Wenn du Outlook regelmässig nutzt und vor allem auch den Kalender verwendest, dann schau dir dieses Video auf jeden Fall an. Ich zeige dir nämlich meine besten Tipps und Tricks für das effektive Arbeiten mit dem Outlook-Kalender, und ich bin mir sicher, dass noch etwas dabei ist, das du so noch nicht gekannt hast. Legen wir direkt los.

Unser erster Tipp ist das Einblenden von Wochennummern im Kalender und im Navigator. Im Geschäftsleben ist das ja relativ üblich: Man spricht von KW 5 und sagt zum Beispiel: „Das Ganze wird in KW soundso geliefert.“ Standardmässig sehen wir in Outlook im Kalender aber überhaupt nicht diese Wochen. Man kann es allerdings relativ leicht beheben: Wir machen einfach irgendwo in unserem Kalender einen Rechtsklick mit der Maus und wählen dann „Kalenderoptionen“ aus. Sobald wir das gemacht haben, müssen wir einfach nur ein bisschen nach unten scrollen und finden dann hier unter „Anzeigeoptionen“ den Punkt „Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen“. Hier kann ich dann einfach nur das Häkchen setzen, mit „OK“ bestätigen, und dann sehen wir, dass wir sowohl in der Monatsansicht unseres Kalenders jetzt hier immer die Kalenderwochen vorne stehen haben. Ich sehe also ganz schnell: Ich bin aktuell in der Kalenderwoche 19. Und auch hier im Navigator auf der linken Seite haben wir jetzt links von unserem kleinen Kalender die jeweiligen Wochennummern stehen und können das Ganze also so relativ schnell und einfach erfassen.

Der zweite Tipp ist das Eingeben von Datum in natürlicher Sprache. Ich könnte jetzt hier einfach mal auf „Neuer Termin“ links oben klicken und dann kann ich einen neuen Termin erstellen. Jetzt stellen wir uns mal vor, ich bin gerade vielleicht mit jemandem am Telefon und man spricht ganz normal, wie man das macht, über Termine, zum Beispiel: „Wie sieht es am Donnerstag in drei Wochen aus?“ Dann kann ich natürlich hier auf meinen kleinen Kalender klicken und das Ganze abzählen. Ich kann allerdings auch einfach hier in natürlicher Sprache mein Datum eingeben. Ich könnte also hier in diesem Fall zum Beispiel sagen: „Donnerstag in drei Wochen“, drücke die Enter-Taste, und dann wird das automatisch für mich ausgewählt. So kann man einfach verschiedene Dinge ausprobieren. Ich kann auch immer zum aktuellen Datum zurückkommen, zum Beispiel indem ich hier einfach „heute“ eingebe. Auch das funktioniert, dann sind wir wieder beim aktuellen Datum. Wichtig ist vielleicht noch zu beachten: Wenn ich jetzt hier zum Beispiel ein anderes Datum auswähle und dann dasselbe nochmal eingebe, also wieder „Donnerstag in drei Wochen“ und mit der Enter-Taste bestätige, dann wird immer das aktuell hier zuletzt angegebene Datum als Ausgangspunkt genommen. Das sollte man eben einfach beachten.

Bei unserem dritten Tipp können wir das eben Gelernte sogar nochmals anwenden, und das ist, zu einem bestimmten Datum im Kalender zu springen. Wenn ich jetzt sage, ich möchte irgendwie für 2025 beispielsweise schon Termine eintragen, wenn die vielleicht schon feststehen, dann muss ich mich hier mit dem Kalender nicht abmühen. Ich kann jetzt natürlich hier ewig scrollen, indem ich nach unten scrolle, oder mich hier im Navigator ewig durchklicken. Ich kann allerdings auch einfach zu einem bestimmten Datum springen. Dazu kann ich das Tastaturkürzel Ctrl + G verwenden. Das steht für „Gehe zu Datum“, und dann bekomme ich dieses kleine Fenster hier. In diesem Fall könnte ich zum Beispiel einfach ein Datum eingeben, bestätige das Ganze mit „OK“, und dann springen wir automatisch direkt zu diesem Tag und können hier weiterarbeiten. Relativ cool: Auch bei diesem kleinen Fenster, also wenn ich nochmal Ctrl + G drücke, kann ich das eben Gelernte verwenden, also die natürliche Sprache. Wenn ich jetzt einfach zurück möchte, kann ich wieder „heute“ eingeben, die Enter-Taste drücken, und dann bin ich wieder beim aktuellen Tag, also da, wo wir gestartet sind.

Eine der wichtigsten Aufgaben in Outlook ist wahrscheinlich das Erstellen von Terminen hier im Kalender. Wir haben gerade eben schon gesehen, dass ich hier links oben auf „Neuer Termin“ klicken kann. Dann bekomme ich diese Eingabemaske, kann den Betreff und alles eingeben. Das geht allerdings noch ein bisschen schneller: Ich kann das hier wieder schliessen und kann zum Beispiel zur „Arbeitswoche“-Ansicht wechseln, sodass ich meine Uhrzeiten habe. Ich könnte zum Beispiel sagen, ich möchte morgen um die Mittagszeit einen Termin einstellen. Dann kann ich entweder das entsprechende Zeitfenster auswählen oder ein längeres Zeitfenster markieren, zum Beispiel drei Stunden. Dann kann ich einfach anfangen zu tippen, könnte also zum Beispiel sagen: „Besprechung mit Timothy“, das mit der Enter-Taste bestätigen, und dann habe ich diesen Termin automatisch für diese Zeit erstellt. Ich kann den natürlich jederzeit noch bearbeiten, indem ich einen Doppelklick drauf mache und sage, ich möchte da vielleicht noch Notizen dazu reinschreiben oder Ähnliches. Aber erstellt habe ich den Termin eben ganz schnell so. Den kann ich dann wie andere Termine natürlich auch noch hin und her bewegen sowie länger oder kürzer machen, aber das ist ja alles mit der Maus relativ einfach möglich. Es ist aber sehr viel schneller, einfach nur auf den entsprechenden Timeslot im Kalender zu klicken, etwas einzugeben, mit der Enter-Taste zu bestätigen, und schon hat man einen neuen Termin erstellt.

Unser nächster Tipp ist es, mehrere Kalender zu verwenden. Wir sehen hier auf der linken Seite, dass ich aktuell meinen Arbeitskalender eingeblendet habe, mit meiner E-Mail-Adresse. Es gibt noch weitere Kalender, zum Beispiel „Feiertage in Deutschland“, die standardmässig angelegt werden, und „Geburtstage“. Ich finde hier aber auch zum Beispiel meinen persönlichen Kalender oder projektbezogene Kalender. Diese kann ich jetzt einfach zusätzlich für mich einblenden, wenn ich das Häkchen setze. Es gibt hier zwei verschiedene Ansichten: Ich habe aktuell die Überlagerungsansicht. Das bedeutet, ich sehe immer alle Termine auf einen Blick. Je nachdem, was ich hier oben für einen Tab auswähle: Das, was ich hier oben ausgewählt habe, wird voll angezeigt und die anderen Dinge ein bisschen transparent. Ich kann meine Kalender allerdings auch einfach nebeneinander einblenden, indem ich hier einmal auf diesen kleinen Pfeil klicke. Dann sehe ich, dass ich jetzt zwei Kalender habe: auf der linken Seite meinen Arbeitskalender und auf der rechten Seite meinen persönlichen Kalender. Ich persönlich finde die Überlagerungsansicht eigentlich ganz schön, deswegen klicke ich nochmal auf den Pfeil, und dann habe ich wieder diese Ansicht. So könnte ich einfach verschiedenste Kalender hier einblenden. Ich sehe zum Beispiel hier noch einen Projektkalender, in dem aktuell nichts drin steht. Auch den könnte ich aber überlagern. Und gerade bei dieser Überlagerung ist es natürlich relativ schön zu sehen, dass sich hier auch keine Termine aus unterschiedlichen Kalendern überschneiden, vielleicht aus verschiedenen Projekten oder aus Arbeits- und Privatleben, sodass man alles auf einen Blick hat.

