In questa attività imparerai a conoscere diversi metodi e strumenti per svolgere i tuoi compiti in modo efficiente e il più possibile senza stress. Un metodo collaudato è «Getting Things Done», che sarà il primo che imparerai a conoscere. Seguiranno altri metodi e strumenti tra i quali potrai scegliere quelli più adatti a te.
Getting Things Done
«Getting Things Done», abbreviato «GTD», è un metodo sviluppato da David Allen per migliorare la produttività e organizzare meglio le attività. Il metodo mira a liberare la mente, registrando tutte le attività, le idee e gli impegni in un sistema esterno e ben organizzato.
Il metodo GTD si basa su un processo in cinque fasi:
- Raccolta: tutte le attività e le idee vengono registrate in un sistema, ad esempio in una lista di cose da fare o in uno strumento digitale.
- Chiarimento: si definiscono l’importanza e la portata di ogni attività.
- Organizzazione: le attività vengono suddivise in categorie e progetti.
- Riflettere: le liste delle attività e i progetti vengono regolarmente controllati e aggiornati.
- Impegnarsi: vengono definiti i passi successivi e le attività vengono portate a termine.
Sulla piattaforma web di Todoist troverai una guida al metodo Getting Things Done (GTD).
Su Youtube trovi innumerevoli video sempre aggiornati sul tema.
Kanban
Il Kanban è un metodo di lavoro agile utilizzato soprattutto nei team. In genere, le attività vengono spostate su una bacheca Kanban in colonne come «Da fare», «In corso» e «Completato», per rendere visibile lo stato attuale. Puoi però utilizzare Kanban anche a livello personale, ad esempio per stabilire le priorità in un lavoro di ampia portata, evitare il sovraccarico e monitorare i progressi in modo trasparente. Limitando le attività parallele, favorisce uno stile di lavoro concentrato e continuo.
Spesso si utilizza una bacheca Kanban in formato cartaceo. Tuttavia, una versione online offre dei vantaggi proprio per la collaborazione indipendente dal tempo e dal luogo. In linea di principio, è possibile utilizzare un semplice strumento di bacheca come Padlet o Taskcards. Strumenti specifici come Microsoft Planner o Trello offrono funzionalità molto più avanzate.
L’autrice Julia Martins ha pubblicato un articolo sul metodo Kanban sulla piattaforma web asana.com, in cui ne descrive in dettaglio la definizione e i principi.
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Stabilire le priorità dei compiti secondo il principio di Eisenhower
Per stabilire le priorità dei compiti si ricorre spesso al «principio di Eisenhower». In base a questo metodo, i compiti vengono ordinati in base alla loro importanza e urgenza. La disposizione su due assi crea quattro quadranti, che possono essere facilmente rappresentati graficamente.
- Importanti e urgenti (detti anche compiti di tipo A): questi compiti vengono svolti immediatamente.
- Importanti ma non urgenti (anche: compiti B): per lo svolgimento di questi compiti viene fissata una data nell’agenda.
- Non importanti ma urgenti (compiti C): questi compiti vengono delegati a un’altra persona.
- Non importanti e non urgenti (compiti D): questi compiti vengono ignorati. Se dovessero diventare importanti o urgenti, ricomparirebbero comunque.
Per quanto questo principio sia semplice e intuitivo, spesso non è affatto facile valutare l’importanza e l’urgenza. Inoltre, non tutti hanno la possibilità di delegare i compiti ad altri. Ciononostante, vale la pena applicare questo metodo per un certo periodo. Lo strumento per lavagne bianche .Miro offre una soluzione chiara e flessibile. Consente infatti di assegnare i foglietti con i compiti ai diversi quadranti. I foglietti possono essere spostati o colorati in modo diverso in qualsiasi momento.
Approfodimenti sul principio di Eisenhower:
Tools
In linea di massima, puoi registrare i tuoi compiti con qualsiasi strumento. Se per i tuoi appunti utilizzi uno strumento come Notion, Evernote o OneNote (o Microsoft Loop), hai già a disposizione strumenti piuttosto potenti per la gestione delle attività.
A volte, però, si preferisce uno strumento snello e specifico. Ecco alcuni consigli:
Microsoft ToDo
Microsoft To Do ha un’interfaccia semplice, ma soddisfa praticamente ogni esigenza: le attività possono essere programmate, classificate e impostate come ricorrenti. Puoi arricchirle con allegati e note e impostare delle notifiche. Particolarmente interessante è l’integrazione con l’ecosistema Microsoft. Anche le attività assegnate da Outlook o dai canali di Teams vengono visualizzate in «ToDo». L’app è disponibile per tutti i tipi di dispositivi e piattaforme. In questo modo hai accesso alle tue attività ovunque e in qualsiasi momento.
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Promemoria di Apple
Se ti muovi con disinvoltura nell’universo Apple, l’app «Promemoria» è la soluzione più ovvia, poiché è perfettamente integrata nel sistema. Tuttavia, questa app consente anche di sincronizzare le attività provenienti da altri fornitori (Microsoft, Google).
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Todoist
Todoist ha anch’esso un’interfaccia utente semplice, ma è decisamente più potente rispetto agli altri due strumenti. L’app è disponibile su tutte le piattaforme e sincronizza le attività su tutti i dispositivi collegati. Le funzioni di base dell’app sono gratuite. Di norma, queste sono più che sufficienti per la routine scolastica o universitaria.
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Riflessione
- Come si sta dimostrando efficace il tuo sistema di gestione delle attività?
- Preferisci un metodo digitale o analogico? – Oppure hai optato per una combinazione dei due?
- Dove vedi un potenziale di miglioramento per te stesso?
- Quali spunti tratti dal modulo vorresti mettere in pratica? – Come intendi procedere?
- Prova a classificare i compiti che dovrai svolgere nel prossimo futuro secondo il principio di Eisenhower e osserva come si riempiono i quattro quadranti nel tuo caso.