Per aumentare l’efficienza dei processi comunicativi è utile utilizzare i diversi canali in modo mirato:

• formale o informale: la comunicazione formale si instaura esclusivamente per motivi professionali e non dovrebbe includere informazioni private (informali). Una chat di gruppo in un servizio di messaggistica può essere utile per darsi appuntamento per pranzo con qualcuno o per condividere foto delle vacanze sugli sci. Un link a un documento condiviso o un invito per il successivo meeting appartengono al canale formale.
• raggiungere il gruppo target: prima di mandare un messaggio, rifletto su quale canale possa raggiungere facilmente il gruppo target che desidero. Quando voglio condividere un link con il team della scuola, utilizzo la funzione di chat del canale Teams. Se voglio, tuttavia, accordarmi per un appuntamento con tutte e tutti i docenti di educazione fisica, l’e-mail è lo strumento più efficace.
• messaggi per situazioni specifiche: situazioni diverse necessitano di canali di comunicazione adeguati. Dati confidenziali devono essere condivisi tramite un canale di comunicazione sicuro (p.es. e-mail). Per questioni urgenti è più opportuno inviare un messaggio nella chat.

Per comunicare online in modo efficace e produttivo è importante prendere accordi chiari. In questo contesto conviene chiarire come si pensa di gestire i messaggi push e pull, definire termini di risposta e concordare tempi di comunicazione. La collaborazione avviene meglio se per tutte e tutti i partecipanti è chiaro se è ben visto rispondere ai messaggi di sera o nel fine settimana.

Coltivare una cultura di convivenza con le altre persone e supportarsi reciprocamente spesso sembra più semplice di quanto in realtà sia. Il sostegno reciproco volontario e la responsabilizzazione delle persone sono aspetti determinanti. Tutte e tutti i partecipanti, ad esempio, devono avere familiarità con i canali di messaggistica scelti e saperli utilizzare. Spesso in questi casi può venire in aiuto l’intelligenza collettiva, offrendo sostegno e scambiandosi consigli e suggerimenti.

La comunicazione online deve essere un processo dinamico che si sviluppa continuamente. Questo è possibile affrontando prontamente i problemi. Una valutazione regolare della collaborazione online può contribuire a ottimizzare i processi e a comunicare così in modo sempre più efficiente. Una simile valutazione non deve essere formale ma può essere affrontata anche durante una pausa caffè.