Wir können in Outlook ganz einfach eine eigene Ansicht für den Datumsbereich auswählen. Wir haben standardmässig ja verschiedene Dinge zur Auswahl, also „Arbeitswoche“, „Woche“, „Monat“ oder „Tag“. Ich kann allerdings hier den Navigator auf der linken Seite auch nutzen, um ganz eigene Bereiche zu definieren. Sagen wir mal, mich interessiert die aktuelle Woche und die nächste Woche: Dann kann ich mich einfach mit der Maus hier hinbewegen und mit gehaltener linker Maustaste diesen Bereich auswählen, indem ich ziehe. Sobald ich das mache, werden mir genau diese zwei Wochen hier in der Mitte angezeigt. Das müssen dabei keine zusammenhängenden Tage sein. Ich könnte zum Beispiel sagen, ich möchte nur Dienstag und Donnerstag für die nächsten drei Wochen anzeigen. Dann wähle ich hier erst einmal meinen ersten Tag aus und dann mit gehaltener Ctrl-Taste die weiteren Tage: Dienstag, Donnerstag, Dienstag, Donnerstag, Dienstag, Donnerstag. Dann habe ich mir so eine eigene Ansicht gebaut. Wenn hier vielleicht meine wichtigen Termine sind, kann ich mir das dementsprechend so anschauen. Das wird dabei nicht gespeichert. Ich kann zum Beispiel zurück zu meinem E-Mail-Postfach gehen und dann wieder zurück zur Kalenderansicht, und dann sehen wir: Wir haben unsere normale „Arbeitswoche“-Ansicht zurückbekommen.

Ich kann den Outlook-Kalender auch in einem eigenen Fenster öffnen. Oft möchte ich meinen Kalender einfach im Blick haben, und vor allem dann, wenn ich einen zweiten Bildschirm bei der Arbeit habe, ist das eine sehr gute Möglichkeit. Dazu muss ich einfach nur auf das Kalender-Icon hier unten einen Rechtsklick machen und dann „In neuem Fenster öffnen“ auswählen. Dann bekomme ich ein neues Fenster. Das kann ich grössenmässig natürlich genauso anpassen, wie ich möchte, und auch das Layout entsprechend anpassen. Und ich könnte diesen Kalender dann zum Beispiel einfach auf meinen zweiten Bildschirm bewegen. Dann kann ich in meinem normalen Outlook die Mail-Ansicht geöffnet lassen und muss nicht zwischen diesen beiden Tabs hier unten hin- und herspringen.

Das waren unsere besten Tipps für den Outlook-Kalender. Ich hoffe, es war noch was dabei, das du nicht gekannt hast und das dir weiterhelfen kann. Falls ja, freue ich mich über ein Like. Kannst du noch andere gute Tipps für den Outlook-Kalender? Lass es mich in den Kommentaren wissen. Und wenn du noch mehr Tipps zu Outlook sehen möchtest, dann klick am besten jetzt hier auf das Video. Dort gibt es nochmal 18 super Tipps, auch abseits des Kalenders.

Organisation ist das halbe Leben, aber wie du deinen Kalender online nutzt, zeige ich dir in diesem Video. Wir nehmen gemeinsam den Google Kalender unter die Lupe und schauen, wie einfach es ist, den Kalender immer und überall dabei zu haben, inklusive toller Extrafunktionen. Als Erstes zeige ich dir, wie du Google Kalender einrichtest, und anschliessend nehmen wir die Oberfläche im kleinsten Detail auseinander. Danach schauen wir uns an, wie du Termine erstellen kannst, was du dabei alles einstellen kannst und wie du Kalender erstellst, importierst oder mit anderen Personen teilst. Zum Schluss werfen wir noch einen Blick in die Einstellungen von Google Kalender. Du kannst in der Videobeschreibung zu den einzelnen Themen springen oder das Video einfach durchlaufen lassen. Um Google Kalender nutzen zu können, brauchst du ein kostenloses Konto. Klicke auf den Link in der Videobeschreibung, dort hast du die Möglichkeit, ein neues Google Konto anzulegen, womit du auch alle anderen Dienste der Tutorial-Reihe nutzen kannst, oder dich mit einem existierenden Google Konto anzumelden. Auf dem Handy kannst du die kostenlose Google Kalender App herunterladen, Link dazu ebenfalls in der Videobeschreibung, und du musst dich dort ebenfalls mit einem Google Konto anmelden oder eines erstellen. Hast du das erfolgreich getan, kann es jetzt losgehen.

Wir besprechen als Erstes die Oberfläche von Google Kalender am PC und gehen anschliessend auf die App ein. Am PC hast du ganz oben eine Mini-Leiste, wo du ganz rechts auf dein Google Konto zugreifen kannst und daneben eine Übersicht zu Benachrichtigungen und Google Diensten hast. Dort kannst du auch auf die Einstellungen zugreifen, wo du unter anderem auf Papierkorb, Dichte, Farben und Drucken zugreifen kannst, sowie den Hilfe- und Feedback-Bereich findest. Daneben kannst du deine Kalenderansicht auswählen: Du hast die Wahl zwischen Terminübersicht, Tag, Woche, Monat, Jahr und „4 Tage“. Ausserdem kannst du einstellen, ob Wochenenden angezeigt werden sollen und ob abgelehnte Termine ausgeblendet werden. Neben der Auswahl kannst du deinen Kalender durchsuchen. Im folgenden Bereich siehst du immer den gerade angezeigten Zeitraum und kannst mit den Pfeiltasten vor- und zurückspringen. Über den Button „Heute“ springst du wieder auf das aktuelle Datum. Neben dem Google Kalender Logo kannst du das erweiterte Menü öffnen, das sich am linken Bildschirmrand ausklappt. Ganz oben siehst du eine Monatsübersicht, darunter die Möglichkeit, weitere Kalender hinzuzufügen, worüber wir später noch ausführlicher sprechen, und darunter eine Übersicht aller deiner Kalender. Dort kannst du auswählen, welche Kalender angezeigt werden sollen. Im grössten Teil siehst du deinen Kalender, je nachdem, welche Ansicht du ausgewählt hast und welche Termine du eingetragen hast. Rechts unten hast du die Möglichkeit, einen neuen Termin zu erstellen. Du kannst ausserdem durch Klicken in ein beliebiges Feld direkt einen neuen Termin erstellen oder durch Klicken auf einen Termin mehr Informationen anzeigen lassen beziehungsweise den Termin bearbeiten.

