Sono moltissimi i tool per comunicare e collaborare che vanno a nostro favore. Affinché, per la scelta di un tool, tu non debba basarti solo sul tuo istinto, ti forniamo alcuni criteri decisionali. Con un tool, che offre diverse funzioni, devono essere fatti necessariamente dei compromessi. Altrimenti, diventerebbe molto complicato o la funzionalità ne risentirebbe. Infatti, a seconda dello scopo di utilizzo, può essere utile usare un tool specifico ma semplice.

Gratis, come sappiamo, non significa gratuito. Spesso si paga con i propri dati e guardando le pubblicità. Lo sviluppo di un tool è per lo più molto dispendioso e deve essere finanziato in qualche modo. Molti fornitori puntano su un cosiddetto modello Freemium. Ciò significa che puoi utilizzare il tool con una funzionalità ridotta, per avere più funzioni a disposizione dovrai convertire il programma alla versione a pagamento.

Idealmente, un tool è facile da utilizzare e dispone di un’interfaccia utente progettata in modo accattivante. Da un lato c’è una questione di gusti, dall’altro ci sono criteri piuttosto oggettivi. Ad esempio, i tool facili da utilizzare sono quelli orientati a concetti di utilizzo e criteri di progettazione comuni.

Il miglior tool di comunicazione non serve a nulla se viene utilizzato da solo. È possibile, ad esempio, che vogliate effettivamente non servirvi di WhatsApp per motivi di protezione dei dati, ma che per questo perdiate i contatti con diverse persone. Un altro criterio è la sicurezza dei dati. Dove vengono salvati i dati? Come sono le norme di utilizzo? Quanto è affidabile il servizio? C’è il pericolo che sparisca dal mercato in breve tempo? Posso eliminare i miei dati quando non voglio più utilizzare un servizio? Queste possono essere domande importanti quando decidi di utilizzare una piattaforma.

Con il termine personalizzazione, si intende la possibilità di adattare le proprie preferenze e il proprio workflow per permettere di lavorare in modo piacevole ed efficiente. Spesso, le funzioni e i canali di comunicazione utilizzati possono essere messi in evidenza, altri possono essere nascosti. Inoltre, è utile anche che il tool sia collegato ad altri servizi. 

Di seguito, ecco i criteri decisionali e le domande che puoi porti. Preferisci utilizzare più tool molto specifici, tool semplici o un solo strumento che soddisfi ogni tua richiesta? Le funzioni limitate sono abbastanza oppure sei disposta/o a pagare per altre funzionalità? Quali? Secondo te, cosa rende semplice l’utilizzo di una piattaforma? Quale interfaccia preferisci? Quanto è importante per te che più persone possibili utilizzino lo stesso tool? Sarebbe drammatico se il tool non fosse più disponibile per un certo tempo o se scomparisse dal mercato? Quanto è importante poter adattare i tool alle tue esigenze personali e alle diverse situazioni? A seconda del contesto d’uso, una o un’altra domanda hanno un grande peso. In un modo o nell’altro è consigliabile testare a fondo un tool prima di utilizzarlo per i propri scopi.