Quando siamo online riceviamo molte notifiche da canali diversi. Questo comporta un grande potenziale di distrazione. Eppure, non posso semplicemente ignorare le notifiche in arrivo, dopo tutto non voglio perdere informazioni importanti. Prima di arrivare ai suggerimenti e ai consigli su questo tema, ci sono alcune domande che dovresti porti:
Per riflettere
- Come fai a gestire senza stress l’enorme flusso di informazioni a cui sei soggetta/o?
- Come mantieni una visione d’insieme di tutti i canali?
- Come ti assicuri di non tralasciare nessuna informazione importante?
In quanto destinataria/o, non perdersi nella confusione di dati e tenere d’occhio le informazioni per te più rilevanti, è una sfida. Accanto a un supporto di tipo tecnico, ci sono anche modi di comportarsi e pratiche adeguate che vale la pena analizzare in modo critico.
Ridurre il potenziale di distrazione
Ecco alcuni consigli per una comunicazione senza stress:
Risparmiare tempo prefissandosi intervalli
Al posto di leggere ogni messaggio subito dopo averlo ricevuto e di rispondere, puoi decidere di dedicare a questa attività solo determinati momenti durante la tua giornata. Questi slot di tempo possono anche essere utilizzati per dare un’occhiata ai tuoi canali di informazione (intranet, blog, ecc.). Spesso aiuta silenziare le notifiche e chiudere il programma di posta elettronica al di fuori di questi intervalli di tempo.
Ridurre il potenziale di distrazione con le impostazioni per le notifiche
Le notifiche possono essere utili per rimanere sempre aggiornati sugli ultimi sviluppi, ma spesso distraggono. Almeno nelle fasi nelle quali devi lavorare concentrata/o, conviene disattivare le notifiche e chiudere le attività che lavorano continuamente in background.
Spesso è consigliabile rimuovere dalla schermata Home le app che possono maggiormente distrarre. Alcune persone cercano inoltre di limitare lo screen time per certe app.
Guide:
Avere tutto sotto controllo
L’ABC per una comunicazione efficace è separare cosa è importante dagli aspetti secondari. Per questo, in tutti i tool di comunicazione ci sono diverse funzioni utili:
Microsoft Teams: impostare le notifiche
Per non perdersi alcuna informazione importante puoi abbonarti a diverse piattaforme che ti manderanno delle notifiche per ogni nuova attività.
Guida scritta per Teams: gestire notifiche su Teams
Microsoft Teams: regolare la visibilità dei canali
Affinché i canali utilizzati più spesso rimangano nel proprio campo visivo possono essere fissati. I canali poco utilizzati possono essere nascosti o spostati più in basso nella sequenza dei canali. Sulle altre piattaforme ci sono possibilità analoghe per gestire la visibilità.
Guida scritta per Teams: Mostrare, nascondere o aggiungere un team o un canale in Microsoft Teams
Video: Microsoft Teams: Chats und Kanäle löschen und ausblenden
E-Mail: impostare regole
Anche in un programma di posta elettronica si genera velocemente confusione se ricevi tante e-mail o se utilizzi più account. Nella maggior parte dei programmi è possibile impostare delle regole automatiche o che possono essere applicate in caso di necessità. Ad esempio, è possibile richiedere che le e-mail con una determinata parola nell’oggetto (p.es. sospetto spam) vadano direttamente nel cestino o che le e-mail di una persona specifica vengono contrassegnate e spostate in una cartella «Importante!».
Guida per Outlook: Configurare le regole
Guida per Apple Mail: Utilizzare le regole per gestire le email che ricevi in Mail sul Mac