Auf dem Smartphone und Tablet hast du auf dem Startbildschirm eine Übersicht deiner kommenden Termine. Durch Herunterziehen kannst du deinen Kalender aktualisieren. Du kannst auf den heutigen Tag springen, und über die Monatsansicht kannst du zu einzelnen Tagen springen. Im Menü auf der linken Seite kannst du deinen Kalender auswählen, nach einem Termin suchen und deine Kalender verwalten, also angeben, ob sie angezeigt werden sollen oder nicht. Dort hast du auch die Möglichkeit, die Einstellungen zu bearbeiten. Wie am PC hast du auch am Handy oder Tablet unten rechts die Möglichkeit, einen neuen Termin zu erstellen oder bestehende Termine zu bearbeiten.

Termine sind am Handy, Tablet und PC relativ gleich, und ich erkläre es anhand der Computer-Version. Du kannst neue Termine über das Plus erstellen oder durch Klicken in einen bestimmten Tag beziehungsweise eine Uhrzeit. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du einen Namen für den Termin festlegen kannst. Du kannst einstellen, ob der Termin nur zu einer bestimmten Uhrzeit oder ganztägig ist, Wiederholungen hinzufügen und den Termin teilen. Ausserdem kannst du einen Ort hinzufügen, eine Google Hangouts-Verbindung hinzufügen sowie eine Beschreibung hinterlegen. Darunter kannst du den Kalender auswählen, zu dem der Termin gehören soll, eine Farbe festlegen und den Termin kategorisieren. Zusätzlich kannst du die Sichtbarkeit einstellen und weitere Optionen hinzufügen. Im Bereich „Gäste“ kannst du Kontakte hinzufügen, ihre Terminvorschläge beziehungsweise Verfügbarkeit prüfen und Einstellungen dazu verwalten. Speichere den Termin, dann befindet er sich in deinem Kalender.

Du kannst im linken Bereich weitere Kalender hinzufügen, zum Beispiel über das Plus: neue Kalender erstellen, Kalender per URL abonnieren, sodass sie automatisch aktuell bleiben, oder Kalendertermine importieren. Unter relevanten Kalendern hast du ausserdem die Möglichkeit, Feiertage oder Sportevents hinzuzufügen. Wenn du einen neuen Kalender erstellst, kannst du einen Namen und eine Beschreibung hinzufügen sowie eine Zeitzone festlegen. Manche dieser Möglichkeiten stehen in der App nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung.

Schauen wir uns nun die Einstellungen am PC an und anschliessend am Handy und Tablet. Am PC erreichst du die Einstellungen über das Zahnrad. Im Bereich „Allgemein“ kannst du Sprache, Land sowie 12- oder 24-Stunden-Uhrzeit festlegen. Im Bereich „Zeitzone“ kannst du eine zweite Zeitzone anzeigen lassen oder eine sekundäre Zeitzone hinzufügen, was praktisch ist, wenn du mit Menschen in anderen Zeitzonen arbeitest. Ausserdem kannst du Google Kalender fragen lassen, ob er sich an deinen Standort anpassen soll. Im Bereich „Weltuhr“ kannst du verschiedene Ortszeiten anzeigen lassen, die du dann links im Menü wiederfindest. In den Termineinstellungen kannst du eine Standardlänge für Termine sowie Standardbenachrichtigungen festlegen. Ausserdem kannst du einstellen, ob es eine schnelle Besprechung ist oder ob automatisch ein Videoanruf hinzugefügt werden soll. Im Bereich „Ansichtoptionen“ kannst du festlegen, wann die Woche beginnt, alternative Kalender hinzufügen und verschiedene Anzeigen ein- oder ausblenden. In einem weiteren Bereich kannst du automatische Synchronisation aktivieren oder deaktivieren. Zum Schluss kannst du noch Tastenkombinationen aktivieren; welche es gibt, siehst du über das Fragezeichen. Im linken Menü kannst du ausserdem Termine und Kalender importieren oder exportieren und verschiedene Einstellungen zu einzelnen Kalendern vornehmen, zum Beispiel zu Benachrichtigungen, Freigaben und Interaktionen.

Am Handy oder Tablet kannst du allgemeine Einstellungen vornehmen, die eine abgespeckte Version der PC-Einstellungen sind, und zusätzlich Benachrichtigungen am Handy festlegen. Im Bereich zur Synchronisation kannst du die Synchronisation verwalten, und bei den einzelnen Kalendern kannst du Farben auswählen sowie Benachrichtigungseinstellungen anpassen.

Das war es mit Google Kalender. Jetzt kannst du deine Termine auf deinem Handy oder PC geräteübergreifend verwalten und brauchst nie wieder einen Handkalender. Wenn dir das Video gefallen hat, teile es doch mit deinen Freund:innen und bewerte es. Wenn du noch Fragen hast, schreib sie in die Kommentare. Für mehr Google Tutorials abonniere meinen Kanal, um beispielsweise die kommenden Kapitel in der Tutorial-Serie nicht zu verpassen. Im nächsten Video geht es um Google Kontakte: Dort zeige ich dir, wie du dein Adressbuch online verwaltest. Bis dahin!

Okay, Jede:r hat bestimmt schon mal einen Termin verpasst oder fühlt sich manchmal von den ganzen Terminen einfach nur gestresst. Und damit sowas nicht passiert, schauen wir uns heute ein paar Tipps und Tricks in Apple Kalender an. Let’s go. Zuerst ein Trick, den ich sehr, sehr lange nicht wusste, der aber mittlerweile echt ein Muss ist: Kalenderwochen aktivieren. Und so machst du sie an: Du gehst in die Einstellungen, scrollst runter zu „Kalender“ und machst dort „Kalenderwochen“ an. So einfach geht’s.

Und wusstest du, dass es insgesamt vier verschiedene Hauptarten gibt, einen Termin zu erstellen? Nummer 1 ist ganz normal über das Plus. Nummer 2 ist, wenn du mit einem Finger auf dem jeweiligen Zeitslot gedrückt hältst. Nummer 3 ist über Siri, zum Beispiel: „Erstelle einen neuen Termin am 15. September um 18 Uhr: Apple Keynote anschauen.“ Je mehr Kontext du Siri gibst, desto besser kann Siri es eintragen. Und die letzte Art ist zum Beispiel aus einer Mail: Wenn in einer Mail ein Datum ist, kannst du draufklicken, dann auf „Ereignis erstellen“ gehen, gegebenenfalls die restlichen Infos einfügen und auf „Hinzufügen“ klicken. Das geht auch in Fotos, in Nachrichten und so weiter.

Aber die Woche in Apple Kalender zu planen, kann echt schmerzhaft sein – bis jetzt. Anstatt horizontal unsere Woche zu planen, drehen wir erstmal das iPhone, und schon sehen wir hier unsere ganze Woche anstatt nur einen Tag. Schon mal ein Ticken einfacher. Und jetzt kommen drei kleine Tipps: Wir können per Drag-and-Drop Termine hin und her verschieben. Wenn wir sie in der Ansicht kurz gedrückt halten, können wir sie länger oder kürzer ziehen oder auch ausschneiden, kopieren, sprechen lassen, duplizieren und löschen. Und uns wird nicht der ganze Tag angezeigt? Kein Problem: Einfach mit zwei Fingern rauszoomen oder – falls wir es genauer haben wollen – reinzoomen.

Vielleicht hast du es gerade gesehen: Wenn wir einen neuen Termin erstellen, ist er automatisch auf eine Stunde gesetzt. Aber diese standardisierte Zeit können wir einstellen. Dazu gehen wir in den Einstellungen runter zu „Kalender“, klicken auf „Dauer für neues Ereignis“ und stellen unsere eigene Dauer ein.

