Viele Personen schätzen das Haptische einer Papieragenda und nutzen diese auch für Notizen aller Art. Die digitale Administration hat v.a. dann Vorteile, wenn die Termine auf mehreren Geräten und für mehrere Personen abrufbar sein sollen. Genauso bilden digital verwaltete Kontakte und Gruppen die Grundlage für eine effiziente Kommunikation in unterschiedlichsten Konstellationen.
Die TOAST-Regel
Bevor wir auf die Nutzung von einzelnen Tools eingehen, möchten wir ein paar allgemeine Überlegungen zur Terminverwaltung anstellen. Agenda-Einträge, egal ob analoge oder digitale, sind nur hilfreich, wenn sie auch zu einem späteren Zeitpunkt selbsterklärend sind. Das gilt für die verfassende Person, denn der Agendaeintrag wird von ihrem zukünftigen Ich gelesen, bei dem der Kontext wahrscheinlich schon etwas verblasst ist. Erst recht gilt das für eingeladene Personen, denen der Kontext möglicherweise ganz fehlt. Der Eintrag «Mittagessen mit Jenny» mag im Moment der Erfassung klar sind, später kommen aber eventuell Fragen auf: Bei mir, bei ihr oder im Restaurant? Muss ich etwas organisieren? …
Im Buch «Zusammenarbeiten 4.0» von Jöran Muuß-Merholz wird hierfür die TOAST-Regel vorgestellt. Das Akronym steht für Titel, Ort, Anhang, Schlusszeit, Teilnehmende:
Titel
Der Titel muss eindeutig sein. Er soll so formuliert sein, dass er bei einer künftigen Suche angezeigt wird. Die Frage ist also: Welche Begriffe werde ich voraussichtlich bei der Suche verwenden?
Mit standardisierten Operatoren im Titel kann zudem für alle Beteiligten der Zweck des Meetings geklärt werden. Beispiele: entscheiden, Feedback geben, brainstormen, briefen, informieren, planen, klären, unterstützen, …
Ort
Setze vollständige und präzise Angaben (auch für Aussenstehende) ins entsprechenden Feld. «Bei mir» macht beispielsweise wenig Sinn, wenn weitere Personen zum Termin eingeladen sind.
Anhang
Oft braucht ein Termin noch etwas mehr Kontext. Besser als ein Dateianhang ist in der Regel ein Link zu einer Datei, die kollaborativ bearbeitet werden kann. So können beispielsweise auch noch Traktanden ergänzt werden oder alle beteiligten können schon im Vorfeld Ideen einbringen.
Schlusszeit
Jöran Muuß-Merholz empfiehlt eine Meeting-Dauer zu wählen, welche nicht durch 30 teilbar ist. So muss man sich besser überlegen, wie man den Austausch inhaltlich gestaltet und strukturiert. Ausserdem kann es helfen, wenn ein Meeting nicht zur vollen Stunde aufhört, weil dann oft bereits wieder ein nächster Termin ansteht. Solche Terminlücken erlauben, die abgeschlossene Besprechung zu verarbeiten und den nächsten Termin vorzubereiten.
Teilnehmende
Bei der Auswahl der Teilnehmenden ist grosse Sorgfalt geboten, denn mit der Terminsetzung bestimmt man rasch über viel kostbare Arbeitszeit. Wer muss unbedingt teilnehmen? Bei wem ist es einfach wünschenswert? Ausserdem ist ein bewusster und sparsamer Umgang mit Benachrichtigungen wichtig: Idealerweise werden die Teilnehmenden erst eingeladen, wenn wirklich alle Infos zum Termin komplett sind, andernfalls werden bei jeder Änderung alle Beteiligten mit einer Benachrichtigung gestört.
