Collaborando con tool online, fasi sincrone, asincrone, in tempo reale o in differita spesso si intrecciano. Caricando un file nel cloud, tutte e tutti i partecipanti possono collaborare indipendentemente da dove si trovino e da che ora sia. Nel seguente esempio verrà illustrata proprio la combinazione di questi aspetti.

Nello sviluppo di un concetto, ad esempio, il gruppo può incontrarsi per impostare una struttura di base e discutere del successivo procedimento. Infine, i membri del gruppo lavoreranno in differita al contenuto, ma l’attuale stato del lavoro sarà comunque visibile per tutte e tutti i partecipanti e le modifiche potranno essere apportate direttamente al documento.

Durante la consultazione, al team può essere data la possibilità di contribuire con domande e osservazioni grazie alla funzione di commento. I commenti aprono così un livello meta nel quale si discute del contenuto senza però modificarlo. Questo permette uno svolgimento notevolmente più efficiente di un futuro confronto, in quanto tutti gli aspetti controversi sono già sul tavolo e in parte sono già stati affrontati. Infine, il progetto può essere redatto nella sua forma definitiva, sulla base dei punti discussi.

A seconda della tipologia dell’esercizio, conviene ponderare i vantaggi digitali e le fasi di lavoro analogiche per prendere la decisione corretta. Per processi di lavoro più lunghi e individuali, il digitale si presta bene, dato che permette di salvare, modificare e rendere accessibili ad altre persone i risultati. Per i processi creativi sono utili a volte modalità analogiche, ad esempio lavorare con lavagne, post-it o una whiteboard.

Ci sono numerosi tool e piattaforme che possono essere usate per la collaborazione a distanza. È importante quindi scegliere lo strumento adatto che soddisfi i requisiti dell’attività che devi svolgere. Nel caso di progetti grandi è utile lavorare con Microsoft Teams dato che si potrebbe avere bisogno di condividere testi e archiviare file. In molti casi è sufficiente condividere un documento Word o utilizzare uno strumento di scrittura collaborativa come Etherpad.

Inoltre, occorre concordare come apportare le modifiche ai documenti. Devono essere fatte proposte di modifiche o feedback? È meglio utilizzare la funzione di commento oppure scrivere nel testo con un altro colore?

Nel caso di una fase di lavoro asincrona, sono necessari accordi che definiscano il modo di lavorare. Qui alcuni esempi:

• Scambio regolare: in un team di successo, i membri comunicano regolarmente tra di loro. Come questa comunicazione avvenga non è importante: messaggi, meeting virtuali o online. L’importante è che i membri del gruppo dialoghino attivamente.
• Regole di comunicazione: definite in team di quanto debbano essere lunghi i tempi di risposta ai messaggi, su quali canali si debba comunicare e come presentare i propri feedback.
• Gestione del tempo: dato che tutti i membri del team lavorano da luoghi diversi, è importante chiarire quanto tempo a disposizione si abbia per svolgere l’attività. Può aiutare pianificare deadline e appuntamenti regolari.
• Documentazione: annotare gli accordi presi può far risparmiare tempo.
• Disponibilità: per evitare incomprensioni e ritardi, è consigliabile discutere insieme chi sia disponibile quando.