Was dein Kalender-Game aber nochmal steigert, ist die Integration von anderen Apps per Drag-and-Drop. Ich zeig’s dir kurz: Erst zack, dann zack und dann zack. Und so geht’s: Zuerst klicken wir beim jeweiligen Ereignis auf „Bearbeiten“ und gehen jetzt zum Beispiel in „Fotos“. Dort halten wir das jeweilige Foto gedrückt, bis es sich verschieben lässt. Dann wechseln wir mit einem anderen Finger die App, gehen in den Kalender und lassen es bei „Anhang“ los. Das Gleiche geht mit Dateien: In „Dateien“ die Datei gedrückt halten, App wechseln und im Kalender wieder bei „Anhang“ loslassen. Oder wenn wir eine Notiz nehmen und sie bei „Notizen“ fallen lassen, wird der Text aus der Notiz dort reinkopiert.

Und das geht auch anders herum: Wenn wir das Ereignis gedrückt halten, bis es sich verschieben lässt, dann mit einem anderen Finger die App wechseln und zum Beispiel in „Mail“ gehen, kann ich es im Entwurf einfach loslassen – und schon hat die Mail den Termin als Anhang. Das geht zum Beispiel auch in „Nachrichten“. Ein anderes Beispiel: Wenn wir das Ereignis wieder gedrückt halten, die App wechseln, „Erinnerungen“ öffnen und es in der jeweiligen Liste loslassen, entsteht eine Erinnerung, die mit dem Ereignis verlinkt ist. Wenn wir draufklicken, leitet es uns weiter zum Kalender.

Was für mich ein wichtiger Punkt ist und den Spassfaktor steigert, sind gute Eingaben und kleine Verschönerungen. Der Titel des Ereignisses muss bei mir schnell ersichtlich sein, und ich füge oft noch ein passendes Emoji hinzu, damit ich den Termin schneller zuordnen kann und es auch schöner aussieht. Wenn wir einen Ort haben, fügen wir ihn direkt hinzu, weil wir – wenn der Termin angezeigt wird – direkt auf die Navigation klicken können. Oder wir können auch einen FaceTime-Call als digitalen Ort auswählen. Die Zeit ist selbsterklärend: Ist es ganztägig, wann ist der Beginn und wann das Ende? Was ich auch oft angebe, ist die Wegzeit, weil sie dann im Kalender schon blockiert wird. Dann: Findet der Termin regelmässig statt? Zu welchem Kalender gehört das Ereignis? Sollen wir dafür noch eine Person einladen? Willst du einen Hinweis, also eine Mitteilung davor, damit du an den Termin erinnert wirst? Und wie wir vorhin gesehen haben, können wir noch einen Anhang hinzufügen, einen Link und Notizen. Dann auf „Fertig“ klicken und schon ist der Termin erstellt. Und falls du es noch nicht weisst: Über das Icon oben kannst du die Ansicht wechseln.

Übergeordnet gibt es ja die Kalender, und da gibt es ein richtig geiles Feature. Aber davor kurz die Basics: Um einen neuen Kalender zu erstellen, klicken wir unten auf „Kalender“, dann unten rechts auf „Hinzufügen“ und hier nochmal auf „Hinzufügen“. Wir geben schnell einen Namen ein, teilen es einem Account zu, wählen eine Farbe aus und klicken auf „Fertig“.

Apropos Accounts: Damit können wir zum Beispiel einen Outlook-Kalender oder einen Google Kalender zu Apple Kalender hinzufügen. Dazu gehen wir in den Einstellungen zu „Kalender“, dann auf „Accounts“ und fügen über „Account hinzufügen“ den neuen Account hinzu. Eine andere Art ist, beim jeweiligen Mailanbieter den Kalender mit deiner iCloud zu teilen. Und das können wir auch direkt in Apple Kalender machen: Also wieder unten auf „Kalender“ gehen, beim jeweiligen Kalender auf das i klicken, auf „Neue Person“ tippen und die Person hinzufügen. Wenn die Person die Einladung angenommen hat, sieht das so aus. Und wenn wir draufklicken, können wir einstellen, ob die Person den Kalender nur anschauen darf oder auch bearbeiten darf.

Und jetzt wird’s wild: Magst du zum Beispiel die Bundesliga? Wenn ja, kannst du den ganzen Spielplan als Kalender hinzufügen. So geht’s: Ich habe einfach „iCal Bundesliga“ gegoogelt, bin auf die offizielle Seite und habe den Kalender dort abonniert. Also schau gern mal bei deiner Sportart oder ähnlichem, ob es das auch gibt.

Und was genauso praktisch ist, sind Siri-Befehle. Hier ein paar Beispiele: „Habe ich am 15. August einen Termin?“ „Erstelle einen Termin für morgen von 12:00 Uhr bis 12:30 Uhr: Mittagessen im Restaurant Gymcook.“ „Wann ist mein Zahnarzttermin?“ „Zeig mir die Termine dieser Woche.“

Und das Upgrade dazu sind Kalender-Kurzbefehle. Wenn wir in der Kurzbefehle-App auf „Galerie“ gehen, „Kalender“ in die Suchleiste eingeben und auf die Sammlung klicken, sehen wir schon Vorschläge. Diese Vorschläge können wir über das Plus zu unseren Kurzbefehlen hinzufügen. Oder wir klicken einen an und schauen uns die Erklärung zum jeweiligen Kurzbefehl an. Verstehst du noch nicht ganz, was Kurzbefehle sind, oder findest du dich darin nicht zurecht? Dann schau dir gern das Video dazu an. Oder schau dir das Video zu Apple Erinnerungen an, da wirst du auch einiges erfahren. Bis dann.

Mit Doodle-Gruppenumfragen gehört das Jonglieren mit komplexen Zeitplänen der Vergangenheit an und bringt Ihr Team schnell zusammen. Benennen Sie einfach Ihre Veranstaltung, sagen Sie, wann Sie verfügbar sind, und teilen Sie Ihre Umfrage. Die Teilnehmer wählen ihre Wunschzeiten aus und die Antwort wird klar. Das Einrichten Ihrer Gruppenumfrage dauert nur wenige Minuten. Klicken Sie in Ihrem Dashboard auf „Erstellen“ und anschliessend auf „Gruppenumfrage erstellen“. Geben Sie zunächst einen Titel für Ihre Gruppenumfrage ein. Das Feld „Beschreibung“ ist optional. Geben Sie hier alle Informationen an, die für die Teilnahme an der Umfrage wichtig sind, oder geben Sie Einzelheiten zur Veranstaltung selbst an. Das Standortfeld wird von Google bereitgestellt und kann Adressen validieren, die in Google Maps durchsucht werden können. Wenn Sie sich über eine Videokonferenzanwendung wie Zoom oder Google Meet treffen, lassen Sie das Feld „Standort“ leer und wählen Sie stattdessen Ihr bevorzugtes Videokonferenztool aus. Nachdem Sie Ihre Details festgelegt haben, können Sie nun Optionen für Ihre Gruppenumfrage-Besprechung bereitstellen. Das Hinzufügen von Zeiten zu Ihrer Gruppenumfrage ist einfach, intuitiv und dauert nur wenige Sekunden.

