Digital Learning Center

Arlena Frey, BA

Kathrin Köhler, MA

Office Version 20 07 (Build 13029.20344 Klick-und-Los)

Questa guida contiene informazioni di base e suggerimenti per la creazione di documenti accessibili in Microsoft PowerPoint. Le istruzioni dettagliate e illustrate sono seguite da una Checklist

Attenzione al momento le immagini o screenshot sono in tedesco. Vi invitiamo a fare le stesse operazioni in italiano nel vostro programma o a cercare la guida Microsoft in italiano.

1. Misure preparatorie

1.1 Progettazione di diapositive accessibili

È utile utilizzare modelli accessibili quando si creano presentazioni. MS PowerPoint fornisce tali modelli. Tuttavia, è possibile rendere accessibile anche una presentazione progettata da zero, cioè partire da una presentazione vuota e renderla accessibile utilizzando la guida.

In File (1), Nuovo (2), inserire “Modelli accessibili” (3) nel campo di ricerca e selezionare un modello adatto a voi tra i risultati selezionati(4).

I modelli di facile accessibilità supportano la creazione di documenti accessibili, ad esempio garantendo che i caratteri e le dimensioni dei caratteri siano facilmente leggibili, che i contrasti siano già sufficientemente elevati, ecc.

1.2 Lingua principale del documento

La lingua principale della presentazione può essere definita nella scheda Controllo (1) alla voce Lingua (2). Si tratta della lingua in cui viene effettuato il controllo ortografico del documento. La lingua principale controlla anche la pronuncia con cui uno screen reader legge la presentazione.

Suggerimento: la lingua principale può essere personalizzata anche direttamente nella barra di stato (1):

Nella finestra Lingua (1) è possibile selezionare, ad esempio, italiano(Svizzera) (2) e impostare questa lingua come predefinita (3). È importante che l’impostazione Riconoscimento automatico della lingua (4) non sia attivata, ad esempio per l’etichettatura di parole in lingua straniera.

In caso di cambio di lingua all’interno del documento, le sezioni scritte in una lingua diversa da quella principale devono essere contrassegnate con la lingua diversa. Ad esempio, se in un testo in lingua italiana vengono inserite parole inglesi, queste devono essere contrassegnate e dichiarate come inglesi. Altrimenti, uno screen reader leggerebbe le parole inglesi con l’accento italiano.

1.3 Compilazione dei metadati

I metadati come il titolo, l’autore ecc. sono inseriti in File (1), Informazioni (2), Proprietà (3). Un titolo significativo è particolarmente importante.

2. Creazione di contenuti

2.1 Formattazione del testo

La formattazione del testo in MS PowerPoint non può essere controllata tramite gli stili, come invece avviene in MS Word. Se si utilizza un modello speciale ad alta accessibilità, le impostazioni di formattazione possono essere lasciate così come sono. Altrimenti, il carattere, la dimensione, lo stile e il colore del carattere possono essere impostati come segue: Seleziona il testo (1) e in Inizio (2) apri il menu contestuale Carattere (3) e utilizza le opzioni di formattazione del testo (4).

Molti lettori traggono vantaggio dai caratteri senza serif o senza “grazie”, come Arial o Calibri. Si dovrebbe usare una dimensione di almeno 18 pt per il testo standard e di almeno 44 pt per i titoli. La dimensione sufficiente dipende anche dal luogo e dal modo in cui viene tenuta la presentazione (condizioni di illuminazione, possibilità di ingrandimento per il lettore, ecc.)

Per motivi di leggibilità, è opportuno utilizzare anche un colore dei caratteri sufficientemente contrastante. Il maiuscolo e il corsivo vanno usati con parsimonia. Lo stesso vale per la sottolineatura, che va evitata. Oltre alla scarsa leggibilità, il testo sottolineato può essere confuso con i link. Le citazioni devono essere indicate con le virgolette, poiché lo screen reader legge le virgolette. Non riconosce la formattazione in corsivo, il che significa che la citazione non sarebbe riconoscibile come tale.

Le intestazioni e i piè di pagina vengono spesso saltati dagli screen reader. Pertanto, le informazioni in essi contenute dovrebbero essere trasmesse anche altrove.

Anche il testo giustificato allineato a sinistra aumenta la leggibilità. Inoltre, è necessario prestare attenzione agli spazi generosi tra le righe, le illustrazioni e le etichette.

L’interlinea si regola alla voce Inizio (1) del menu Paragrafo (2), Interlinea (3).

