La docente Iris sta organizzando una passeggiata di classe con la sua prima elementare alla scoperta della campagna. I bambini sono tutti nuovi e ha deciso di portarli a pranzo in una fattoria. Iris ha dunque chiesto ai genitori di segnalare eventuali intolleranze alimentari, pratiche religiose legate al cibo (ha in classe diversi bambini di origini extra-europee). Iris vuole inoltre scattare delle foto per creare un mini-album ricordo da distribuire poi in forma stampata ai bambini.
Tramite un modulo, Iris ha raccolto i dati sulle abitudini alimentari dei suoi allievi, e ha consegnato ai genitori un’informativa dicendo che scatterà delle foto, che saranno utilizzate per uso didattico e internamente alla scuola.
Il pranzo
Iris ha poi ordinatamente trascritto i dati in un file Excel: di fianco ad ogni nome e cognome, ha indicato le intolleranze alimentari e, nei 4 casi rilevanti, la religione e quindi le relative pratiche alimentari (tre islamici e una bambina ebrea).
Per permettere alla fattoria di creare dei posti personalizzati per i bambini, con il loro nome scritto sul tovagliolo, Iris ha inviato il file Excel per e-mail alla gerente.
Domande guida:
Soluzione: Il pranzo
Inviare l’intera tabella Excel è stata una leggerezza. I dati sono “personali” quando sono relativi a “persone identificate o identificabili”: rendere evidenti i collegamenti tra abitudini alimentari e nomi e cognomi rende i dati personali. Si tratta inoltre di dati sanitari e in parte legati al credo religioso, quindi dati sensibili.
Come avrebbe potuto procedere?
Nel modulo di raccolta delle abitudini alimentari Iris avrebbe potuto inserire un’informativa e un tagliando con richiesta di specifico consenso da parte dei genitori, specificando che i dati avrebbero potuto essere comunicati a terzi nell’ambito dell’organizzazione di attività didattiche. Questo le avrebbe permesso di fare ciò che ha fatto legalmente.
In alternativa, Iris avrebbe potuto semplicemente indicare quanti bambini avrebbero preso quale menù (o cosa non avrebbero potuto mangiare), senza indicarne i nomi. Una volta sul posto, avrebbe poi potuto abbinare ai posti i tovaglioli personalizzati lei stessa, senza quindi avere il bisogno di trasmettere i dati a terzi.
Le fotografie
Durante la passeggiata scolastica, accompagnata da un bel sole, Iris ha fatto molte foto con il suo smartphone. Il suo smartphone salva automaticamente tutte le foto scattate su Dropbox, un servizio Cloud. Si tratta di un sistema di sicurezza, per evitare che le foto vadano perse nel caso in cui l’apparecchio si rompesse.
Domande guida:
Soluzione: Le fotografie
L’aver scattato le fotografie non è di per sé un problema, dato che Iris aveva informato di genitori. Il salvataggio su DropBox implica però due elementi chiave: (a) il trasferimento di dati personali a un’organizzazione terza, cioè l’azienda DropBox e (b) il trasferimento dei dati personali fuori dal suolo elvetico, precisamente negli Stati Uniti, dove DropBox ha i suoi server e dove vige un’altra legge sui dati personali – tra l’altro molto più debole di quella svizzera.
Questo doppio problema si può risolvere disattivando il salvataggio automatico delle fotografie sullo smartphone e salvando le foto solo in locale (su un disco fisso, una pena USB o sul computer), senza utilizzare servizio cloud.
Se si vuole invece continuare a utilizzare un cloud per i dati personali, si deve controllare l’identità dell’impresa che fornisce il servizio, e verificare che rispetti le prescrizioni della legge svizzera (ad esempio, che i dati restino sul territorio nazionale) – il che è piuttosto difficile! Qualora qualche regola non venisse rispettata, si dovrebbe chiedere il consenso dei genitori, e quindi questo elemento andrebbe aggiunto nell’informativa e nella richiesta di consenso.
Un’alternativa è utilizzare un tablet della scuola. La scuola stessa dovrebbe essersi preoccupata di predisporre il salvataggio dei dati secondo i termini di legge.
Nel caso in cui si abbia a disposizione una camera digitale, anche questa può rappresentare una alternativa semplice.