Wenn Sie Ihren Kalender mit Ihrem Doodle-Konto verbinden, werden Ihre geplanten Besprechungen automatisch im Datumsraster angezeigt, sodass Sie sicherstellen, dass Sie Zeiten anbieten, die zu Ihrem Zeitplan passen. Die Integration Ihres Kalenders ist für die Erstellung einer Gruppenumfrage nicht erforderlich, wir empfehlen jedoch allen Doodle-Benutzer:innen, ihren Kalender in ihr Doodle-Konto zu integrieren. Bevor Sie Ihrer Umfrage eine Veranstaltungsoption hinzufügen, wählen Sie die Dauer des Meetings aus. Die Standardbesprechungsdauer beträgt 60 Minuten. Sie können entweder eine der Schnelleinstellungsoptionen auswählen oder eine benutzerdefinierte Ereignisdauer einrichten, indem Sie auf „Benutzerdefiniert“ klicken und Ihre Ereignisdauer eingeben. In diesem Beispiel beschränke ich die Dauer des Ereignisses auf 60 Minuten. Fügen Sie als Nächstes Besprechungszeiten zu Ihrer Umfrage hinzu. Sie können entweder in der „Wochen“-Ansicht direkt in das Raster klicken oder in der „Monats“-Ansicht Besprechungsoptionen in grossen Mengen zusammenstellen. Wir zeigen Ihnen beides.

Um Zeiten in der Wochenansicht hinzuzufügen, klicken Sie auf das Datumsraster, in dem Sie Ihrer Umfrage eine Besprechungsoption hinzufügen möchten. Wenn Sie eine Besprechungsoption neu positionieren müssen, können Sie sie anklicken und an die gewünschte Stelle ziehen oder sie löschen und erneut in das Raster klicken. Wenn Sie eine Umfrage mit ganztägigen Veranstaltungen erstellen möchten, klicken Sie in das Raster direkt unter den Terminen. Bitte beachten Sie, dass Umfragen entweder ganztägige oder zeitspezifische Optionen unterstützen können, jedoch nicht beides in derselben Umfrage. Abhängig von Ihrer Umfrage kann es schneller und einfacher sein, die „Monats“-Ansicht von Doodle zu verwenden. Um die Ansicht zu ändern, klicken Sie auf „Monat“. Um Zeiten aus der Monatsansicht hinzuzufügen, wählen Sie zunächst die Daten aus, zu denen Sie Besprechungsoptionen hinzufügen möchten. Wählen Sie als Nächstes die Startzeit für jedes der ausgewählten Daten aus. Wenn Sie zu jedem der ausgewählten Daten zusätzliche Besprechungszeiten hinzufügen müssen, klicken Sie auf „Zeiten hinzufügen“ und übernehmen Sie Ihre bevorzugte Startzeit. Um Ihre Auswahl zu verfeinern oder zusätzliche Zeiten zu bestimmten Daten hinzuzufügen, klicken Sie auf „Andere Zeiten zu Daten hinzufügen“. Dadurch wird die vollständige Liste der verfügbaren Besprechungsoptionen angezeigt, sodass Sie einzelne Besprechungsoptionen zu bestimmten Terminen hinzufügen oder entfernen können. Wenn Sie Ihren Kalender mit Ihrem Doodle-Konto verbunden haben, empfehlen wir Ihnen, Ihre vorgeschlagenen Besprechungszeiten noch einmal mit Ihren bereits bestehenden Terminen in der „Woche“-Ansicht zu vergleichen. Selbst eine lange Liste vorgeschlagener Veranstaltungen lässt sich leicht anhand Ihrer festen Termine verfeinern.

Mithilfe der Doodle-Umfrageeinstellungen können Sie schnell und zu Ihren Bedingungen Antworten von Ihrem Publikum erhalten. Durch die Festlegung einer Frist werden Ihre Umfrageteilnehmer motiviert, schneller zu antworten. Sobald die Frist abgelaufen ist, akzeptiert Doodle keine neuen Stimmen mehr für Ihre Umfrage. Sie können auch begrenzen, wie oft Teilnehmer eine Zeit auswählen können. Sobald das Limit erreicht ist, entfernt Doodle optional dieses Datum und diese Uhrzeit. Dies ist besonders hilfreich in Fällen, in denen Sie auf begrenzte Kapazitäten achten müssen. Darüber hinaus kann Doodle automatische Erinnerungen an die Teilnehmer Ihrer Gruppenumfrage senden. Bitte beachten Sie, dass automatische Erinnerungen nur für Umfragen funktionieren, die über den E-Mail-Benachrichtigungsdienst von Doodle gesendet werden. Schliesslich können Sie Ihre Gruppenumfrage ausblenden. Wenn Sie eine Gruppenumfrage ausblenden, sehen die Teilnehmer weder die Stimmen noch die Namen der anderen in der Gruppenumfrage. Wenn jedoch eine endgültige Auswahl getroffen wurde und eine Kalendereinladung vorliegt, sind die Namen für alle in der Kalendereinladung sichtbar, sobald alle E-Mails gesendet wurden.

Das ist es! Ihre Gruppenumfrage ist eingerichtet und kann geteilt werden. Schliessen Sie Ihre Gruppenumfrage ab, indem Sie auf „Einladung erstellen und fortfahren“ klicken. Um Ihre neue Gruppenumfrage per E-Mail zu teilen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Einladung teilen“, gefolgt von „Link kopieren“, und fügen Sie den Link in Ihre E-Mail ein. Alternativ können Sie die Umfrage auch von Doodle aus per E-Mail versenden, indem Sie auf „Mit Doodle per E-Mail versenden“ klicken. Geben Sie die E-Mail-Adressen ein, passen Sie die in der Einladung enthaltene Nachricht an und klicken Sie auf „E-Mail-Einladung“. Wenn Sie Ihre Gruppenumfrage bearbeiten müssen, können Sie jeden Parameter anpassen, indem Sie auf „Mehr“ klicken und „Bearbeiten“ auswählen. Mit der Exportoption können Sie Ihre Umfrageantworten auch nach Excel exportieren. Dies ist hilfreich, wenn Sie die Antworten einer grossen Gruppe von Personen oder für eine grosse Anzahl von Veranstaltungsoptionen überprüfen. Umfrageorganisator:innen können auch ihre eigenen Umfrageauswahlen bearbeiten. Dies ist ideal, wenn Sie eine Präferenz für bestimmte Termine hervorheben möchten oder wenn Sie im Auftrag einer anderen Person organisieren und Ihre Verfügbarkeit nicht berücksichtigt wird. Wenn Sie mit Ihren Änderungen zufrieden sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Sobald Sie genügend Antworten auf Ihre Umfrage erhalten haben, besteht Ihr letzter Schritt darin, Ihre Veranstaltung zu buchen. Doodle gibt automatisch eine Empfehlung für Datum und Uhrzeit Ihrer Veranstaltung, Sie können jedoch die Zeit auswählen, die für Sie und Ihr Team am besten geeignet ist. Klicken Sie einfach auf den Stern Ihrer bevorzugten Option und dann auf „Buchen“. Sobald Ihre Veranstaltung gebucht ist, sendet Doodle allen eine Bestätigung und einen Veranstaltungskalender per E-Mail. Ausserdem erstellt Doodle für Veranstaltungen, die über Ihre integrierte Videokonferenzanwendung abgehalten werden, automatisch einen eindeutigen Besprechungslink, der auf die Veranstaltungseinladung angewendet wird. Ihre Veranstaltungsteilnehmer erhalten zwei E-Mails: Das erste ist eine Veranstaltungsbestätigung mit einer Schaltfläche, die mit dem Doodle-Ereignis verknüpft ist, und das zweite ist eine Kalendereinladung, einschliesslich aller Datums- und Uhrzeitinformationen sowie eines Kalenderanhangs. Darüber hinaus wird Veranstaltungsorganisator:innen mit einem verbundenen Kalender die gebuchte Veranstaltung automatisch zu ihrem Kalender hinzugefügt.

