Questa guida contiene informazioni di base e suggerimenti per creare documenti accessibili in Microsoft Word ed esportarli in PDF. Le schermate si riferiscono alla versione 16.35 di Microsoft Office (20030802) e possono differire da altre versioni.

Le istruzioni dettagliate e illustrate sulle singole impostazioni e sulle note sono seguite da una Checklist.

1. Misure preparatorie

Prima di iniziare a creare un documento accessibile, è necessario effettuare alcune impostazioni.

1.1 Modelli accessibili

È utile utilizzare modelli accessibili quando si creano documenti di testo. MS Word fornisce Modelli accessibili. I modelli accessibili supportano la creazione di documenti accessibili, ad esempio garantendo che i caratteri e le dimensioni dei caratteri siano facilmente leggibili, che i contrasti siano già sufficientemente elevati, ecc. Tuttavia, anche un documento di testo creato da zero può essere reso accessibile, cioè si può partire da un documento vuoto e renderlo accessibile utilizzando la guida.

I modelli forniti da Microsoft possono essere richiamati tramite File (1), Nuovo da modello (2), quindi alla voce Nuovo (3) cercare “senza barriere” (4).

1.2 Stili

Gli stili sono uno degli strumenti più importanti per creare documenti di testo accessibili. Per formattare utilizzando gli stili, aprirli in Avvio (1), Area di stile (2) o tramite Alt+Cmd+Maiusc+S e selezionare lo stile in questione (3). I segni di paragrafo (¶) possono essere visualizzati in Avvio (1), Segno di paragrafo (4).

1.3 Area di navigazione

L’area di navigazione offre una panoramica completa dei livelli e dei capitoli del documento. Può essere visualizzata tramite Visualizza (1), Area di navigazione (2).

L’area di navigazione è suddivisa in tre sottoaree. Nell’area Intestazioni vengono visualizzati i titoli e le intestazioni, nonché il rispettivo livello. In Pagine vengono visualizzate le pagine del documento sotto forma di miniature. L’area Risultati visualizza i risultati della ricerca nel documento.

1.4 Lingua principale del documento

L’ultima fase di preparazione consiste nel definire la lingua del documento. La lingua principale può essere definita nella scheda Controllo (1) alla voce Lingua (2). Si tratta della lingua in cui viene effettuato il controllo ortografico del documento.

In caso di cambio di lingua all’interno del documento, le sezioni scritte in una lingua diversa da quella principale devono essere contrassegnate con la lingua diversa. Ad esempio, se in un testo in lingua tedesca vengono inserite parole inglesi, queste devono essere contrassegnate e dichiarate come inglesi. A tale scopo, selezionare la parola o il paragrafo corrispondente nel testo e contrassegnarlo nuovamente con Controllo (1) e Lingua (2). Altrimenti, uno screen reader leggerebbe le parole inglesi con l’accento tedesco.

Nella finestra Lingua (1), è possibile selezionare ad esempio il tedesco (Svizzera) (2) e impostare questa lingua come predefinita (3). È importante che l’impostazione Riconosci automaticamente la lingua (4) non sia attivata, ad esempio per contrassegnare le parole in lingua straniera.

Suggerimento: la lingua può essere personalizzata anche direttamente nella barra di stato (1) (in fondo al documento):

Questa impostazione della lingua può anche essere aggiunta alla barra di stato per un accesso rapido facendo clic con il tasto destro del mouse.

1.5 Compilazione dei metadati

In File (1), Proprietà (2), nella scheda Riepilogo (3), si inseriscono metadati quali titolo, autore/i ecc. Un titolo significativo (4) è particolarmente importante.

2. Creazione del contenuto

2.1 Formattazione del testo

Ogni modulo di testo deve essere formattato con uno stile per rendere il documento il più accessibile possibile: titoli come intestazioni, testo continuo come standard, ecc. Anche i testi continui più lunghi devono essere organizzati dividendoli in paragrafi con sottotitoli. Anche i sottotitoli devono essere formattati con uno stile appropriato, poiché lo screen reader non riconoscerà un titolo se è stampato in grassetto ma non formattato.

Quando si utilizzano gli stili per i titoli, non si può saltare nessun livello di titolo, cioè il titolo 1 è seguito dal titolo 2, poi dal titolo 3 e così via. Ciò significa che tutti i livelli di intestazione devono essere utilizzati nell’ordine corretto. Nessun livello di intestazione deve essere omesso, ad esempio per motivi estetici. Il rispetto della gerarchia dei titoli facilita la riproduzione corretta della logica del testo da parte degli screen reader.

Il testo continuo è formattato con lo stile “Standard”, che deve essere impostato come testo giustificato allineato a sinistra (senza giustificazione). L’allineamento facilita l’orientamento nel testo e quindi la leggibilità. Anche le lettere maiuscole e il corsivo devono essere usati con parsimonia per motivi di leggibilità. Lo stesso vale per la sottolineatura, in quanto il testo sottolineato può essere confuso con i link. Le citazioni devono essere indicate con le virgolette, poiché lo screen reader legge le virgolette. Non riconosce la formattazione in corsivo, il che significa che la citazione non sarebbe riconoscibile come tale.