Gli errori ortografici, o anche i termini che si suppone siano riconosciuti come errati da PowerPoint, devono essere corretti. Altrimenti, gli screen reader leggeranno prima “Errore ortografico” e poi la parola in questione per ogni errore.

Suggerimento: se il correttore ortografico riconosce ripetutamente lo stesso termine come errore ortografico, questa parola può essere aggiunta al dizionario facendo clic con il tasto destro del mouse o ignorata durante l’ulteriore controllo ortografico (“Ignora tutto”).

2.2 Utilizzo di un titolo unico per le diapositive

I titoli delle diapositive devono essere chiari e significativi. Il titolo di ogni diapositiva deve essere diverso da quelli precedenti e successivi, anche se appartengono allo stesso argomento. Le persone con disabilità visive o difficoltà di lettura spesso usano i titoli come aiuto alla navigazione.

2.3 Definire la sequenza di lettura di una diapositiva

La sequenza di lettura di una diapositiva è molto importante per la comprensione. L’ordine del contenuto della pagina determinato automaticamente da MS PowerPoint corrisponde all’ordine in cui i singoli elementi sono stati aggiunti alla diapositiva. Ciò significa che l’ordine degli elementi aggiunti non corrisponde necessariamente alla sequenza logica di lettura. La sequenza di lettura deve quindi essere controllata separatamente.

La sequenza di lettura è definita in Inizio (1), Disposizione (2), Area di selezione (3).

Suggerimento: il pulsante Disponi può essere nascosto se la finestra di PowerPoint è ridotta a icona o se lo schermo è piccolo. Si trova nell’area di disegno e può essere visualizzato da lì.

Nel menu Selezione che si apre (4), l’ordine degli elementi sulla diapositiva può essere specificato manualmente facendo clic e trascinando. È importante che la posizione inferiore venga letta per prima e quella superiore per ultima. In questo modo si simula l’ordine in cui sono stati aggiunti gli elementi. L’elenco deve quindi essere letto dal basso verso l’alto e non dall’alto verso il basso come di consueto.

2.4 Link

I collegamenti devono essere integrati correttamente. Ciò può essere fatto tramite Inserisci (1), Collegamenti (2), Testo da visualizzare (3), Indirizzo (4) o, in alternativa, tramite Ctrl+K e poi continuare al punto (3).

Il “testo da visualizzare” (testo del link) è il testo che l’utente vede, ad esempio “Homepage dell’Università intercantonale per l’educazione dei bisogni speciali” (la pagina è in tedesco o in inglese). L'”indirizzo” è l’URL che viene richiamato cliccando sul testo del link, in questo caso “www.hfh.ch”. Oltre a un sito web o a un file, è possibile collegare anche una posizione specifica dello stesso documento o un indirizzo e-mail.

Oltre all’orientamento generale, un testo di collegamento significativo è utile anche quando si cercano informazioni negli elenchi di collegamenti.

Suggerimento: Il termine “link” nel testo del link non è necessario, poiché questa informazione viene solitamente aggiunta automaticamente dagli screen reader.

2.5 Colori e contrasti

I contrasti, ad esempio il testo su uno sfondo, devono essere sufficientemente elevati. Per garantire che le persone con deficit della visione a colori (ad esempio, deficit visivi rosso-verdi) abbiano a disposizione le stesse informazioni, i contenuti non devono essere veicolati esclusivamente attraverso il colore, ma sempre in aggiunta con scritte o disegni.

Secondo le Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 il rapporto di contrasto dovrebbe essere di almeno 4,5:1 per il testo di dimensioni normali e di almeno 3:1 per il testo di grandi dimensioni. Per testo di grandi dimensioni si intendono almeno 18 pt per i caratteri standard o 14 pt in grassetto.

Suggerimento: il controllo di accessibilità di PowerPoint indica contrasti di colore insufficienti. Questi possono essere regolati.

I seguenti esempi mostrano come le informazioni possono essere trasmesse in modo completo anche in presenza di carenze nella visione dei colori.

2.5.1 Trasferimento di informazioni insufficiente solo attraverso il colore

Nel grafico a barre a sinistra, le informazioni vengono trasmesse solo attraverso i colori. A seconda della scelta del colore e del deficit di visione, le serie di dati non possono essere assegnate correttamente. Nel diagramma di destra, le tre serie di dati si distinguono quindi solo per la loro diversa luminosità:

2.5.2 Trasmissione di informazioni su colori e motivi

Nelle illustrazioni seguenti, le informazioni aggiuntive sono fornite da diversi motivi. Questo aiuta a differenziare le serie di dati in caso di difetti nella visione dei colori.