Sollten Sie Ihre Veranstaltung erneut öffnen müssen, um weitere Antworten zu sammeln, klicken Sie auf „Einladung erneut öffnen“ und Ihre Umfrageteilnehmer erhalten eine entsprechende Nachricht. Um Ihre Veranstaltung wieder zu schliessen, befolgen Sie den ursprünglichen Buchungsprozess. Denken Sie schliesslich daran, dass Sie über Ihr Doodle-Dashboard jederzeit auf Ihre Gruppenumfrage zugreifen, diese duplizieren oder löschen sowie Umfrageantworten nach Excel exportieren können.

Hallo und herzlich willkommen, mein Name ist Holger Schott und du bist hier genau richtig, denn es geht um deine Daten. In diesem Video möchte ich kurz zeigen, wie man super einfach und datenschutzkonform Termine finden und Umfragen machen kann: Wo treffen wir uns zum Essen? Wer kommt alles zum Sport? Wann besuchen wir die Familie und wohin gehen wir Freitagabend? All das sind Fragen, die man einfach und sehr schnell mit dem Terminabstimmungsprogramm Doodle klären kann. Doch wenn etwas einfach, schnell und dazu noch kostenlos ist, dann ist da meist ein Haken dabei. Erst mal so wie früher einfach „doodle.de“ eingeben und loslegen ist es nicht mehr: Heute gelangt man auf eine unübersichtliche, vollgestopfte Webseite, an der man, egal was man tut, sich erst mal anmelden muss. Und anmelden heisst: Daten von sich preisgeben. Und dazu muss so ein Umfragetool wissen, wer ich bin. Und schlimmer noch: Anschliessend wird gecheckt, wohin ich gehe, wie lange ich da bleibe und ob ich zum ersten Mal da bin. Digital Courage, ein Verein, der sich seit 1987 für Grundrechte und Datenschutz und demnach für eine lebenswerte Welt im digitalen Zeitalter engagiert, hat herausgefunden, dass 34 Drittanfragen laufen, davon allein 19 Tracker, wenn ihr über Google einen Termin finden wollt. Und ganz ehrlich: Dazu muss man keine tiefe Datenschutzahnung haben, um zu merken, dass das nicht vertrauenswürdig ist. Zumal Doodle Daten in die USA übermittelt, aus meiner Sicht ein absolutes No-Go. Schlimmer noch: Falls jemand auf der Arbeit eine solche Umfrage machen würde, könnten findige Anwält:innen einen groben Verstoss gegen den Datenschutz konstruieren. Das wäre ein Kündigungsgrund. Aber solche Umfragen sind doch total praktisch. Kann man solche Tools nicht ohne Verfolgung nutzen? Die Antwort lautet zum Glück: ja, das kann man. Und wie in der Tabelle gerade zu sehen, gibt es viele datenschutzfreundliche Alternativen. Eine davon möchte ich euch heute vorstellen: Nuudel. Dieser Dienst wurde im Juni 2009/10 von Digital Courage geschaffen und bekam zum europäischen Datenschutztag 2020 den Namen Nuudel. Schaut euch das mal bitte an: So sieht die Homepage eines Umfragetools mit 19 Trackern aus und so die ohne Tracker. Zwei Möglichkeiten: einen Termin finden oder eine klassische Umfrage, das war’s. Kein Anmelden, keine Datensammlung, nur das, was ich will. Und was speichern die? Die Antwort lautet ganz einfach: nichts. Wer ganz sicher gehen will, kann Nuudel sogar mit dem Tor Browser benutzen. Anonymer geht es nicht. Und deshalb kann man Nuudel nun auch in der Firma nutzen. Wenn man das allerdings tut und es gewerblich nutzt, sollte man sich mal Gedanken machen, Digital Courage für diesen Service zu unterstützen. Wie funktioniert denn Nuudel? Ganz einfach: nuudel.de mit zwei u aufrufen und entscheiden, ob ich einen Termin finden oder eine klassische Umfrage machen will. Ich zeige das gerade mal eben an einer Terminfindung: Den Namen eingeben, damit alle wissen, wer da fragt. Eine Mailadresse könnt ihr angeben, müsst ihr aber nicht. Schnell noch die Umfrage mit einem Titel versehen und los geht es. Ihr könnt noch ganz viele Optionen wählen, wenn euch das hilft, müsst es aber nicht. Dann tragt ihr die möglichen Termine und Uhrzeiten ein und fertig. Noch einmal auf „Umfrage erstellen“ geklickt und die Umfrage ist fertig. Die beiden Links oben könnt ihr kopieren: Den ersten braucht ihr, den schickt ihr weiter. Den zweiten, den administrativen Link, müsst ihr aber nicht haben, das geht auch so super. Und schon ist eine Umfrage erstellt, und das ohne irgendwelche Daten von euch preiszugeben. Selbstverständlich gibt es noch zahlreiche Optionen wie Kommentare hinterlassen oder zum Beispiel die Auswahl zu begrenzen. Das schaut euch bitte mal in Ruhe selber an, darauf will ich mich jetzt nicht stürzen. Aber ich stehe hier für den Schutz eurer Daten, und bei Nuudel kann ich mit ruhigem Gewissen sagen: Daumen hoch, alles gut. Datenschutz kann so einfach sein. Alles, was ihr tun müsst, ist „nuudel.de“ im Browser eingeben, und das war’s. Total einfach, oder? Das war es für heute zum Thema Umfragetool. Ihr wisst nun, wie ihr ganz ohne Tracking tolle Umfragen machen und Termine finden könnt. Probiert es einfach mal selber aus und lasst mich wissen, wie ihr das findet. Seid auch das nächste Mal wieder mit dabei, denn es wird spannend: Ich arbeite gerade an einem Rückblick auf die Corona-App und gehe gegen Videoüberwachung in einer hochgefährlichen Umgebung vor dem deutschen Buchladen vor. Naja, ob das alles so rechtens ist, wie die Betreiber der Videoüberwachung uns das glauben machen wollen, schauen wir mal. Ich setze mich auf jeden Fall kritisch damit auseinander. Denn nicht vergessen: Es geht um deine Daten.

Wussten Sie eigentlich, dass es eine ganz einfache Möglichkeit gibt, Termine zu vereinbaren und direkt als Vorschlag mit Automatisierung für Outlook-Eintragungen aus einer E-Mail heraus zu versenden? Früher hiess das FindTime, inzwischen heisst es „Terminplanungsumfrage“: nicht weniger sperrig, aber ungemein hilfreich. Ich demonstriere es einfach mal kurz.

Hier bin ich in einem E-Mail-Account und schreibe eine E-Mail an die Person, die ich treffen möchte, in dem Fall ist das mein Kollege Alex. Sinnvoll ist das vor allem dann, wenn ich den Terminkalender der anderen Person nicht sehen kann. Alex ist zwar in meiner Organisation, ich könnte also auch in seinem Kalender nachsehen, wann er Zeit hat, aber ich möchte ihn lieber fragen, wann es ihm am besten passt. Dafür gehe ich hier etwas versteckt auf die drei Punkte und wähle „Terminplanungsumfrage senden“. Dann bekomme ich ein freundliches Panel, in dem ich direkt die Dauer des Meetings und mögliche Termine auswählen kann.

