Unterbrechungen sind das Schlimmste. Man denkt, sie dauern nur eine Minute, aber sie reissen einen komplett aus der Arbeit raus. Ich kann produktiv arbeiten, wenn ich nicht dauernd durch Meetings und Unterbrechungen von anderen gestört werde. Meine Arbeitstage sind extrem fremdbestimmt: hier eine dringende E-Mail, dort ein Anruf – und dann ständig diese Chats. Am Ende des Tages frage ich mich oft, was ich eigentlich geschafft habe.

Host: Was du da gerade gehört hast, sind keine Aussagen von uns, sondern Stimmen von Menschen, die bei einem Forschungsprojekt zum Thema Produktivität mitgemacht haben. Teams, E-Mail, Telefon – wer im Büro arbeitet, wird permanent unterbrochen. Wir reden heute mit André Meyer von der Universität Zürich über Produktivität und Flow: also den Zustand, in dem man mit voller Konzentration arbeitet. André erklärt, was das Problem an Grossraumbüros ist, warum oft nicht mehr als drei Stunden fokussierte Arbeit pro Tag drinliegen und wie sich Unterbrechungen am besten vermeiden lassen.

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Frank: Bei mir ist jetzt André Meyer. Hallo!

André: Hoi Frank.

Frank: Kann man sagen, du bist Produktivitätsforscher?

André: Ja, das passt. Ich beschäftige mich seit vielen Jahren mit Produktivität – vor allem bei Wissensarbeiter:innen. Also Menschen, die am Computer arbeiten, Wissen und Erfahrung einsetzen, kreativ denken, Konzepte entwickeln, beraten oder Dienstleistungen erbringen.

Frank: Und warum werden wir bei der Arbeit ständig unterbrochen?

André: Ich würde die Gründe in zwei Kategorien aufteilen. Erstens: individuelle Unterbrechungen, die wir uns selbst zufügen – zum Beispiel, wenn wir Newsseiten aufrufen, Social Media checken oder „kurz“ etwas anderes machen. Pausen können sinnvoll sein, aber vieles davon zieht uns einfach raus. Zweitens: externe Unterbrechungen, die sehr häufig sind: Kolleginnen und Kollegen stellen Fragen, Vorgesetzte melden sich, Kundinnen und Kunden rufen an – und zack, bist du draussen.

Frank: Wenn man unterbrochen wird: Wie lange dauert es, bis man wieder im Task drin ist?

André: Das hängt davon ab, was du vorher gemacht hast und wie komplex es ist. Du baust dir beim Arbeiten ein mentales Modell auf: Wo bin ich? Was ist das Problem? Welche Lösungen stehen im Raum? Welche Dateien brauche ich? Wenn du unterbrochen wirst und ein paar Minuten bei einem anderen Thema bist, musst du dieses Modell danach neu aufbauen: Wo war ich? Was habe ich gemacht? Was ist der nächste Schritt? Das kann häufig bis zu 15 Minuten dauern.

Frank: Gibt es Zahlen, wie oft Leute im Grossraumbüro unterbrochen werden?

André: Ja, das passiert oft mehrmals pro Stunde. Und wenn du mehrfach pro Stunde je 10–15 Minuten verlierst, wird es sehr schwer, in längerer Konzentration zu arbeiten.

Frank: Ihr wollt also verstehen: Was verursacht Unterbrechungen, und wie kann man sie reduzieren?

André: Genau. Es geht nicht darum, alle Unterbrechungen zu verhindern. Teamarbeit und Austausch sind wichtig. Aber wir versuchen Teams und Einzelpersonen zu unterstützen, damit sie seltener und gezielter unterbrochen werden.

Frank: Was machen Unterbrechungen mit Stress?

André: Das kann stark stressen und unter Umständen auch Burnout begünstigen. Besonders belastend kann es für introvertierte Menschen sein, weil ständige Interaktionen mehr Energie kosten. Ein weiterer Stressfaktor: Du nimmst dir Aufgaben vor, setzt dir Ziele – und schaffst sie dann nicht, weil du ständig reaktiv bist. Viele sind am Abend frustriert: Sie haben zig Probleme anderer gelöst, aber die eigenen Ziele nicht erreicht.

Frank: Passiert dir das auch noch?

André: Klar. Ich versuche zwar viel zu optimieren, aber es gibt zwei Dinge: Erstens kommen trotzdem dringende Fragen rein – und „dringend“ ist je nach Person unterschiedlich definiert. Zweitens unterbreche ich mich auch selbst: entweder, weil ich nicht richtig in den Task komme und dann in einem YouTube- oder News-Rabbit-Hole lande – dann ist eine echte Pause oft besser – oder weil ich müde bin und eine längere Pause oder Ferien brauche.