2.5.3 Trasmissione di informazioni tramite colori e scritte

In questo terzo esempio, l’informazione è trasmessa solo dal colore nell’illustrazione di sinistra e in aggiunta da un’etichetta nell’illustrazione di destra (“Occupato”, “Posti liberi”, “Ultimi posti”):

Fonte dell’immagine: Eidgenössisches Departement des Innern, Dokumente, Gleichstellung, Medienmaterial, Accessibility (28.02.2020)

In termini di E-Accessibility, è preferibile una combinazione di diverse forme di presentazione delle informazioni (ad esempio colori o caratteri).

2.6 Elenchi

Come per le intestazioni, anche gli elenchi puntati o numerati sono dotati del corrispondente modello di formato. A tale scopo, selezionare in Inizio (1) Elenco o Elenco ordinato (2) e poi il formato di enumerazione desiderato (3).

Gli elenchi annidati devono essere disposti correttamente, cioè non si può saltare alcun livello. Il livello dell’elenco può essere modificato con Inizio (1), Aumenta rientro o Diminuisci rientro (2).

2.7 Oggetti visivi

Tutti gli oggetti visivi come immagini, grafici, video ecc. devono avere un testo alternativo. Il testo alternativo viene letto dagli screen reader e deve descrivere l’oggetto visivo in modo breve, neutrale ma completo. In altre parole, il testo alternativo deve trasmettere tutte le informazioni che l’immagine trasmette. Se per la comprensione sono necessarie ulteriori informazioni che non possono essere trasmesse dal testo alternativo compatto, queste devono essere inserite nel testo prima o dopo l’oggetto visivo.

Il testo alternativo può essere memorizzato o modificato facendo clic sull’oggetto visivo (1), Formato immagine (2), Testo alternativo (3) nella finestra Testo alternativo (4). In alternativa, fare clic con il pulsante destro del mouse sull’oggetto visivo, Modifica testo alternativo, Testo alternativo (4).

Nell’area “Testo alternativo” è possibile contrassegnare un oggetto visivo come decorativo (5). Decorativo significa che chi non può vedere questa immagine non perderà alcuna informazione. Questo perché un testo alternativo viene letto dallo screen reader, mentre un’immagine contrassegnata come decorativa non viene letta.

Se un’immagine viene utilizzata per collegarsi a un sito web, il testo alternativo deve corrispondere alla destinazione del collegamento (URL).

Suggerimento: quando si fa clic su “Genera descrizione per me”, MS Word suggerisce automaticamente un testo alternativo. Tuttavia, questo sovrascrive il testo alternativo che hai scritto tu stesso. Non è necessario salvare il testo alternativo, poiché viene salvato automaticamente.

2.8 Tabelle

Gli screen reader di solito leggono le tabelle riga per riga. Per facilitare la comprensione di una tabella da parte degli utenti di screen reader, si prega di notare quanto segue:

• Definire le intestazioni delle righe e delle colonne.
• Non inserire righe o colonne vuote.
• Evitare di unire e dividere le celle.
• Usare le tabelle solo per visualizzare informazioni relative al contenuto. Non per ottenere un layout specifico.

Suggerimento: le due schede “Progettazione tabella” e “Layout” appaiono solo quando si fa clic sulla tabella.

Le intestazioni di riga e di colonna possono essere attivate come segue: Nella scheda Progettazione tabella (1), spuntare Intestazione (2) (intestazione di riga) e Prima colonna (3) (intestazione di colonna). Ciò consente agli screen reader di leggere correttamente la tabella.

3. Finalizzare il documento

3.1 Controllare l’accessibilità in MS PowerPoint

Nella scheda Verifica (1), Verifica accessibilità (2), è possibile verificare l’E-Accessibility della presentazione di PowerPoint. Durante la modifica di un documento, questa funzione viene visualizzata anche nella barra di stato e il controllo può essere avviato da lì. Nella sezione Accessibilità, il controllo mostra gli errori che devono ancora essere corretti in Risultati del controllo (3).

3.2 Creare PDF

Molte presentazioni di PowerPoint vengono prima o poi convertite in formato PDF. Per non compromettere le proprietà di accessibilità, è importante che la presentazione non venga salvata come PDF tramite il menu di stampa. Invece: File (1), Salva con nome (2), selezionare PDF (3) dal menu e Salva.

3.3 Verifica dell’accessibilità in PDF

Sebbene la creazione di una presentazione PowerPoint accessibile soddisfi i requisiti per un PDF accessibile, l’accessibilità deve essere verificata nuovamente anche nel PDF generato. A questo proposito esiste un’ulteriore linea guida che descrive in dettaglio il controllo dell’accessibilità nei PDF.