Accanto al giusto tool, è necessario che le/i partecipanti contribuiscano alla collaborazione con competenze applicative e disponibilità.
Ecco di seguito alcuni suggerimenti.
Organizzazione
- Chiarire l’obiettivo: cosa vogliamo raggiungere? Come dovrà essere il prodotto finale?
- Chiarire responsabilità e autorizzazioni: chi dà gli incarichi? Chi ha quali diritti? Chi è responsabile di quale parte? Chi deve solo leggere? Chi è responsabile della conclusione del progetto?
- Tempistica: fino a quando e quali persone possono essere coinvolte? Quali aiuti di tipo organizzativo sono impiegati (calendario, Task manager …)? Cosa fare in caso di ritardi?
- Processo trasparente: come si riconosce chi ha fatto cosa? Come possiamo assicurarci che il processo resti rintracciabile?
Tool
- Quali tool utilizziamo per quale scopo?
- Tutte/tutti le/i partecipanti sanno usare i tool concordati per il progetto?
Tipo di collaborazione
- Aggiungiamo le proposte di modifica sotto forma di commento, scriviamo direttamente nel testo o usiamo la modalità revisione?
- Come possiamo permettere che il processo rimanga tracciabile e chiaro?
- Cosa facciamo in modo asincrono? Perché non si può fare a meno di un incontro online?
Rapporti con le persone, tono
- Come affrontiamo le diverse aspettative e i diversi approcci al lavoro?
- Come troviamo una soluzione comune in caso di divergenze di pensiero?
- Come ci scambiamo feedback?
Come comportarsi durante le videoconferenze
Valuta criticamente questi consigli secondo il tuo stile e i tuoi reali bisogni.
Consiglio n. 1: nomina un moderatore
Le videoconferenze funzionano come le normali riunioni. Se non è presente un moderatore, c’è il rischio che la riunione non venga gestita in modo adeguato. È opportuno concordare prima dell’inizio della videoconferenza chi sarà il moderatore della sessione.
Consiglio n 2: definisci un obiettivo
Tutti gli incontri devono avere uno scopo. Se si tratta solo di incontrare i colleghi per una breve chat online, sarebbe meglio nominare la riunione in modo appropriato, come “pausa caffè”, e non “riunione di lavoro”. Altrimenti, si rischia di comunicare qualcosa di sbagliato.
Consiglio n. 3: disattiva il microfono
Siamo tutti abituati a sentire strani rumori di fondo provenienti dai partecipanti alle chiamate: radio, bambini, rumori di cantiere, lavastoviglie o il ticchettio delle dita sulla tastiera. Per condurre la videoconferenza nel modo più fluido possibile, quando non si deve intervenire, è meglio disattivare il microfono, in modo da ridurre al minimo le interferenze e le distrazioni.
Consiglio n. 4: non parlare contemporaneamente ad altri
In una riunione tradizionale è molto più semplice che le persone parlino contemporaneamente, ma tutto ciò è molto fastidioso durante una videoconferenza. Idealmente, sarebbe meglio coordinarsi sulla sequenza degli interventi o far sì che il moderatore ne decida l’ordine.Alcuni strumenti offrono ai partecipanti la possibilità di alzare virtualmente la mano, il moderatore prenderà nota e potrà gestire gli interventi. Per gruppi più numerosi, può anche essere utile che i partecipanti scrivano la domanda in chat per prenotare l’intervento.
Consiglio n. 5: organizza gli interventi
Ci sono persone che amano chiacchierare, ma a volte possono risultare snervanti. Se il moderatore desidera ricevere il parere da ciascun partecipante alla riunione, può impostare un tempo limite per ogni intervento in modo da garantire la parola a tutti i partecipanti.
Consiglio n. 6: parla più lentamente
Nelle riunioni online c’è spesso un ritardo audio tra il microfono e il suono trasmesso, che può richiedere qualche secondo in più. Quando poni una domanda, lascia al gruppo abbastanza tempo per rispondere. Meglio non rispondere subito dopo ogni frase, perché potrebbero seguire altre domande.
Consiglio n. 7: attiva la videocamera
Il vantaggio delle piattaforme online come GoToMeeting, Zoom, Skype, Microsoft Teams, Team Viewer ecc. è che puoi vedere i tuoi interlocutori. Chiedi ai partecipanti di attivare la videocamera durante la videoconferenza, così da aumentare la consapevolezza e la serietà dell’incontro
Consiglio n. 8: invita solo le persone giuste
Poiché con la videoconferenza non sono necessari viaggi e spostamenti, si tende spesso a mandare l’invito a un numero di persone più alto del dovuto. Prima di invitare i partecipanti, è meglio definire l’obiettivo della videoconferenza. Quante volte durante una riunione virtuale ti sei chiesto: “Cosa ci faccio qui?”, ma poi per cortesia, sei rimasto connesso fino alla fine della riunione. Invita solo i partecipanti che realmente devono essere presenti, come se fosse un incontro di persona.
Consiglio n. 9: utilizza più immagini e meno testo
Quando mostri una presentazione, ricorda che molti partecipanti si collegano con un laptop e che il loro schermo è piccolo. Evita fogli di PPT con molto testo, meglio lavorare con le immagini. Nella videoconferenza puoi trasmettere emozioni, specialmente con discorsi e immagini, ed evitare presentazioni noiose.
(i consigli provengono dal sito: Sistemi integrati.net)