Frank: Ich habe das Gefühl: Früher, so um 2009, gab es E-Mail und Telefon – Slack, Teams und all diese Kanäle gab es noch nicht, vieles war sogar blockiert. Haben Slack und Teams Unterbrechungen nochmal verstärkt?

André: Ja. Slack wurde ja sogar mit dem Anspruch entwickelt, E-Mail-Unterbrechungen zu reduzieren. In der Praxis ist oft das Gegenteil passiert: Viele einzelne Nachrichten, Pop-ups, Notifications – das ist ein zusätzlicher Kanal für Unterbrechungen. Man muss nicht zwingend alles löschen, aber man muss die Tools gut nutzen: Benachrichtigungen so einstellen, dass nicht jede Nachricht sofort aufpoppt, und Messages gebündelt zu festen Zeiten checken. Viele sagen „Das stört mich nicht“, aber unbewusst zieht es Aufmerksamkeit ab – und dann kommst du kaum in längeren Fokus.

Frank: Du forschst an der Universität Zürich seit längerem zu Produktivität und Flow. Ist Unterbrechung ein „neues“ Problem?

André: Nein. Das Problem gibt es, seit Menschen im Büro arbeiten. Es gibt sogar kuriose Lösungen von vor rund 100 Jahren: den Isolator-Helm, eine Art Haube, die Geräusche ausblendet. Der war so dicht, dass man teils zusätzlichen Sauerstoff zuführen musste. Effekt: Du hörst rundherum nichts – sollst dich besser konzentrieren. Wirkt heute ziemlich dystopisch.

Frank: Wie hat sich Produktivität in den letzten Jahren verändert?

André: Viele sassen früher in kleineren Büros und konnten besser einschätzen: Ist die Person gerade im Flow oder kann ich kurz fragen? Mit dem Trend zu Grossraumbüros sitzen schnell 50, 100 oder 200 Menschen zusammen. Die Idee war: mehr Austausch und Kollaboration. Ergebnis: mehr Hintergrundgeräusche und mehr Unterbrechungen.

Frank: Wie erforscht man das? Sitzt du hinter Leuten mit der Stoppuhr?

André: Das habe ich am Anfang tatsächlich gemacht: Beobachtungsstudien, bei denen ich protokolliert habe, wann Menschen zwischen Tasks wechseln. Das ist aber für beide Seiten unangenehm. Später haben wir Monitoring-Tools eingesetzt, die am Computer im Hintergrund helfen zu klassifizieren: ist jemand am Programmieren, in einem Meeting oder am Recherchieren? Das hilft, Zeitnutzung zu verstehen und Faktoren zu identifizieren, die Fokus fördern oder stören.

Frank: Wie lange sind Leute an einem normalen Arbeitstag maximal produktiv?

André: Das ist individuell und hängt auch davon ab, wie man Produktivität definiert. In Studien mit Programmierer:innen waren viele überrascht: Sie programmieren oft nur etwa ein Drittel ihrer Zeit – vielleicht zweieinhalb bis drei Stunden. Der Rest geht für Meetings, Absprachen, Problemlösen und Admin drauf.
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Frank: Was kann man konkret tun, um Unterbrechungen zu reduzieren?

André: Einiges hängt von der Situation ab. Viele können sich im Homeoffice besser konzentrieren – vorausgesetzt, es gibt dort nicht andere Ablenkungen. Hilfreich ist auch, Aufgaben, die hohe Konzentration brauchen, gezielt einzuplanen. Wichtig: Das Team muss wissen, dass du gerade Fokuszeit hast, also nicht sofort antwortest. Viele tragen das im Kalender ein. Manche Teams machen sogar fixe Fokus-Tage und andere Tage eher für Kollaboration.

Frank: Und im Grossraumbüro? Ich hänge mir ein rotes Fähnchen hin und sage: Wenn das draussen ist, bitte nicht stören?

André: Solche Signale sind spannend. Wir haben gesehen, dass Menschen anfangen zu signalisieren, ob gerade ein guter Zeitpunkt für Fragen ist – zum Beispiel mit einem kleinen Schild oder einer Ampel auf dem Tisch. Das Problem: Man vergisst es schnell oder das Signal ist nicht mehr aktuell. Wenn die Ampel drei bis fünf Stunden „rot“ bleibt, wird es für andere auch schwierig.

Frank: Und deshalb FlowLight?

