In dieser Einheit lernst du verschiedene Methoden und Tools kennen, um deine Aufgaben effizient und möglichst stressfrei zu bewältigen.
Getting Things Done
«Getting Things Done», abgekürzt «GTD», eine von David Allen entwickelte Methode zur Verbesserung der Produktivität und zum besseren Organisieren von Aufgaben. Die Methode zielt darauf ab, den Geist zu entlasten, indem alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen in einem externen, organisierten System festgehalten werden.
Die GTD-Methode basiert auf einem fünfstufigen Prozess:
- Erfassen: Alle Aufgaben und Ideen werden in einem System festgehalten, z.B. in einer To-do-Liste oder einem digitalen Tool.
- Klären: Die Bedeutung und der Umfang jeder Aufgabe werden geklärt.
- Organisieren: Die Aufgaben werden in Kategorien und Projekte eingeteilt.
- Reflektieren: Regelmäßig werden die Aufgabenlisten und Projekte überprüft und aktualisiert.
- Engagieren: Es werden die nächsten Schritte festgelegt und die Aufgaben erledigt.
Das folgende Video gibt dir einen vertieften Einblick in die Methode:
Weitere Informationen: Getting Things Done (GTD)
Kanban
Kanban ist eine Methode des agilen Arbeitens die vor allem in Teams verwendet wird. Typischerweise werden Aufgaben auf einem Kanban-Board in Spalten wie «To Do», «In Arbeit» und „Erledigt“ verschoben, um den aktuellen Status sichtbar zu machen. Kanban kannst du aber auch für dich persönlich nutzen, beispielsweise um bei einer umfangreicheren Arbeit Prioritäten zu setzen, Überlastung zu vermeiden und den Fortschritt transparent zu verfolgen. Durch das Limitieren paralleler Aufgaben fördert es einen fokussierten, kontinuierlichen Arbeitsstil.
Oft wird ein Kanban-Board zwar in physischer Form eingesetzt. Aber gerade für die zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit hat eine Onlineversion Vorteile. Im Prinzip kann man hierfür ein einfaches Pinnwandtool wie Padlet oder Taskcards nutzen. Deutlich weiter gehen spezifische Tools wie Microsoft Planner oder Trello.
Erklärvideo zu Kanban:
Weitere Informationen: Blogbeitrag: Was ist Kanban? Definition und Prinzipien!
Eisenhower-Prinzip
Zur Priorisierung von Aufgaben wird häufig das „Eisenhower-Prinzip” angewendet. Dabei werden die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Durch die Anordnung in zwei Achsen entstehen vier Quadranten, die sich gut grafisch darstellen lassen.
- Wichtig und dringend (auch: A-Aufgaben): Diese Aufgaben werden sofort erledigt.
- Wichtig, aber nicht dringend (auch: B-Aufgaben): Für die Erledigung dieser Aufgaben wird ein Termin in die Agenda gesetzt.
- Nicht wichtig, aber dringend (C-Aufgaben): Diese Aufgaben werden an eine andere Person delegiert.
- Nicht wichtig und nicht dringend (D-Aufgaben): Diese Aufgaben werden ignoriert. Sollten sie doch einmal wichtig oder dringend werden, tauchen sie ohnehin wieder auf.
So einfach und einleuchtend dieses Prinzip auch ist, effektiv ist es oft gar nicht so einfach, die Wichtigkeit und die Dringlichkeit einzuschätzen. Außerdem haben nicht alle Personen die Möglichkeit, Aufgaben an andere zu delegieren. Dennoch lohnt es sich, die Methode für eine gewisse Dauer anzuwenden. Eine anschauliche und flexible Möglichkeit bietet das Whiteboard-Tool Miro an. Damit lassen sich Zettelchen mit Aufgaben den verschiedenen Quadranten zuordnen. Die Zettel können jederzeit verschoben oder anders eingefärbt werden.
Vertiefende Informationen zum Eisenhower-Prinzip:
- Eisenhower-Matrix: Definition, Funktionsweise und Beispiele
Ausführlicher und praxisnaher Blogbeitrag von Asana - Eisenhower Prinzip
Kurzes und sehr anschauliches Video zum Eisenhower-Prinzip von studyflix.
Tools
Grundsätzlich kannst du deine Aufgaben mit irgendeinem Tool erfassen. Wenn du für deine Notizen ein Tool wie Notion, Evernote oder OneNote (bzw. Microsoft Loop) verwendest, so hast du da schon recht mächtige Werkzeuge für das Aufgabenmanagement zur Hand.
Manchmal hat man aber lieber ein schlankes und spezifisches Tool. Hier ein paar Empfehlungen:
Microsoft ToDo
Microsoft To Do ist recht schlicht gehalten, lässt aber kaum wünsche offen: Aufgaben können terminiert, kategorisiert und wiederholt werden. Du kannst sie mit Anhängen und Notizen anreichern und Benachrichtigungen einstellen. Bestechend ist v.a. die Integration ins Microsoft-Universum. Zugewiesene Aufgaben aus Outlook oder Teamskanälen werden ebenfalls in ToDo angezeigt. Die App ist für alle Gerätetypen und Plattformen verfügbar. Somit hast du überall und jederzeit Zugriff auf deine Tasks.
Im folgenden Video erhältst du eine praxisorientierte Einführung:
Apple Erinnerungen
Wenn du im Apple Universum zu Hause bist, so ist die App «Erinnerungen» eine naheliegende Lösung, weil sie stark ins System integriert ist. Mit dieser App können aber auch Aufgaben von anderen Anbietern (Microsoft, Google) synchronisiert werden.
Todoist
Todoist hat zwar auch eine einfache Benutzeroberfläche ist aber deutlich mächtiger als die anderen beiden Tools. Die App ist ebenfalls für alle Plattformen verfügbar und synchronisiert die Aufgaben auf allen verbundenen Geräten. Die Basisfunktion der App sind kostenlos. In der Regel reichen diese für den Schul- oder Studiumsalltag problemlos.
Videotutorial:
Zum Überlegen
- Wie bewährt sich dein System des Aufgaben-Managements?
- Bevorzugst du eine digitale oder eine analoge Methode? Oder hast du dich für eine Kombination der beiden entschieden?
- Wo siehst du für dich Optimierungspotential?
- Welche Impulse aus dem Modul möchtest du für dich integrieren? Wie gehst du dazu vor?
- Versuche die anfallenden Aufgaben der nächsten Zeit nach dem Eisenhower-Prinzip zu ordnen und beobachte, wie sich die vier Quadranten bei dir füllen.