La spaziatura tra il testo, le intestazioni o le illustrazioni deve essere impostata solo utilizzando lo stile, non inserendo linee vuote (segni di paragrafo vuoti). Evitare i segni di paragrafo vuoti impedisce ai programmi di lettura di leggere le righe vuote.

Ad esempio, se si vuole inserire una spaziatura di 9 pt prima di ogni “Intestazione 3”: Nell’area Stili (1), fai clic con il pulsante destro del mouse sullo stile in questione (2) e fai clic su Modifica (3).

Nella finestra “Modifica stile”, fai clic su Formato (1) in basso a sinistra e selezionare le impostazioni per il paragrafo (2) nel menu a discesa e impostare la spaziatura desiderata in Prima o Dopo (3).

Le intestazioni e i piè di pagina vengono spesso saltati dai lettori di schermo. Pertanto, le informazioni ivi contenute dovrebbero essere trasmesse anche altrove.

Gli errori ortografici, o anche i termini che si suppone siano riconosciuti come errati da Word, devono essere corretti. Altrimenti, gli screen reader leggeranno prima “Errore ortografico” e poi la parola in questione per ogni errore.

Suggerimenti: Se il correttore ortografico riconosce ripetutamente lo stesso termine come errore ortografico, questa parola può essere aggiunta al dizionario facendo clic con il tasto destro del mouse o ignorata durante l’ulteriore controllo ortografico (“Ignora tutto”).

A volte una nuova formattazione non viene accettata, cioè non succede nulla quando si formatta con un nuovo stile. In questo caso, è utile rimuovere brevemente la formattazione. A tale scopo, utilizzare il comando “Elimina formattazione” nell’area Stili di formattazione. È quindi possibile selezionare nuovamente lo stile desiderato.

I collegamenti dovrebbero essere integrati correttamente. Per creare un collegamento, usare Cmd+K o fare clic con il tasto destro del mouse (in alternativa: Inserisci) (1), Modifica collegamento (2) e Indirizzo (3).

Il testo da visualizzare (4) (testo del link) è il testo che l’utente vede, ad esempio “Homepage dell’Università intercantonale per l’educazione dei bisogni speciali”. L’indirizzo è l’URL che viene richiamato cliccando sul testo del link, in questo caso “www.hfh.ch”. Oltre a un sito web o a un file, è possibile collegare anche un punto specifico del documento o un indirizzo e-mail.

Un link deve distinguersi chiaramente dal resto del testo, in modo da essere facilmente riconoscibile come link. Inoltre, il testo del link deve descrivere in modo conciso la destinazione del link, ad esempio il sito web collegato. Oltre a fornire un orientamento generale, un testo di collegamento significativo è utile anche quando si cercano informazioni negli elenchi di link.

Vanno evitati testi di collegamento come “ulteriori informazioni”, “qui” o “link”. Il termine “link” nel testo del collegamento non è necessario, poiché questa informazione viene solitamente aggiunta automaticamente dagli screen reader. L’output che uno screen reader leggerebbe per un link di questo tipo sarebbe: “Link Link”.

Ad esempio, se si rimanda alla pagina del ritratto di HfH, il link potrebbe avere questo aspetto la pagina è in tedesco e in inglese: «Porträt der Interkantonalen Hochschule für Heilpädagogik».

2.3 Colori e contrasti

I contrasti, ad esempio il testo su uno sfondo, devono essere sufficientemente elevati. Per garantire che le informazioni non vadano perse per le persone con deficit della visione a colori (ad esempio, deficit visivo rosso-verde), il contenuto non deve essere veicolato esclusivamente attraverso il colore. Oltre al colore, le informazioni possono essere veicolate, ad esempio, attraverso scritte o disegni.

Secondo le Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 il rapporto di contrasto dovrebbe essere di almeno 4,5:1 per il testo di dimensioni normali e di almeno 3:1 per il testo di grandi dimensioni. Per testo di grandi dimensioni si intende almeno 18 pt o 14 pt in grassetto per i font standard.

Suggerimento: il controllo di accessibilità di Word mostra contrasti di colore insufficienti. Questi possono essere regolati.

Gli esempi seguenti mostrano come le informazioni possano essere trasmesse in modo completo anche in caso di carenza di colori.

2.3.1 Trasferimento di informazioni insufficiente solo attraverso il colore

Nel grafico a barre a sinistra, le informazioni vengono trasmesse solo attraverso i colori. A seconda della scelta del colore e del deficit di visione, le serie di dati non possono essere assegnate correttamente. Nella figura a destra, le tre serie di dati si distinguono quindi solo per la loro diversa luminosità.

2.3.2 Fornire informazioni su colori e modelli

Nelle illustrazioni che seguono, le informazioni aggiuntive sono fornite da diversi modelli. Questo aiuta a differenziare le serie di dati in caso di difetti nella visione dei colori.

