fine, partecipanti (Titel, Ort, Anhang, Schulsszeit, Teilnehmende).
Titolo
Il titolo deve essere chiaro. Deve essere formulato in modo tale da comparire nei risultati di una ricerca futura. La domanda è quindi: quali termini potrei utilizzare per effettuare la ricerca?
L’uso di operatori standardizzati nel titolo permette inoltre di chiarire a tutti i partecipanti lo scopo della riunione. Esempi: decidere, fornire un feedback, fare brainstorming, informare, pianificare, chiarire, supportare, …
Luogo
Inserisci informazioni complete e precise (anche per chi non è coinvolto) nell’apposito campo. Ad esempio, scrivere «Da me» non ha molto senso se all’appuntamento sono invitate altre persone.
Allegato
Spesso un appuntamento richiede un po’ più di contesto. Di solito è preferibile inserire un link a un file modificabile in modo collaborativo piuttosto che allegare un file. In questo modo, ad esempio, è possibile aggiungere punti all’ordine del giorno oppure tutti i partecipanti possono contribuire con le proprie idee già in anticipo.
Ora di fine
Jöran Muuß-Merholz consiglia di scegliere una durata della riunione che non sia divisibile per 30. In questo modo ci si deve riflettere meglio su come organizzare e strutturare lo scambio dal punto di vista dei contenuti. Inoltre, può essere utile che una riunione non finisca in punto, perché spesso c’è già un altro appuntamento in programma. Questi intervalli tra gli appuntamenti consentono di elaborare la riunione appena conclusa e di prepararsi per quella successiva.
Partecipanti
Nella selezione dei partecipanti è necessario prestare grande attenzione, poiché fissando la data si decide rapidamente su una quantità considerevole di tempo di lavoro prezioso. Chi deve partecipare a tutti i costi? Per chi è semplicemente auspicabile? Inoltre, è importante gestire le notifiche in modo consapevole e parsimonioso: idealmente, i partecipanti dovrebbero essere invitati solo quando tutte le informazioni relative all’appuntamento sono complete; in caso contrario, ogni modifica disturberà tutte le persone coinvolte con una notifica.
Funzioni di base del calendario
Esistono innumerevoli strumenti per la gestione del calendario e assistenti per la pianificazione degli appuntamenti. In definitiva, però, i principi sono sempre gli stessi. Ecco le competenze di base che dovresti padroneggiare:
- Creare e configurare un nuovo calendario
- Selezionare diverse visualizzazioni (giorni, settimane, mesi, …)
- Creare, cercare e gestire appuntamenti
- Condividere calendari con altre persone, aggiungere calendari condivisi
- Invitare persone a un appuntamento
Microsoft Outlook
Microsoft offre un corso di formazione su Outlook di facile consultazione per tutte le piattaforme:
Su Youtube trovi innumerevoli video sempre aggiornati sul tema.
Calendario Google
La guida online di Google Calendar illustra le principali funzioni di base in modo chiaro e comprensibile per i diversi tipi di dispositivi: calendario google
Su Youtube trovi innumerevoli video sempre aggiornati sul tema.
Calendario Apple
INel manuale d’uso dell’app Calendario vengono spiegate in modo chiaro le nozioni di base:
Su Youtube trovi innumerevoli video sempre aggiornati sul tema.
Pianificare appuntamenti in due o in gruppo
Chiunque abbia mai cercato di fissare un appuntamento via e-mail per un intero gruppo sa bene che è una vera seccatura! La soluzione più semplice è ovviamente fissare l’appuntamento di persona, tutti insieme. Ma anche online esistono diversi strumenti pratici a questo scopo. In Svizzera, Doodle è probabilmente il servizio più conosciuto. Nel menu a tendina troverai consigli e istruzioni per i vari strumenti:
Doodle
Nella guida di Doodle viene spiegato in modo chiaro come creare un sondaggio di gruppo: come creare sondaggio.
Su Youtube trovi innumerevoli video sempre aggiornati sul tema.
Outlook assistente per appuntamenti
Outlook è probabilmente lo strumento di calendario più utilizzato. Tuttavia, molti non sanno come utilizzarlo per creare un sondaggio sugli appuntamenti. Su Youtube trovi innumerevoli video sempre aggiornati sul tema.
Gestire contatti
I contatti sono alla base della comunicazione tramite e-mail, chat e servizi di messaggistica, nonché della collaborazione con i più svariati strumenti. I sistemi operativi dispongono già di una funzione di gestione dei contatti, ma anche diversi servizi offrono uno strumento dedicato a questo scopo.
Ecco le tecniche di base che dovresti padroneggiare:
- Creare e gestire nuovi contatti
- Creare gruppi
- Condividere e unire i contatti
- Accedere ai contatti in altre app
Puoi gestirli in Outllok senza problemi, oppure nel sistema Apple. Per entrambi si trovano innumerevoli video su Youtube.
Contatti Google
Nel Centro di formazione di Google è disponibile una semplice guida su Contatti: Guida introduttiva a Contatti in Google
Almeno altrettanto importanti quanto una rubrica gestita con cura e gruppi e mailing list aggiornati sono alcune considerazioni da fare quando si inviano messaggi:
- Chi deve ricevere il messaggio? – A chi altro potrebbe interessare?
- Chi deve essere informato tramite una notifica push e chi invece deve provvedere autonomamente a procurarsi le informazioni?
- La mia risposta è rivolta a una singola persona, a un gruppo specifico o a tutti?
Collegamenti con altri moduli
Per ulteriori informazioni, consulta il capitolo «Gestire il sovraccarico di informazioni» nel modulo «Comunicazione online e collaborazione online».