Siamo sempre esposti a un enorme numero di informazioni. In questo capitolo scoprirai a quali aspetti prestare attenzione quando invii o ricevi informazioni, per permettere una comunicazione ottimale tra tutte e tutti i partecipanti. Il video introduttivo Gestire il flusso di informazioni mostra tre situazioni tipiche (il video nella finestra sottostante è in tedesco con testo sottotitolato in italiano ).
Trascrizione del video
Scena 1
Carla sta chattando su Teams con il suo gruppo di studio. Per lo più parlano di temi privati, ma ora Carla ha davvero bisogno di ricevere una risposta alla sua domanda. Ma purtroppo solo Khaled risponde dicendo che non sa rispondere e il gruppo continua a conversare del più e del meno. La domanda di Carla sparisce velocemente dal campo visivo e viene quindi dimenticata. Ma dopo un quarto d’ora senza ricevere risposta, si innervosisce e ripete la domanda menzionando il nome del gruppo. Finalmente le rispondono.
Scena 2
Carla vorrebbe terminare la sua tesina. Ma sistematicamente viene interrotta da ogni notifica che le arriva. In realtà potrebbe silenziare il cellulare ma sta ancora aspettando la risposta di Jessica. Il suo telefono continua quindi a suonare allegramente. Ora arriva anche un’e-mail indirizzata a tutto il gruppo del corso: Lea sta cercando materiali sull’uso della virgola. Subito dopo arriva una risposta, di nuovo indirizzata a tutti. La stessa cosa si ripete nel giro di un minuto. Ogni volta Carla dando una sguardo alla sua posta in arrivo, si distrae dal suo lavoro e si innervosisce.
Scena 3
Per la sua tesina Carla cerca disperata una fonte che era stata menzionata di recente dalle sue compagne e dai suoi compagni di corso. Ma dove e quando? Era su Teams? E se sì, in quale canale? Forse nel gruppo Whatsapp della PH. O forse per e-mail? No, deve essere in ILIAS, il Lern Management System della PH. Ma non la trova neanche lì. Carla si sente persa.
Come mostrano le tre situazioni, nel flusso di comunicazione attuale si perde velocemente la visione d’insieme di tutti i canali e delle conversazioni in corso. Con le costanti notifiche siamo sempre disturbati mentre lavoriamo e nel tempo libero. Conviene sempre porsi domande sul proprio modo di comunicare e di configurare i tool utilizzati in modo ottimale, così come valutare l’idea di disattivarli almeno temporaneamente. Altrettanto essenziale è accordarsi con tutte e tutti i partecipanti sul modo di collaborare.
Per riflettere
- Come gestisci la distrazione causata dai diversi canali di comunicazione?
- Come ti assicuri che le informazioni importanti non vadano perse e che tu possa ritrovarle anche in un secondo momento?
Nelle seguenti attività affronterai le condizioni che permettono una buona cultura della comunicazione e rifletterai sull’invio e sulla ricezione di informazioni.