2.3.3 Trasferimento di informazioni attraverso il colore e l’etichettatura

In questo terzo esempio, l’informazione è trasmessa solo dal colore nell’illustrazione di sinistra e in aggiunta da un’etichetta nell’illustrazione di destra (“Occupato”, “Posti liberi”, “Ultimi posti”).

Fonte dell’immagine: Eidgenössisches Departement des Innern, Dokumente, Gleichstellung, Medienmaterial, Accessibility (28.02.2020)

In termini di E-Accessibility, è preferibile una combinazione di diverse forme di presentazione delle informazioni (colori, motivi o caratteri).

2.4 Elenchi

Come le intestazioni, anche gli elenchi puntati sono dotati del corrispondente modello di formato: Inizio (1), punto o numerazione (2).

Gli elenchi annidati devono essere disposti correttamente, il che significa che, come per le intestazioni, non è possibile saltare alcun livello. Il livello dell’elenco può essere modificato tramite Avvio (1), Aumento o diminuzione del rientro (2) o spostamento del punto elenco verso il basso di un livello.

Il punto elenco cambia e l’elemento dell’elenco rientra:

• Esempio livello 1
  • Esempio livello 2

2.5 Oggetti visivi

Tutti gli oggetti visivi come immagini, grafici, video ecc. devono avere un testo alternativo. Questo testo alternativo viene letto dagli screen reader e deve descrivere l’oggetto visivo in modo breve, neutrale ma completo. In altre parole, il testo alternativo deve trasmettere tutte le informazioni che l’immagine trasmette. Se per la comprensione sono necessarie ulteriori informazioni che non possono essere trasmesse dal testo alternativo compatto, queste devono essere inserite nel testo prima o dopo l’oggetto visivo.

Il testo alternativo può essere memorizzato e modificato facendo clic sull’immagine (1), sul formato dell’immagine (2), sul testo alternativo (3) nel campo di testo dell’area del testo alternativo (4).

Nell’area “Testo alternativo” è possibile contrassegnare un oggetto visivo come decorativo (5). Decorativo significa che chi non può vedere questa immagine non perderà alcuna informazione. Questo perché un testo alternativo viene letto dallo screen reader, mentre un’immagine contrassegnata come decorativa non viene letta.

Se un’immagine viene utilizzata per collegarsi a un sito web, il testo alternativo deve corrispondere alla destinazione del collegamento (URL). Va notato che il testo alternativo non è la legenda dell’immagine. Una legenda fornisce informazioni di base che vengono fornite anche alle persone vedenti.

Suggerimento: quando si fa clic su “Genera descrizione per me”, MS Word suggerisce automaticamente un testo alternativo. Tuttavia, questo sovrascrive il testo alternativo scritto dall’utente. Non è necessario salvare il testo alternativo perché viene salvato automaticamente.

Le figure vengono inserite “Con testo in riga”. Questo è il modo in cui MS Word inserisce una figura. Per verificare, fare clic sulla figura (1), selezionare Interruzione di riga (2) e controllare se la figura è formattata come Con testo in riga (3).

2.6 Tabelle

Gli screen reader generalmente leggono le tabelle riga per riga. Per facilitare la comprensione di una tabella da parte degli utenti di screen reader, è necessario osservare le seguenti regole:

• Non inserire righe o colonne vuote.
• Evitare di unire e dividere le celle.
• Le tabelle non devono essere utilizzate per creare un layout specifico.
• Se possibile, non annidare le tabelle una dentro l’altra.
• Definire le intestazioni di riga e colonna: fare clic su Tabella, Progettazione tabella (1), selezionare Intestazione (2) e Prima colonna (3).

• Nel layout della tabella, alla voce Dati, è possibile attivare la ripetizione delle righe di intestazione: Fare clic su tabella, Layout (1), Dati (2), Ripeti righe di intestazione (3).

Per una tabella più complessa, si imposta un titolo e si riassume il contenuto.

3.1 Verifica della struttura

La struttura del documento viene nuovamente controllata prima della creazione del PDF. Non sono stati saltati livelli e il documento ha una sequenza gerarchica logica? La panoramica di navigazione aiuta a verificare la struttura del documento.

È possibile verificare l’accessibilità del documento nella scheda Verifica (1), Verifica accessibilità (2). Durante la modifica di un documento, questa funzione viene visualizzata anche nella barra di stato e il controllo può essere avviato da lì. Il controllo dell’accessibilità indica gli errori che devono ancora essere corretti in Verifica risultati (3).

3.3 Creare PDF

Prima o poi, la maggior parte dei documenti Word verrà convertita in PDF. Per non compromettere le proprietà di accessibilità, il documento non deve essere salvato come PDF tramite il menu di stampa. Invece: File (1), Salva con nome (2), PDF (3).

3.4 Controllare l’accessibilità in PDF (istruzioni proprie)

L’accessibilità deve essere verificata anche nel PDF generato. A questo proposito esiste un’ulteriore linea guida che descrive in dettaglio il controllo dell’accessibilità nei PDF.