Das mache ich jetzt einfach für heute Nachmittag. Ich sehe ja in meinem Terminkalender, welche Zeiten bei mir machbar sind, und ich sehe auch, dass Alex Zeit hat. Bei externen Personen weiss ich natürlich nicht, wann sie Zeit haben, aber zumindest kann ich die Slots auswählen, die bei mir möglich sind. Hier sind meine Slots in der Übersicht. Es ist ein Teams-Meeting, hat also keinen Ort. Und ich habe hier noch meine Optionen: Ich kann zum Beispiel von den Teilnehmer:innen die Bestätigung der Identität verlangen. Das macht das Ganze ein bisschen sicherer, weil die E-Mail nochmal überprüft wird. Ich kann mich benachrichtigen lassen, brauche ich aber nicht bei jedem Update, sondern eigentlich erst dann, wenn alle Rückmeldungen eingegangen sind, das kann man also durchaus auch abwählen. Ich möchte, dass die angebotenen Zeiten in meinem Kalender geblockt werden, damit ich nicht auf die Idee komme, die anders zu verplanen. Und ich möchte den Termin automatisch festsetzen, wenn es eine Einigung gibt. Ausserdem möchte ich informiert werden, wenn es keine Einigung gibt.

Jetzt erstelle ich die Umfrage. Was dann passiert: In meine E-Mail wird direkt ein entsprechender Baustein eingebaut, den ich dann auch noch mit Text, Anrede und so weiter ergänzen kann. Ich schicke das jetzt einfach mal direkt an Alex, für die Demo reicht das.

Wenn ich jetzt auf der anderen Seite in meinen Kalender schaue, sehe ich hier meine reservierten Meetings, also die angebotenen Termine. Ich weiss natürlich noch nicht, welcher davon tatsächlich stattfindet. Wenn ich jetzt mal die Identität wechsle und Alex bin und in dessen Inbox schaue, bekommt er natürlich diese Mail von mir und kann entsprechend abstimmen. Er geht auf den Button, das ist wirklich komfortabel gemacht, und er könnte auch extern sein. Dann kann er sagen: Dieser Termin passt gar nicht, den finde ich super, oder eben anders. Das können alle Teilnehmer:innen machen, die hier ausgewählt wurden. Zack, abgestimmt.

Damit hat das System einen Konsens erkannt und fängt an, die entsprechende Verarbeitung zu machen. Denn jetzt kommt, im Namen des Systemadministrators beziehungsweise des Systems, die finale Termineinladung, die ich dann ganz normal bestätige und klassisch wie eine normale Outlook-Einladung im Kalender habe. Schaue ich jetzt in den Kalender von Alex rein, bleibt am Ende das Meeting übrig, hier ist es eingebucht. Und wenn ich nochmal auf die Gegenseite schaue, also als Administrator, dann sind die Blockierungen aufgeräumt und es bleibt sozusagen der Testtermin übrig.

Schaue ich nochmal in die E-Mail rein, dann habe ich hier natürlich rausgesendet automatisch die Einladung und auch die Benachrichtigung über das Ergebnis der Umfrage. Ich kann mir die Details auch nochmal angucken. Kommt es nicht zu einer Einigung, kann ich selbst eingreifen und einen Termin nach Wahl festlegen, wo vielleicht die meisten können. Dann steigt aber der Automatismus aus und überlässt es den Benutzer:innen. Und so sind gerade bei grösseren Teilnehmerkreisen unheimlich viele E-Mails hin und her sowie Abstimmungen stark vereinfacht und automatisiert.

Um in Outlook effizient zu arbeiten, ist es enorm hilfreich, wenn man nicht nur die E-Mails, sondern auch die Kontakte und Personen so gut wie möglich strukturiert und organisiert. Dafür haben wir in dem Programm einen komplett eigenen Bereich und sehr viele Optionen, die uns das Leben leichter machen können. In diesem Video erkläre ich dir von Grund auf, wo die Kontakte in Outlook zu finden sind, wie du sie erstellen und bearbeiten kannst, wie du sie in Gruppen organisierst und sogar teilen beziehungsweise für andere freigeben kannst.

Kontakte werden in Outlook „Personen“ genannt. Du findest diesen Bereich, indem du in der Oberfläche unten bei den verschiedenen Bereichen auf das Personen-Icon klickst. In meiner Outlook-Version sind hier zunächst überhaupt keine Kontakte enthalten. Dabei ist wichtig, dass wir zwischen Kontakten, die wir direkt in Outlook erstellen, und Kontakten, die zum Beispiel im Adressbuch unseres Unternehmens liegen, unterscheiden. Wenn ich kurz zurück in den Mail-Bereich gehe und eine neue E-Mail schreibe, kann ich im „An“-Feld sehen, dass durchaus Kontakte vorhanden sind. Diese kommen allerdings aus dem Adressbuch unseres Unternehmens, also in diesem Beispiel von „Digitale Profis“. Wenn ich hier auf „Kontakte“ umstelle, sehe ich, dass in Outlook selbst aktuell keine Kontakte enthalten sind. Diese Outlook-Kontakte kann ich aber genauso einfach erstellen. Ich schliesse die neue E-Mail und gehe wieder zurück in den Personen-Tab. Weil ich noch keine Kontakte habe, kann ich im leeren Bereich doppelklicken, einen Rechtsklick machen und so einen neuen Kontakt anlegen, oder oben im Menüband unter „Start“ auf „Neuer Kontakt“ klicken.

Sobald ich das mache, öffnet sich ein neues Fenster, in dem ich viele Informationen eingeben kann. Ich kann dabei so viele oder so wenige Angaben machen, wie ich möchte. Nachdem ich die persönlichen Informationen ausgefüllt habe, kann ich eine Darstellungsform wählen, meistens ist das „Nachname, Vorname“. Dann kann ich eine E-Mail-Adresse hinterlegen, zum Beispiel die E-Mail-Adresse von Kolleg:innen. Ich kann auch mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen: Über das Dropdown kann ich beispielsweise eine zweite Adresse ergänzen, etwa eine private. Zusätzlich kann ich Telefonnummern hinzufügen, geschäftlich oder privat, Fax oder Mobiltelefon. Ausserdem kann ich eine Adresse angeben. Bei allen Informationen, die ich eintrage, wird rechts eine Art Visitenkarte aufgebaut, auf der ich die wichtigsten Angaben auf einen Blick sehe. Zu jedem Kontakt kann ich ausserdem Notizen angeben, die dann beim Kontakt angezeigt werden. Wenn ich zufrieden bin, kann ich „Speichern und schliessen“ wählen, den Kontakt löschen, falls es ein Fehler war, oder „Speichern und neu“, um direkt den nächsten Kontakt anzulegen.

Es gibt noch eine Option, mit der das Ganze etwas effizienter wird: Wenn ich zum Beispiel weitere Mitarbeitende von „Digitale Profis“ anlegen möchte, kann ich über das Dropdown „Speichern und neu“ wählen. Dann werden Firma und gegebenenfalls auch die Adresse übernommen, und ich muss nur noch den Namen und die individuellen Daten ergänzen. Für jeden Kontakt kann ich auch ein Bild hinzufügen, wenn ich das möchte, indem ich auf das Bildfeld klicke und eine Datei auswähle. Danach kann ich die Kontakte jederzeit anklicken und sehe die wichtigsten Informationen. Mit einem Doppelklick öffne ich wieder das Detailfenster und kann alles bearbeiten, ergänzen und anschliessend speichern. Kontakte entfernen geht ebenfalls jederzeit: per Rechtsklick auf den Kontakt und „Löschen“, über das Menüband unter „Start“ mit „Löschen“, oder direkt im Kontaktfenster über „Löschen“.

