Categorie e serie di dati

Il significato dei valori numerici di una tabella non è sempre riconoscibile da un primo sguardo. Per dare un valore ai numeri puoi creare grafico. In questo modo vengono messe a confronto categorie che possono contenere uno o più valori, cioè serie di dati (Datenreihen vertikale Achse = serie di dati su asse verticale / Rubriken orizontale Achse = rubriche su asse orizzontale / Datenpunkte = punti dati).

Nel grafico a colonne rappresentato sopra, le categorie (qui: i gradi scolastici) sono rappresentate sull’asse orizzontale, le serie di dati (qui: il numero di insegnanti) sull’asse verticale.

Grafici facili da comprendere

I seguenti punti contribuiscono a rendere un grafico facilmente comprensibile:

• tipologia di grafico adatta (vedi competenza successiva 4.2)
• titolo del grafico
• titolo dell’asse per le serie di dati (e per le categorie, nel caso non fosse intuitivo)
• linee della griglia (per poter leggere bene i valori)
• legenda (nel caso in cui il grafico contenga più di una serie di dati)

Realizzare un grafico

Ecco come realizzare un grafico partendo dai valori numerici di una tabella:

1. Scegli almeno una cella della tabella.
2. Passa al menu Inserisci e clicca su Grafici consigliati.
3. Seleziona uno dei grafici consigliati (o scegline un altro passando a Tutti i grafici).
4. Clicca su OK.
5. Regola il grafico delle dimensioni che preferisci e posizionalo dove vuoi nel foglio di lavoro.

Le tre tipologie più importanti di grafici sono a torta, a colonne e a linee. Quale sia il grafico più adatto dipende dalla tipologia di valori e dalle conclusioni che nei trarre.

Grafico a torta

Un valore come parte del tutto

Il grafico a torta permette di confrontare quanto grande sia la percentuale di un valore in rapporto all’intero. Il cerchio totale (360°) rappresenta la somma di tutti i valori di una serie di dati. Il cerchio (la torta) è suddivisa in modo che ogni valore rappresenti un settore (una fetta della torta). Le dimensioni del settore corrispondono alla grandezza del valore corrispondente. Dato che i settori singoli costituiscono l’intero, vengono spesso corredati anche del valore percentuale.

Grafico a colonne

Un valore a confronto con altri

Un grafico a colonne (anche detto grafico a barre) mostra quanto sia grande un singolo valore in rapporto ad altri valori. I valori di una serie di dati sono rappresentati come colonne di differenti lunghezze. La lunghezza di una colonna corrisponde alla dimensione del valore corrispondente.

Grafico a linnee

Lo sviluppo di un valore

Un grafico a linee (anche chiamato grafico a curve) mostra lo sviluppo di una serie di valori. Una linea rappresenta come i valori di una serie di dati possono cambiare. Ogni valore viene rappresentato tramite un punto in un sistema di coordinate con asse x (orizzontale) e asse y (verticale). La posizione di ogni punto nel sistema di coordinate corrisponde alla dimensione del relativo valore. La linea collega tutti i punti della stessa serie di dati.

Un diagramma serve a illustrare i valori numerici. Per evidenziare il messaggio di un grafico spesso è necessario modificarlo. Tuttavia, gli strumenti di progettazione utilizzati possono comportare anche una distorsione dei dati e chi osserva il grafico ne ottiene una visione falsata, così come mostra il seguente esempio.

La base per un grafico a linee sono i seguenti fatturati:

Veri ma non rappresentativi

I valori corrispondenti al fatturato per mese sono rappresentati in una tabella. Anche se tutti i valori nella tabella rimangono tra 100 e 105, la scala nell’asse y inizia comunque dallo zero. In questo modo, le piccole variazioni di valore non sono facilmente visualizzabili con questa scala.

Concentrati sull’essenziale

La parte della scala da 0 a 99 è stata rimossa dato che non è significativa per la rappresentazione. Questo porta lo sguardo a concentrarsi sull’andamento della curva del fatturato: è quindi più facile riconoscere che nel complesso il fatturato durante l’anno è leggermente aumentato.

Tanto rumore per nulla

Per apportare più movimento all’andamento della curva, il grafico qui è stato allungato in verticale. Così, si innesca l’impressione che il fatturato sia cresciuto notevolmente. Ma solo guardando ai valori numerici nell’asse y si può notare che le variazioni sono ridotte. Se la didascalia dell’asse y venisse omessa, il grafico sarebbe fuorviante.

Per inserire il contenuto del titolo di un grafico ci sono due possibilità:

1. Variante 1: digitarlo a mano.
2. Variante 2: collegarlo con una cella. Il contenuto di questa cella apparirà come titolo del grafico.

Ecco come inserire un titolo del grafico e formattarlo:

1. Variante 1: clicca nel segnaposto del titolo e inserisci il testo.
2. Variante 2: cancella il segnaposto.
3. Clicca sul simbolo del più vicino al grafico e seleziona titolo del grafico.
4. Inserisci il simbolo = nella barra della formula.
5. Clicca nella cella che vuoi collegare al titolo del grafico.
6. Clicca Invio sulla tastiera.
7. Modifica il titolo del grafico con gli strumenti nel menu Home (tipo, dimensione, colore del carattere ecc.).

I valori numerici di una serie di dati sono di regola mostrati nel grafico, è infatti possibile leggerli sull’asse verticale. Se aggiungi un’etichetta dati al grafico, i valori numerici vengono nascosti.

Ecco come inserire un’etichette dati:

1. Clicca sul riquadro esterno del grafico.
2. Clicca sul simbolo del più vicino al grafico e selezione Etichette dati.
3. Scegli l’etichetta per ogni categoria e modificala con gli strumenti nel menu Home (tipo, dimensione, colore del carattere ecc.).