Grundfunktionen des Kalenders
Es gibt unzählige Kalendertools und Terminplanungsassistenten. Letztlich sind die Prinzipien aber immer gleich. Hier die Basiskomptenzen, die du beherrschen solltest:
- einen neuen Kalender einrichten und konfigurieren
- Verschiedene Ansichten wählen (Tage, Wochen, Monate, …)
- Termine erstellen, suchen und verwalten
- Kalender für andere Personen freigeben, freigegebene Kalender hinzufügen
- Personen zu einem Termin einladen
Microsoft Outlook
Microsoft hat eine übersichtliche Outlook-Schulung für alle Geräteplattformen:
Im folgenden Video erhältst du zudem noch weitere Tipps und Tricks für Outlook:
Google Kalender
Die Online-Hilfe für den Google-Kalender erklärt die wichtigsten Grundfunktionen übersichtlich und verständlich für die verschiedenen Gerätetypen: https://support.google.com/calendar
Einen hilfreichen Einstieg bietet auch das folgende Video:
Apple Kalender
Im Benutzerhandbuch der Kalender-App werden die Grundlagen übersichtlich erklärt:
Im Video findest du weitere Tipps und Tricks, die dir die Arbeit mit dem Kalender erleichtern:
Einen gemeinsamen Termin planen
Wer einmal per Mail einen Termin für eine ganze Gruppe gesucht hat weiss: Das kostet Nerven! Am einfachsten ist es natürlich gemeinsam vor Ort einen Termin abzumachen. Aber auch online gibt es diverse praktische Tools dafür. In der Schweiz ist Doodle wahrscheinlich der bekannteste Anbieter. Im Accordion findest du Tipps und Anleitungen für verschiedene Tools:
Doodle
In der Doodle-Hilfe wird anschaulich erklärt, wie eine Gruppenumfrage erstellt wird: https://help.doodle.com/de/articles/7793791-wie-erstelle-ich-eine-gruppenumfrage
Und hier als Video:
Nuudle
Eine datensparsame Variante von Doodle bietet http://nuudel.digitalcourage.de. Die Bedienung ist vielleicht nicht ganz so einfach und funktionsreich, dafür kannst du das Tool gratis und ohne Login nutzen. Eigentlich ist das Tool selbsterklärend, denn du wirst beim Erstellen Schritt für Schritt zur fertigen Umfrage geführt. Trotzdem hier auch noch ein Video dazu:
Outlook Terminassistent
Outlook ist wahrscheinlich das am meisten genutzte Kalendertool. Wie man damit eine Terminumfrage machen kann, ist vielen aber nicht bekannt. Im folgenden Video wird das Vorgehen erklärt:
Kontakte verwalten
Die Kontakte sind die Grundlage für die Kommunikation per Mail, Chat- und Messengerdienste sowie für die Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Tools. Die Betriebssysteme verfügen bereits über eine Kontaktverwaltung, verschiedene Dienste haben aber auch ein eigenes Tool dafür.
Hier die Grundtechniken die du beherrschen solltest:
- Neue Kontakte anlegen und verwalten
- Gruppen bilden
- Kontakte teilen und zusammenführen
- Kontakte in anderen Apps aufrufen
Kontakte in Outlook
Im folgenden sehr umfangreichen Video erhältst du einen vertieften Überblick über die Verwaltung von Kontakten in Outlook:
Apple Kontakte
Im Benutzerhandbuch der Kalender-App werden die Grundlagen übersichtlich erklärt:
Google Kontakte
Im Google Schulungszentrum ist eine einfache Anleitung für die Kontakte zu finden: Erste Schritte mit Kontakte in Google
Mindestens so entscheidend wie ein akkurat geführtes Adressbuch und aktuelle Gruppen und Verteilerlisten sind Überlegungen beim Versand von Nachrichten:
- Wer muss die Nachricht erhalten? Für wen könnte sie auch noch interessant sein?
- Wer muss mit einer Pushnachricht informiert werden und bei wem gibt es eine Holschuld?
- Richtet sich meine Anwort an eine Einzelperson, eine spezifische Gruppe oder an alle?
Weitere Informationen findest du im Kapitel «Umgang mit der Kommunikationsflut» im Modul «Online Kommunikation & Online Kooperation»: https://digibasics.ch/lessons/umgang-mit-der-informationsflut/