André: Genau. Wir wollten das Signal automatisieren. FlowLight ist eine kleine Lampe wie eine Ampel: Grün bedeutet „kurze Frage ok“, Gelb heisst „nur kurz und wenn es wirklich dringend ist“, Rot bedeutet „bitte nicht unterbrechen“ oder „im Meeting“. Dahinter steckt ein Algorithmus, der verschiedene Daten nutzt: Kalender (Meetings), optional Zeiten, in denen du Fokusarbeit planst, und lokale Interaktion am Computer (Tippen, Mausbewegung usw.), um abzuschätzen, ob du gerade fokussiert bist. Wenn du zum Beispiel aktiv und konzentriert arbeitest, geht die Lampe eher auf Rot.

Frank: Und wenn ich gerade online shoppe statt arbeite?

André: Dann kann das System je nach Einstellung auch solche Aktivitäten anders werten. Grundsätzlich geht es aber nicht darum, Menschen zu kontrollieren, sondern Unterbrechungen zu reduzieren.

Frank: Das führt zur Frage: Ist das nicht Überwachung?

André: Das war von Anfang an ein Thema. Wir haben Privacy ernst genommen und den Algorithmus so gestaltet, dass nicht einzelne Personen „bewertet“ werden. Ziel ist nicht, dass jemand permanent im Fokus ist, sondern dass du dir vielleicht ein bis drei Stunden am Tag besser schützen kannst, damit weniger Unterbrechungen reinkommen.

Frank: Wenn du am Schluss einen Tipp für mehr Produktivität geben dürftest?

André: „Eat the frog“: Am Morgen als Erstes den schwierigsten oder mühsamsten Task erledigen – zu einer Zeit, in der noch weniger Leute da sind und dich weniger unterbrechen. Dann ist der Tag leichter zu ertragen, selbst wenn danach alles chaotisch wird.

Frank: Das probiere ich ab morgen. Danke dir!

André: Sehr gern. Danke Frank.

Frank: Ich dachte immer, Unterbrechungen im Büro seien ein neues Phänomen wegen Technologie – dabei beschäftigt man sich damit seit über 100 Jahren.

Jessica: Mich hat erstaunt, dass oft nicht mehr als drei Stunden pro Tag wirklich fokussierte Arbeit möglich sind. Das ist extrem wenig, wenn viele acht Stunden im Büro sind.

Frank: Und diese drei Stunden musst du dir aktiv freiräumen: Benachrichtigungen aus, Fokuszeiten setzen. Vielleicht ist der Isolator-Helm doch keine so schlechte Idee.

Jessica: Was war das nochmal?

Frank: Ein Helm aus Holz und Filz mit einem schmalen Schlitz – und teils mit Sauerstoffzufuhr, damit man atmen kann.

Jessica: Ich google das gleich… Das sieht aus wie eine Mischung aus Schutzanzug und Taucherglocke.

Frank: Ich setze mich damit ans nächste Podcast-Skript.

Jessica: Optisch sicher speziell – aber zum konzentrierten Zuhören reicht mir schon: Benachrichtigungen aus. Bis bald, tschüss.

Natürlich sind frei zugängliche Videos eine hervorragende Ressource zum Lernen: YouTube, TED Talks und so weiter. Aber man kann noch besser mit ihnen umgehen, als sich einfach zurückzulehnen und sich berieseln zu lassen. Wie man richtig gut mit Videos lernen kann, zeige ich dir in diesem Learning.

Es geht also darum, mehr aus einem YouTube-Video herauszuholen – mehr, als wir das normalerweise machen, wenn wir uns einfach zurücklehnen und nur schauen. Das geht so: Zunächst einmal bettest du das Video in eine Notiz ein. Dafür kannst du bei YouTube den Embed-Code generieren und diesen Code dann in eine Notiz kopieren. Du kannst dir das Video dann direkt in dieser Notiz in OneNote anschauen.

Du kannst es an bestimmten Stellen anhalten und zum Beispiel einen Screenshot machen – etwa von Frameworks, Strukturen oder Kernaussagen, die im Video eingeblendet werden. Diesen Screenshot kannst du wiederum in den Notizblock einfügen und deinerseits kommentieren: mit Fragen, mit Reflexionen, was das für dich bedeutet, vielleicht auch mit Anmerkungen, was du anders siehst. So kannst du das Video Schritt für Schritt bearbeiten, auf dich beziehen und gezielt anreichern.

Und dann kannst du diese Notiz mit all den Informationen, die du rund um das Video ergänzt hast, wiederum mit anderen teilen – im Team oder auch im ganzen Unternehmen.