Un grafico inserito si basa su uno schema di colori che può essere modificato, così come lo sfondo e i bordi del grafico.

Ecco come impostare uno schema di colori e modificare lo sfondo e la struttura del grafico:

1. Clicca sul riquadro esterno del grafico.
2. Clicca su simbolo del pennello vicino al grafico.
3. Clicca su Colore e seleziona una palette.
4. Clicca due volte sul riquadro esterno del grafico per aprire l’area del formato.
5. In Riempimento seleziona l’opzione Tinta unita.
6. Seleziona un colore per lo sfondo del grafico su Colore.
7. Seleziona l’opzione Linea continua sotto Bordo.
8. Seleziona un colore per il bordo del grafico sotto Colore.
9. Seleziona lo spessore della linea del bordo sotto Larghezza.

Lo schema dei colori del grafico imposta i colori per la serie di dati, ma puoi comunque definire per ogni serie di dati un colore a sé. A seconda del tipo di grafico, può essere modificato il colore delle colonne, i segmenti del cerchio o delle linee.

Ecco come modificare il colore delle serie di dati di un grafico a colonne:

1. Clicca con il tasto destro sulla colonna.
2. Controlla nel menu contestuale che sia selezionata la serie corretta.
3. Seleziona nel menu contestuale un nuovo colore sotto Riempimento.
4. Ripeti i passaggi da 1 a 3 per le serie di dati rimanenti.

Nel seguente modo puoi visualizzare la legenda e modificarla:

1. Clicca sul riquadro del grafico esterno.
2. Clicca sul simbolo del più vicino al grafico e seleziona Legenda.
3. Clicca su > vicino Legenda e scegli la posizione (destra, in alto, sinistra, in basso).
4. Clicca su Altre opzioni… per aprire il riquadro del formato.
5. Clicca sul barattolo di vernice per il riempimento e la linea.
6. Seleziona l’opzione A tinta unita per il riempimento.
7. Modifica il tipo, la dimensione e il colore con gli strumenti del menu Home.

Il grafico nel nostro esempio (numero di docenti della scuola dell’obbligo a seconda del grado di occupazione) ha due assi:

• sull’asse orizzontale sono riportate le categorie (gradi scolastici),
• sull’asse verticale i valori numerici (scala da 0 a 25 000).

In genere, gli assi sono intuitivi, tuttavia, può essere assegnato un titolo agli assi.

Ecco come dare un titolo agli assi e modificarlo:

1. Clicca sul bordo esterno del grafico.
2. Clicca sul simbolo del più vicino al grafico e seleziona Titoli degli assi.
3. Clicca sul segnaposto del testo del titolo dell’asse orizzontale e inserisci un’etichetta.
4. Modifica il titolo con gli strumenti del menu Home.
5. Ripeti i passaggi 3 e 4 per il titolo dell’asse verticale.

Se l’asse orizzontale è determinata dalle categorie, l’asse verticale (con valori numerici) può essere modificata, sulla base del nostro esempio, circa

• i limiti: minimo (0) e massimo (25 000),
• le unità: principali a 5000, secondarie a 1000 (non visibili in quanto nascoste).

Attenzione, la rappresentazione del grafico può cambiare notevolmente modificando la scala (vedi 6.2 Excursus: grafici fuorvianti).

Ecco come modificare l’asse con valori numerici (minimo, massimo, unità):

1. Clicca nell’asse verticale e clicca due volte sul suo bordo per aprire l’area del formato.
2. Apri Opzioni assi nell’area del formato.
3. Inserisci nei Limiti nuovi valori massimi e minimi.
4. Inserisci nuovi valori sotto le Unità principali e secondarie.
5. Clicca evtl. su Ripristina per tornare ai valori standard.
6. Apri Segni di graduazione nell’area del formato.
7. Seleziona la visualizzazione dei segni di gradazione di tipo principale e di tipo secondario (interno, esterno, intersecante).

È possibile copiare grafici su Excel e poi inserirli in un documento Word o PowerPoint. Incollando il grafico, Word e PowerPoint offrono le seguenti opzioni:

La differenza tra le prime due opzioni è difficilmente distinguibile. È importante che il diagramma inserito, sia su Word, sia su PowerPoint, rimanga editabile, per mostrare e nascondere, ad esempio, gli elementi del diagramma o formattare con nuovi colori le serie di dati.

Se il diagramma viene aggiunto come grafico, non sarà più possibile modificarlo. Viene convertito in immagine, la quale dimensione e posizione è modificabile, ma il contenuto no. Spesso però questa opzione di inserimento è la più pratica, in quanto il grafico è già modificato su Excel ed è quindi già stato formattato.

Ecco come inserire un grafico da Excel in un documento Word o PowerPoint:

1. Seleziona il grafico da Excel e copialo.
2. Passa a Word e seleziona il comando Incolla dalla barra multifunzione Home.
3. Seleziona l’opzione incolla Usa tema destinazione e incorpora cartella di lavoro.
4. Modifica evtl. gli elementi del grafico come sei solita/o fare su Excel.
5. Passa a PowerPoint e seleziona il comando Incolla dalla barra multifunzione Home.
6. Seleziona l’opzione Immagine.
7. Adatta evtl. la dimensione e la posizione dell’immagine sul foglio.

È anche possibile aggiungere un diagramma che rimanga collegato ai dati di un grafico in un file Excel. Se i dati su Excel vengono modificati, anche il grafico su Word o PowerPoint si modifica. Questo funziona solo se il nome e i percorsi dei file non vengono modificati. Dato che queste varianti superano le competenze di base, non verranno qui affrontate nel dettaglio.