Quando si grida in un bosco, il suono torna sempre indietro. Le informazioni che invii hanno un impatto decisivo sullo sviluppo della comunicazione tra le/i partecipanti.
Comunicazione push e pull
Nella comunicazione in differita si differenzia tra comunicazione push e pull. Se le informazioni vengono scambiate attivamente dalla persona che invia alla persona che riceve, quindi ad esempio tramite e-mail o messaggio di Whatsapp, si parla di comunicazione push. In questo modo ci si assicura che l’informazione venga effettivamente ricevuta, contribuendo anche, con questa procedura, a coinvolgere nella comunicazione anche la persona che riceve. Con la comunicazione pull, al contrario, si mettono a disposizione le informazioni per tutte quelle persone interessate che potranno consultarle in caso di necessità. Esempi classici sono i siti web, un podcast oppure un canale video. La maggior parte dei mezzi pull sono utilizzati per grandi gruppi di interesse.
Per riflettere
- Quando ti senti assillata/o da notifiche push?
- Come riesci a tenere sotto le informazioni che reperisci tu stessa/o?
- Su quali canali ti senti disturbata/o da notifiche push (e-mail, Whatsapp ecc.)?
- In quale canale prevedi più scambi di dati (blog, blocco appunti della classe, ecc.)?
Consigli
Ecco alcune riflessioni e consigli che potrebbero essere importanti per l’invio di e-mail o di messaggi:
Qual è il momento giusto per inviare un messaggio?
- Il momento in cui si invia il messaggio/l’e-mail ha una grande influenza su come verrà percepito. Per esempio, è opportuno inviare e-mail di sera o durante il fine settimana? Molti programmi di posta elettronica hanno anche una funzione di invio programmato di un messaggio già scritto. Ulteriori informazioni: Ritardare o pianificare l’invio di messaggi di posta elettronica in Outlook
- Non tardare troppo a rispondere. Nei giorni lavorativi è comune rispondere nel giro di 24 ore. Se non sei ancora pronta/o per una risposta, inviare un breve messaggio dove comunichi il tempo che ti serve per rispondere può contribuire a creare trasparenza.
- In caso di lunghe assenze dovresti impostare un messaggio di risposta automatica dove comunichi le tue assenza e un altro modo per contattarti in caso di emergenze. Diversamente, l’altra persona aspetterà invano una tua risposta. Ulteriori informazioni: Inviare risposte automatiche (fuori sede) da Outlook
Chi deve ricevere davvero il messaggio?
- È consigliabile inviare le e-mail solo alle persone interessate. In caso si trattasse di una risposta, dovresti riflettere se tutte/tutti o solo la persona che ti ha fatto la domanda debba essere informata.
- In molti casi conviene creare e utilizzare gruppi di contatto su Outlook. Così, le e-mail possono essere destinate facilmente a un gruppo di persone (p.es. genitori, docenti, team). Ulteriori informazioni: Creare un gruppo di contatti
- Nelle e-mail possono essere informate altre persone sul contenuto inserendole in copia conoscenza (CC) o in copia conoscenza nascosta (CCN). Spesso questo però porta a un enorme scambio di e-mail non necessario. La copia conoscenza nascosta può inoltre essere percepita come scortese perché non si può sapere chi altro riceve quell’e-mail. Spesso al giorno d’oggi viene utilizzata per nascondere gli indirizzi e-mail in caso di molti destinatari per motivi legati alla protezione della privacy. Ulteriori informazioni: Gestire i destinatari suggeriti nei campi A, Cc e Ccn in Outlook
- Su Teams puoi richiamare l’attenzione di determinate persone o gruppi di persone sul tuo messaggio per assicurarti che lo leggano attraverso menzioni e tag. In questo modo è possibile che tutte e tutti i partecipanti abbiano accesso a un’informazione ma solo una piccola parte del gruppo riceva una notifica push.
- Guida scritta: Uso dei tag in Microsoft Teams