Neue Kontakte kann ich ausserdem direkt aus dem E-Mail-Postfach hinzufügen. Wenn ich unten links auf das Mail-Icon klicke, eine E-Mail auswähle und in der Vorschau rechts über die angezeigte E-Mail-Adresse fahre, erscheint ein kleines Pop-up. Über die drei Punkte kann ich „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen“ auswählen. Dann öffnet sich wieder das Kontaktfenster, die E-Mail-Adresse wird automatisch übernommen und ich kann den Namen ergänzen, zum Beispiel „Newsletter“. Danach speichere ich den Kontakt und sehe ihn im Personen-Tab. Einen Newsletter würde ich normalerweise nicht als Kontakt speichern, aber für die Demo kann ich ihn danach wieder löschen.

In Outlook gibt es ausserdem Kontaktgruppen. Diese Gruppen kannst du nutzen, um zum Beispiel sehr schnell eine E-Mail an mehrere Kontakte zu schreiben. Eine Kontaktgruppe erstellst du im Personenbereich über das Menüband: Unter „Start“ klickst du beim Punkt „Neuer Kontakt“ auf das Dropdown und wählst „Kontaktgruppe“. Wichtig ist: Nicht die „Gruppe“ wählen, denn das wäre eine Microsoft 365-Gruppe (für geteilte Dateien, Gruppenkalender und mehr). Hier geht es um eine reine Kontaktgruppe, die einfach mehrere Kontakte bündelt. Danach gibst du der Kontaktgruppe einen Namen, zum Beispiel „Digitale Profis“. Anschliessend fügst du Mitglieder hinzu: entweder aus deinen Outlook-Kontakten, aus dem globalen Adressbuch des Unternehmens oder du legst einen neuen E-Mail-Kontakt direkt in der Gruppe an, ohne ihn vorher separat gespeichert zu haben. Wenn du aus deinen Outlook-Kontakten auswählst, kannst du Kontakte markieren und über „Mitglieder“ hinzufügen oder per Doppelklick übernehmen. Danach bestätigst du mit „OK“ und speicherst die Gruppe mit „Speichern und schliessen“. Die Kontaktgruppe erscheint dann wie ein eigener Eintrag im Adressbuch, und du kannst die Mitglieder einsehen.

Eine E-Mail an die Gruppe schreibst du üblicherweise aus dem Mail-Bereich heraus. Du erstellst eine neue E-Mail und gibst im „An“-Feld einfach den Gruppennamen ein, zum Beispiel „Digitale Profis“. Dann wird die Gruppe eingefügt. Wenn du auf das kleine Plus klickst, kannst du die Gruppe in die einzelnen Empfängeradressen „aufklappen“. Outlook weist dabei darauf hin, dass der Gruppenname durch die Mitgliedsliste ersetzt wird. Am Empfängerkreis ändert sich dadurch nichts, aber du könntest danach einzelne Personen entfernen, wenn du zwar an die Gruppe schreiben willst, aber eine Person bewusst nicht anschreiben möchtest.

Neben Gruppen kannst du Kontakte auch in Ordnern organisieren. Wenn du im Personenbereich links auf „Kontakte“ oder einen anderen vorhandenen Ordner rechtsklickst, kannst du „Neuer Ordner“ auswählen. Dann vergibst du einen Namen, zum Beispiel „Persönlich“, und stellst ein, welche Elemente der Ordner enthält, hier also „Kontakte“. Wichtig ist, dass du den Ordner als Unterordner von „Kontakte“ anlegst. Danach kannst du entweder direkt in diesem Ordner neue Kontakte erstellen oder bestehende Kontakte per Drag-and-Drop (oder mit der Maus) in den neuen Ordner verschieben. So kannst du beliebig viele Ordner anlegen, sie umbenennen, kopieren oder verschieben und auch die Reihenfolge per Drag-and-Drop ändern.

Wenn es in der linken Leiste mit vielen Ordnern unübersichtlich wird, helfen Ordnergruppen. Du kannst per Rechtsklick auf deine Kontakt-Ordnergruppe eine „Neue Ordnergruppe“ erstellen, zum Beispiel „Privat“, und dann Ordner wie „Persönlich“ in diese Gruppe ziehen. So kannst du Kontakte besser segmentieren und schneller finden. Das wirkt sich auch beim Schreiben von E-Mails aus: Wenn du im neuen E-Mail-Fenster auf den Empfänger-Button klickst, kannst du das Adressbuch auswählen, zum Beispiel deine Outlook-Kontakte, und siehst dort auch deine Ordner wie „Persönlich“, aus denen du gezielt Empfänger:innen auswählen kannst.

Schliesslich kannst du Kontakte auch freigeben und teilen. Um deine gesamte Kontaktliste zu teilen, machst du im Personenbereich einen Rechtsklick auf „Kontakte“ und wählst „Freigeben“. Es öffnet sich eine Freigabeeinladung, in der du auswählst, wem du die Kontakte freigeben möchtest. Optional kannst du auch anfordern, Zugriff auf den Kontaktordner der empfangenden Person zu erhalten. Nach dem Senden bekommt die andere Person Zugriff auf deine Kontaktliste, je nach Berechtigung auch mit Bearbeitungsrechten. Wenn du innerhalb deiner Kontaktliste einzelne Kontakte hast, die du nicht teilen möchtest, kannst du diese markieren und im Menüband relativ weit rechts als „Privat“ markieren. Als privat markierte Kontakte sind für andere Personen nicht sichtbar, selbst wenn du den gesamten Ordner freigibst.

Einen einzelnen Kontakt kannst du per Rechtsklick auf den Kontakt und „Kontakt weiterleiten“ teilen. Dabei hast du zwei Optionen: Du kannst ihn als Outlook-Kontakt versenden, sodass er in Outlook mitsamt Daten importiert werden kann, oder als Visitenkarte. Die Visitenkarte ist ein universelleres Format, das auch von anderen Mailprogrammen geöffnet und als Kontakt importiert werden kann, wobei Outlook-spezifische Details unter Umständen verloren gehen. In der E-Mail wird die Visitenkarte direkt angezeigt und zusätzlich als Anhang mitgeschickt. Kontaktgruppen kannst du ebenfalls weiterleiten, allerdings nur als Outlook-Kontakt, weil das Format Outlook-spezifisch ist.

Wenn du umgekehrt Kontakte anderer Personen einsehen möchtest, findest du das ebenfalls im Personenbereich im Menüband unter dem Bereich zum Teilen: Dort kannst du „Freigegebene Kontakte öffnen“ auswählen, eine Person angeben und versuchen, deren Kontakte zu öffnen. Wenn du noch keine Berechtigung hast, bekommst du eine Meldung und kannst direkt eine Freigabeanfrage per E-Mail erstellen und senden. Sobald die andere Person die Freigabe erteilt, kannst du deren Kontakte einsehen, zu deinen Kontakten hinzufügen oder direkt E-Mails an Kontakte aus dieser Liste verfassen.

Ich hoffe, das Video war hilfreich und du kannst deine Kontakte in Outlook jetzt noch besser organisieren. Wie immer freuen wir uns über ein Like, wenn wir weiterhelfen konnten. Und wenn du mehr Tutorials für die Office-Programme sehen willst, dann schau gerne auf dem Kanal vorbei.